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Übersichtliche Ressourcenplanung für die Agentur
Übersichtliche Ressourcenplanung für die Agentur

Ressourcenplanung in der Agentur - Kapazitäten im Blick behalten

Ressourcenplanung Agentur

Mehrere große Projekte auf einmal, näher rückende Abgabetermine, Änderungswünsche von Kunden - das sind die Herausforderungen des ganz normalen Agenturalltags. Um alle Projekte effizient abzuwickeln, ist nicht nur ein genauer Zeitplan notwendig. Wichtig ist auch die Überlegung: Welche Mitarbeiter können welche Projekte umsetzen? Eine professionelle Ressourcenplanung unterstützt die Agentur dabei, vorhandene Kapazitäten auf die unterschiedlichen Projekte aufzuteilen und eine optimale Auslastung sicherzustellen.

Projektmanagement aus einer Hand braucht eine Komplettlösung

Setzt man die Ressourcenplanung per Insellösung um, fehlen wichtige Informationen aus der Projektabwicklung und in Bezug auf Mitarbeiterressourcen. Moderne Agentursoftware integriert dagegen die Ressourcenplanung in einer Komplettlösung. Sie wird somit zum Bestandteil des Projektmanagements und
-controllings.

Eine effektive Planung zeigt, in welchem Status sich Projekte befinden, ob es Engpässe gibt und ob die Kapazitäten ausreichen. Eine ständige Kontrolle ist sinnvoll, um notwendige Korrekturen vornehmen zu können. Die Arbeitszeiterfassung macht Abweichungen zu geplanten Sollzeiten sichtbar. Zudem hilft die Auslastungsübersicht der Agentur bei der künftigen Personalplanung.

Als Basis werden für jeden Mitarbeiter die individuellen Arbeitszeiten in den Stammdaten hinterlegt. Außerdem muss die Ressourcenplanung in Agenturen über Urlaube, Krankheitstage und andere Abwesenheiten Bescheid wissen. Zusätzlich wird definiert, wie hoch der für Projekte planbare Arbeitsanteil ist. Eine "Grundauslastung" für andere Tätigkeiten wie Administration und Pufferzeiten wird abgezogen.

Ressourcenplanung für Agenturen und mehr mit easyJOB

In der Software easyJOB sind Ressourcenplanung und Projektabwicklung eng miteinander verzahnt. Über das sogenannte Jobblatt lässt sich das komplette Projekt steuern. Hierüber lassen sich Leistungen im Ein- und Verkauf kalkulieren, Lieferanten anfragen und Kostenvoranschläge erstellen.

Die Zeiteinschätzung der Mitarbeiter kann als Basis für die Kalkulationspositionen im Angebot und die Aufteilung in einzelne Aufgaben und Termine mit hinterlegten Sollstunden herangezogen werden. Für umfangreiche Timings lassen sich bereits bei der Neuanlage des Projekts automatisiert die Termine aus einem Musterjob oder einem Vorgängerprojekt hinterlegen. In dieser Phase findet eine Zuordnung zunächst nur zu einer Arbeitsgruppe beziehungsweise Unit statt. Erst später werden die einzelnen Mitarbeiter eingeteilt. In der Aufgaben-/Terminliste sind nun alle Tasks aus Projektsicht dargestellt. Eine Gantt-Darstellung visualisiert eventuelle Abhängigkeiten und die geplanten Sollzeiten.

Multiwindowing - effektives Arbeiten mit mehreren Fenstern

easyJOB unterstützt Multiwindowing: Parallel zur Aufgaben-/Terminliste lässt sich auch die Ressourcenübersicht öffnen. Diese Übersicht zeigt die Auslastung der Mitarbeiter beziehungsweise ganzer Teams für einen gewählten Zeitraum an. Alle noch nicht zugeteilten Aufgaben können einfach per Drag & Drop aus der Liste auf den ausgewählten Mitarbeiter in der Ressourcenübersicht geschoben werden. easyJOB zeigt sofort die Auslastung per farbiger Visualisierung an. Schnell und unkompliziert werden Aufgaben hinzugefügt, verschoben oder angepasst. Per Klick wechselt man in eine Wochen- oder Monatsanzeige, um längere Perioden zu überblicken.

Die geplanten To-dos sind sowohl im persönlichen Kalender als auch im Kanban-Board sichtbar. Hier kann das Team auf einen Blick nachvollziehen, welche Aufgaben von wem zu bearbeiten sind und welchen Status sie haben.