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© Servicetrace GmbH
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Erfolgreiches RPA-Management: Wie lässt sich Robotic Process Automation im Unternehmen voranbringen?

RPA Management

Laut der Unternehmensberatung Deloitte lässt sich mit RPA die Produktivität um bis zu 86 Prozent steigern. Und doch erreichen viele Unternehmen mit RPA nicht die gesteckten Ziele. Das Problem: Immer mehr Bots und automatisierte Prozesse führen nicht unweigerlich zu einem höheren Return on Investment. Häufig fehlt es an einer unternehmensweiten Transparenz und zentralen Steuerung der RPA-Initiativen - einem effektiven RPA-Management.

RPA-Management: Alle User, Bots und Projekte managen und steuern

Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, eine Vielzahl von Abläufen im Büroalltag zu automatisieren. Software-Roboter können repetitive Aufgaben übernehmen und diese automatisch rund um die Uhr ausführen. Das steigert die Effizienz und Produktivität und reduziert gleichzeitig die Fehlerquote, insbesondere für monotone Tätigkeiten. Hinzu kommt der Aspekt der Business Continuity, der gerade seit Covid-19 auf der Unternehmensagenda nach oben gerutscht ist: Automatisierung steigert die Stabilität und Verlässlichkeit der Prozessdurchführung.

Auch führende Marktanalysten weisen darauf hin, die Komplexität von RPA nicht zu unterschätzen. Denn wenn unternehmensweit mehrere Hundert Personen eine noch größere Anzahl von Bots nutzen, entsteht schnell ungesteuerter Wildwuchs. Effekte verpuffen. Eine strategische Steuerung der Automatisierung, die Steigerung des Automatisierungsgrads, all dies wird ohne ein RPA-Management fast unmöglich.

Automatisierung unternehmensweit denken und strategisch aufsetzen

Gemäß einer Studie von RPA-Analyst Horses for Sources (HfS) setzen bisher lediglich zwölf Prozent der Unternehmen Robotic Process Automation gesamtheitlich ein und erzielen damit auch wirklich nachhaltige Ergebnisse. Nur 13 Prozent der Unternehmen, die RPA einsetzen, sind in der Lage zu skalieren.

RPA-Management und Governance bieten große Hebel

RPA-Management, auch RPA Governance genannt (Steuerung), ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor für RPA. Vereinzelt gibt es inzwischen schon weit entwickelte RPA-Lösungen, die umfassende Möglichkeiten für das RPA-Management und die Steuerung von RPA bieten - zum Beispiel die Plattform des deutschen RPA-Anbieters Servicetrace.

Servicetrace hat eine sehr umfassende, ganzheitliche RPA-Plattform, mit der Organisationen die Prozessautomatisierung End-to-End umsetzen können. Damit setzt die XceleratorOne-Plattform von Servicetrace schon vor der eigentlichen Prozessautomatisierung an, nämlich bei der Identifikation von Prozessen (Welche Prozesse eigenen sich für die Automatisierung?) und der Bewertung, welchen Mehrwert die Automatisierung bringt. Nach diesem ersten wichtigen Schritt der Analyse und Planung ermöglicht die Plattform die Modellierung und Dokumentation von Prozessen direkt auf der Plattform im BPMN 2.0-Format, dem gängigen Standard für die Modellierung von Geschäftsprozessen. In den folgenden Phasen wird der User Schritt für Schritt entlang des "RPA Lifecycles" durch die Automatisierung geführt. Das schafft auch für RPA-Neulinge eine Struktur und ermöglicht, einen unternehmensweiten RPA-Standard zu etablieren.

Gleichzeitig bietet die Plattform die so wichtige projektübergreifende Steuerung aller RPA-Initiativen im Unternehmen. Dies umfasst Fragen wie: Welchen Impact bringt die Prozessautomatisierung gesamthaft? Wo steht eine Organisation bezüglich der Automatisierung (Automatisierungsgrad, RPA Pipeline)? Welcher User hat wann wo Zugriff? Wie ausgelastet sind die RPA Bots? Unterstützt die Technologie die Beantwortung dieser Fragen - umso besser. Einige dieser sogenannten Governance-Fragen bzw. -Themen sollten Unternehmen aber schon vor Beginn der eigentlichen Automatisierung klären.

RPA Governance: Strategische Fragen und Prozesse

Strategie:
• Wie unterstützt RPA die Unternehmensstrategie?
• Wie sieht die RPA-Strategie aus?
• Welcher geschäftliche Mehrwert wird mit RPA erzielt?

Prozesse:
• Welche Prozesse werden für RPA benötigt?
• Wie werden RPA-Projekte umgesetzt?
• Wie erfolgt die Zusammenarbeit aller Beteiligten?
• Wie füllt sich die Projekt-Pipeline?

Zuständigkeiten:
• Welche Zuständigkeiten & Verantwortlichkeiten werden gebraucht?
• Wie sehen Freigabe- und Reporting-Prozesse aus?

Delivery-Standards:
• Welche RPA-Herangehensweisen und -Methoden gibt es?
• Welche Standards und Templates kann man entwickeln?
• Welche Erfolgskennzahlen sind sinnvoll?

Compliance:
• Welche RPA-Sicherheits- und Datenschutzstandards werden benötigt?
• Welche Compliance- oder Audit-Vorgaben müssen erfüllt werden?

RPA-Management: Analysen und Erfolgsberechnungen

Zum Thema RPA-Management gehören natürlich auch die Analyse und Erfolgsberechnungen. Es gibt bereits erste RPA-Anbieter, deren Lösungen umfangreiche Analytics-Funktionen bieten und auch die Berechnung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen ermöglichen wie den Break-Even-Point, also ab wann die automatisierte Prozessumsetzung günstiger ist als die manuelle.

Die größte Herausforderung für Anwender ist, das inzwischen breite Produktangebot zu sondieren und zu vergleichen. Hier hilft es, die eigenen Anforderungen schon genauer definiert zu haben. Zudem rät auch Marktanalyst Gartner, nicht einfach bei einem der drei größten US-Anbieter zu kaufen. Denn inzwischen gibt es auch kleinere RPA-Anbieter, die ausgezeichnete Lösungen entwickeln - wie der deutsche, mittelständische RPA-Anbieter Servicetrace. Servicetrace zählt gemäß Gartner und Forrester zu den weltweiten Top-Anbietern für RPA und bietet mit seiner innovativen Plattform eine hochwertige Alternative, die zudem eine hohe RPA Governance und Sicherheit ermöglicht.