Sicherer Datentransfer in der digitalen Kommunikationswelt

Eine Reihe von Entwicklern versucht, den Schwachstellen des derzeitigen Datentransfers mit passenden Lösungen zu begegnen. Dabei handelt es sich nicht immer um praxisnahe Modelle, sondern zumeist um Insellösungen, die nur von bestimmten Berufsgruppen genutzt werden können. Die Ferrari electronic AG aus Teltow ist einen anderen Weg gegangen und hat mit Next Generation Document Exchange, kurz NGDX, ein Übertragungsverfahren entwickelt, mit dem es rechtssicher möglich ist, branchenübergreifend den Datentransfer zu realisieren. NGDX wurde aus der Faxtechnologie heraus entwickelt. Entstanden ist eine innovative Lösung, die sich als neuer Standard der modernen Kommunikationswelt etablieren soll.

Ein sicherer Datentransfer wird durch NGDX dank eines mehrstufigen Prozesses ermöglicht. Im ersten Schritt ermöglicht der Standard eine einfache Übertragung innerhalb der IP-Umgebung. Das erfolgt schnell und zugleich rechtssicher, wobei die aktuellen Anforderungen der gesetzlichen Regelungen Beachtung finden. Das gesamte Potenzial des Dokumentenaustauschverfahrens zeigt sich im nächsten Schritt. Dann erfolgen die automatisierte Verarbeitung hin zur Maschinenlesbarkeit und eine Tiefenintegration in die unternehmerischen Prozesse. Das erlaubt es dem Unternehmen, die Daten beispielsweise für den Rechnungsversand zu nutzen.

Dank des Standards sind die Dokumente von Mensch und Maschine zugleich lesbar. Die schnelle und verlustfreie Übermittlung der Daten sowie die Sicherstellung der Rechtssicherheit stehen im Vordergrund. Damit hat es das Unternehmen geschafft, das klassische Fax so weiterzuentwickeln, dass die bekannten Schwächen ausgeräumt wurden. Dazu zählten beispielsweise die mangelnde Auflösung sowie der langsame Übertragungsweg. Sogar umfangreiche Dokumente in Farbe oder Dateien in Formaten wie PDF/A oder ZUGFeRD 2.0 lassen sich so in einer maximalen Geschwindigkeit von 200 Seiten je Minute übertragen.

Neben der Geschwindigkeit ist die Sicherheit der Daten ein weiterer wichtiger Faktor. Unternehmenskritische Informationen gilt es zu schützen und bei sensiblen Daten müssen die strengen gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Eine Verschlüsselung des Dokuments verhindert Manipulationen und die Möglichkeit, die Daten auf dem Übertragungsweg zu verändern. NGDX setzt hier auf ein hybrides Verschlüsselungsverfahren. Durch den Einsatz von vertrauenswürdigen Zertifikaten lässt sich neben der Verschlüsselung auch eine Trust-Chain abbilden. Bei all der Sicherheit soll der Komfort für die Anwender nicht vernachlässigt werden und deshalb übernimmt die Software der Ferrari electronic AG das komplette Handling der Zertifikate und Verschlüsselungen.

Trotz eines hohen Automatisierungsgrades müssen in Unternehmen viele Dokumente manuell bearbeitet werden. Ohne Prozessunterstützung müssten sie per E-Mail oder gar in Papierform von einer Abteilung zur anderen wandern. Diesem begegnet die Technologie, indem die Dokumente in Business-Process-Management-Systeme eingespeist werden können, wo sie dann digital weiterverarbeitet werden. Das erleichtert die Freigabe-Workflows, erspart Zeit und schafft Transparenz. Mitarbeiter können die Daten direkt am Monitor abrufen und prüfen beziehungsweise bearbeiten. Damit bleiben keine Dokumente außen vor.

Digitale Manipulationen lassen sich im Zuge des Datentransfers nicht immer aufdecken und sind nur schwer nachzuweisen. Eine dauerhafte Überprüfung der digitalen Inhalte lässt sich bei NGDX deshalb in Verbindung mit einer Digital Trust Engine auf Basis der Blockchain-Technologie durchführen. Das schafft zusätzliches Vertrauen.