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Social-Intranet-Lösungen für KMU – die SharePoint-Alternative

SharePoint Alternative

Ursprünglich als Programm zur Dokumentenverwaltung gedacht, wird SharePoint heute von einigen Unternehmen auch als Intranet genutzt. Dabei gehört SharePoint längst nicht zu den führenden (Intranet-)Systemen, wenn es um Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Funktionsumfang geht. In vielen Fällen stellen Social Intranets deshalb eine geeignetere Alternative zu SharePoint dar.

Warum SharePoint vielerorts eingesetzt wird

Häufig waren es strategische Gründe, aus denen sich Unternehmen vor einigen Jahren noch bevorzugt für SharePoint als Intranet entschieden haben. Teilweise lag es schlicht an der bestehenden Erfahrung mit SharePoint als Dokumentenmanagementsystem. Ebenso war für einige Unternehmen ausschlaggebend, dass Microsoft als etablierter Anbieter vermutlich noch einige Jahre am Markt existieren wird. In größeren Unternehmen existieren strategische Partnerschaften zu Microsoft, die vorgeben, nur Microsoft-Produkte einzusetzen. Grund dafür sind die vereinfachte Lizenzverwaltung und Administration der Microsoft-Applikationen.

Ein weiteres Argument ist, dass SharePoint oftmals in den Lizenzen von Microsoft 365 enthalten ist und keine weiteren Lizenzkosten anfallen. Jedoch wird vielen Unternehmen zunehmend klar, dass SharePoint zwar vielseitig einsetzbar und erweiterbar ist, es allerdings im Standard kein vollwertiges Intranet darstellt.

So fehlen grundlegende Intranet-Funktionen, wie beispielsweise die Mehrsprachigkeit oder akzeptable Suchfilter. Besonders eingeschränkt ist der Funktionsumfang der mobilen App, obwohl der Zugriff von unterwegs immer wichtiger wird.

Hinzu kommt, dass die gesamte Nutzung von SharePoint für viele Mitarbeiter und Redakteure noch immer als komplex und umständlich wahrgenommen wird. Insbesondere von Personen, die Inhalte anlegen, kommt oft die Rückmeldung, dass die Erstellung von Wikis, News und Seiten zu kompliziert sei. Das hat negative Auswirkungen auf die Nutzerakzeptanz, wodurch der Bedarf an regelmäßigen Schulungen steigt.

Folglich zweifeln immer mehr Entscheidungsträger daran, dass SharePoint im Standard die geeignete Lösung für ihr firmeneigenes Intranet darstellt. Eine Rolle spielt auch, dass SharePoint weitaus weniger kompatibel mit anderen Microsoft-Applikationen ist, als es viele Unternehmen erwarten. So ist beispielsweise der Chat aus Microsoft Teams nicht in SharePoint integriert. Auch die Aufgaben aus ToDo werden nicht mit SharePoint synchronisiert. Somit ergeben die einzelnen Komponenten kein stimmiges Gesamtbild, was wiederum für Verwirrung auf Seiten der Nutzer sorgt.

Social-Intranet-Lösungen als geeignete SharePoint-Alternative

Verglichen damit sind moderne Social-Intranet-Lösungen wie Viadesk,
MangoApps oder Coyo deutlich benutzerfreundlicher, mobil besser nutzbar und bieten im Standard einen höheren Funktionsumfang.

Dadurch werden auch weniger Integrationen von Drittanbieter-Apps notwendig, weil Chats, Wikis, Aufgabenlisten und Gruppenräume bereits zum standardmäßigen Funktionsumfang zählen. Dennoch lassen sich in der Regel der Kalender aus Outlook oder Dokumente aus SharePoint ohne großen Aufwand mit dem Intranet verbinden.

Daher sind die meisten deutschen KMU mit einer spezialisierten Intranet-Lösung deutlich besser bedient als mit SharePoint im Standard. Das liegt neben der höheren Nutzerakzeptanz an den günstigeren Folgekosten.

Kronsteg – Full-Service-Agentur für den Digital Workplace

Unterm Strich lohnt sich bei der Auswahl eines neuen Intranets der Blick auf die Alternativen zu SharePoint. Wer bei der Auswahl des richtigen Intranets auf Nummer sicher gehen möchte, kann sich an die herstellerunabhängige Agentur Kronsteg wenden. Für ein erfolgreiches Projekt unterstützt Kronsteg ganzheitlich bei der technischen Einrichtung, Konfiguration und Etablierung neuer Arbeitsweisen.