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Circula GmbH
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Reisekostenabrechnung digitalisieren: Eine intuitive Software unterstützt bei der Verwaltung von Mitarbeiterauslagen

Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist für Arbeitnehmer und Unternehmen mit einem großen zeitlichen und organisatorischen Aufwand verbunden. Durch Digitalisierung lässt sich dieser für alle beteiligten Personen verringern. Doch die digitale Reisekostenabrechnung rechtskonform abzubilden, stellt häufig ein Problem dar. Ein Softwareunternehmen aus Berlin hat daher eine GoBD-zertifizierte Anwendung zur vollständigen digitalen Abrechnung und revisionssicheren Archivierung von steuerrelevanten Mitarbeiterauslagen entwickelt, die den Verwaltungsprozess von Reisekostenabrechnungen vereinfacht und mit 70 Prozent Effizienzsteigerung optimiert.

Reisekostenabrechnung digital verwalten - rechtskonform und effizient

Intuitiv bedienbar, übersichtlich aufgebaut und rechtssicher unterstützt die All-in-one-App des Berliner Softwareanbieters Circula Unternehmen, Mitarbeiter und Buchhalter dabei, steuerlich relevante Belege für Reisekosten, Verpflegungsmehraufwände oder Spesen schnell und unkompliziert zu erfassen, abzurechnen und fristgerecht aufzubewahren.

Die auf Basis des deutschen Steuerrechts entwickelte und vom Institut Deutscher Wirtschaftsprüfer als rechtssicher zertifizierte App erfüllt alle in den GoBD zur ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation gesetzlich verankerten Kriterien und Richtlinien zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff für die steuerliche Erfassung und Betriebsprüfung. Alle Server von Circula sind in Deutschland gehostet und speichern Daten bis zu zehn Jahre revisionssicher.

Um eine effiziente Handhabe des Kostenmanagement-Tools sicherzustellen, hat Circula ein benutzerfreundliches Interface zu dessen effektiver Steuerung entwickelt, das, gemeinsam mit einem auf ein positives Erfahrungserlebnis auf User-Seite hin optimierten Design, komplexe Prozesse im Backend und im Frontend wesentlich vereinfacht.

Integratives Tool für das Reisekostenmanagement

Zeitsparend, papierlos und in ihren Funktionen nahezu selbsterklärend, entlastet die mobile All-in-ine-App Vorgesetzte, Buchhaltung und Mitarbeiter. Da sie nahtlos an eine Vielzahl von ERP-, HR- und Reisebuchungssystemen per Schnittstelle angebunden werden kann, wird der Datentransfer beschleunigt.
Anwender können Ausgaben bereits unterwegs, also während der Reise, erfassen und einreichen. Vorgesetzte und Buchhaltung haben so direkt Zugriff auf alle vorliegenden Auslagen und können Buchungssätze ohne Medienbruch vollständig digital bearbeiten. Der Status der eingereichten Ausgaben ist jederzeit einsehbar.

Die Funktionsweise des Tools von Circula, das innerhalb eines Tages in einem Unternehmen eingerichtet werden kann, ist einfach.

Sobald die Software implementiert ist, reichen Mitarbeiter ihre Quittungen, Rechnungen, Belege oder Kilometer-, Tages- und Übernachtungspauschalen am Smartphone oder Rechner über die Mobil- oder Web-App ein. Der integrierte Beleg-Scanner ermöglicht ein rasches, automatisches Auslesen per OCR-Technologie. Zur Aufbewahrung und Sortierung der Ausgaben hält das Tool ein Ordnersystem bereit, mit dem die Kostenbelege für jeden Anlass gesammelt eingereicht werden können.

Vorgesetzte können die erfassten Daten nun jederzeit einsehen, hinsichtlich der enthaltenen Kosten analysieren, freigeben und zur Überprüfung an die Buchhaltung weiterreichen, die bei Problemen mit dem betreffenden Mitarbeiter Rücksprache halten kann.

Den Buchhaltern stehen smarte Automatisierungen zur Verfügung, die den Controlling-Prozess vereinfachen, so etwa die automatische Berechnung von Pauschalen nach den vom Bundesministerium der Finanzen vorgegebenen Werten, eine konfigurierbare Kostenrechnung und die automatische Kontierung.

Die Übergabe von Buchungen und Belegen an das Hauptbuch erfolgt manuell oder ebenfalls automatisiert über Standard-Schnittstellen von Circula zu bestehenden Buchhaltungssystemen, Reisebuchhaltungsplattformen und HR-Systemen.

Mit Digitalisierungsstrategien zum papierlosen Büro

Mehr als 400 internationale Kunden aus allen Branchen schätzen das flexible, zeit-, aufwand- und fehlerreduzierende Tool zur Geschäfts- und Reisekostendigitalisierung von Circula, das einen erheblichen Mehrwert - besonders für die Mitarbeiterzufriedenheit - mit sich bringt.

Seinen kompletten Mitarbeiterauslagen-Workflow hat zum Beispiel das Berliner Unternehmen McMakler durch die Digitalisierung mit Circula optimiert. Für den Full-Service-Immobiliendienstleister gehört der bestmögliche persönliche Austausch mit Kunden und Partnern zu den wesentlichen Aspekten des Geschäfts. Eine Vielzahl der Angestellten ist daher regelmäßig beruflich unterwegs, weshalb McMakler das interne Reisekostenmanagment schneller, genauer und nachvollziehbarer gestalten wollte. Das Unternehmen entschied sich für die GoBD-konforme und benutzerfreundliche App von Circula, die alle für die Reisekostenverwaltung relevanten Funktionen vereint und hohe Transparenz im Genehmigungsprozess garantiert.

Eine Testsimulation verschiedener Use Cases bewies die einfache Bedienbarkeit des multifunktionalen Tools, mit dessen Hilfe der Prozess der Reisekostenabrechnung bei McMakler weitgehend digitalisiert wurde.