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So funktioniert modernes Travelmanagement

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Geschäftsreisen sind aus dem Alltag von mittelständischen und großen Unternehmen nicht wegzudenken – und kosten Betriebe viel Zeit und Geld. Eine kürzlich veröffentliche VDR-Studie ergab, dass Unternehmen im Durchschnitt etwa 1,5 Stunden pro Reise für die Verwaltung aufwenden. Mit einer All-in-One-Lösung fürs Travelmanagement, die alle Bereiche der Geschäftsreise auf einem Portal vereint, können Unternehmen nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern auch Kosten sparen. Unternehmen wie edding, Deutsche Handelsbank oder notebooksbilliger.de haben damit bereits sehr gute Erfahrungen gemacht.

Travelmanagement: neue Anforderungen – neue Chancen

Die Reisebranche hat sich durch die Digitalisierung stark gewandelt. Heutzutage lassen sich Angebote online viel einfacher vergleichen als noch vor einem Jahrzehnt. Trotzdem setzen viele Business-Travel-Lösungen nach wie vor auf Single-Source von einem einzigen Reservierungssystem. Die Zukunft liegt jedoch in Portalen, die durchgehende digitale Prozesse ermöglichen – von der ersten Buchungsanfrage bis hin zur Abrechnung. Dieses Vorgehen wird "End-to-End" genannt und umfasst sowohl Buchungen und Umbuchungen als auch die Abrechnung der Reisekosten, den Datentransfer in nachgelagerte Buchhaltungssysteme, Reportings sowie die Einbindung von Reiserichtlinien.

All-in-One-Lösungen sind die Zukunft

Moderne Travel-Management-Lösungen, wie Lanes & Planes, decken alle Bereiche der Geschäftsreise digital ab und lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmensprozesse integrieren. Dabei beschränkt sich die Plattform nicht nur auf Flug, Mietwagen und Hotel, sondern deckt ebenso Bahn, Fernbus, Taxi und Nahverkehr ab. Während des gesamten Prozesses der Reiseplanung, -buchung, -durchführung und -abrechnung muss die Plattform nie gewechselt werden. So ist beispielsweise bei Lanes & Planes nicht nur die Suche und Buchung, sondern auch die Stornierung, Reisekostenabrechnung und das Belegmanagement integriert.

Darüber hinaus werden Geschäftsreisende auch in der App begleitet und haben alle Tickets, Boarding-Pässe, Hotel- oder Mietwagenvoucher stets parat. Der große Vorteil für Unternehmen: Die Zahlung und Fakturierung erfolgt nur noch von einem Lieferanten. Außerdem können Mitarbeiterprofile angelegt und Bahn-, Bonus- sowie Vielfliegerkarten integriert werden. Auch Reiseanträge können bequem über die Plattform gestellt werden. TIPP: auf den Mehrwertsteuer-Ausweis achten.
So wird das Reisemanagement effizienter

Direkte und indirekte Kosten sparen

Lanes & Planes verfügt mit über einer Million Hotels über das größte Inventar der B2B-Reiseindustrie, inklusive Direktschnittstellen zu Lufthansa, Low-Cost-Carriern, DB und FlixBus. Auf der Plattform werden über 70 Hotelportale, wie Booking.com, Expedia, HRS, etc., durchsucht und eine geschlossene Reise-Kette ermöglicht, was signifikante Kosteneinsparungen zur Folge hat. Diese ergeben sich direkt durch exklusiv verhandelte Großkundentarife. Daneben gibt es eine indirekte Kosteneinsparung durch den geringeren Verwaltungsaufwand. Denn alle Buchungen, Rechnungen bzw. Kostenstellen lassen sich zentral verwalten. Außerdem können verhandelte Hotel- oder Flugraten ganz einfach hinterlegt werden. Damit sind bereits heute bei vielen mittelständischen Unternehmen bis zu 30 Prozent der Reise- und Prozesskosten einzusparen.