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Rechnungen scannen und die Daten umgehend weiterverarbeiten lassen

Rechnungen scannen

Eingehende Rechnungspost an ein Postfach weiterleiten und umgehend validierte Daten dem eigenen Workflow entsprechend erhalten - auch große und namhafte Unternehmen lassen Rechnungen scannen. Professionelle und erfahrene Dienstleister arbeiten auch hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit auf höchstem Niveau.

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Von schlanken Strukturen profitieren und flexibel agieren

Kaum ein Unternehmen kann es sich - unabhängig von Branche oder Größe - noch leisten, nicht alle Möglichkeiten zur Steigerung der Effektivität und Produktivität konsequent auszuschöpfen. Zwar sind die Methoden dazu wie Digitalisierung und Prozessoptimierung bekannt, nur deren Anwendung muss sehr individuell und differenziert auf den jeweiligen Betrieb und seine Geschäftsabläufe erfolgen. Die dazu erforderlichen Aufwände an Prozessumstellungen, sprich Kosten und Investitionen, sollten möglichst minimal gehalten werden. Zudem ist eine zukunftsfähige Entwicklung zu gewährleisten, um zum Beispiel für kommende Anforderungen im Wettbewerb oder bei gesetzlichen Vorgaben gerüstet zu sein. Die per Post eingehenden Rechnungen scannen zu lassen ist ein erstklassiges Anwendungsbeispiel für die kostengünstige und effiziente Auslagerung von Teilbereichen an Spezialisten.

Rechnungen scannen und einen validierten Datensatz in den eigenen Workflow einspeisen

Kommunikationswege verkürzen, Abläufe beschleunigen, den Ressourceneinsatz optimieren - eine mögliche Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hängt mehr denn je von der Gestaltung der internen Abläufe ab. Diese müssen effizient den jeweiligen Anforderungen entsprechen. Selbst große Unternehmen mit einem hohen Anforderungsniveau an Wirtschaftlichkeit lassen lieber vom externen Dienstleister ihre Eingangsrechnungen und Belege scannen. Denn was Know-how und Erfahrung sowie die Anschaffung und den Betrieb erforderlicher Hardware betrifft, ist es nicht wirklich rentabel, entsprechende eigene Kapazitäten aufzubauen, die dann zudem nicht ausreichend agil und flexibel steuerbar sind.

Ein Scan-Service wie die SAGA arbeitet mit modernster Technologie und qualifizierten Mitarbeitern, um die erforderliche Effizienz zu günstigen Konditionen zu gewährleisten. Als erfahrener Profi im Bereich der Digitalisierung ist der Dienstleister auch mit den aktuellen Standards hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit und deren nachweislicher Einhaltung vertraut. Der Auftraggeber muss lediglich seine eingehenden Rechnungen an ein Postfach umleiten, um kurz darauf jeweils ein PDF und einen Datensatz zu erhalten. Dieser Datensatz enthält individuell definierte und von kaufmännisch ausgebildeten Mitarbeitern validierte Daten, die u. a. auch auf ihre umsatzsteuerliche Richtigkeit geprüft oder mit vorhandenen Bestelldaten abgeglichen sein können. Nach der Einspeisung in den Workflow des Auftraggebers (spezielles Buchhaltungs- oder umfassendes ERP-System, Cloud- oder andere individuelle Prozesslösung) werden die gescannten Papierrechnungen einer revisionssicheren Archivierung oder der zertifizierten Vernichtung zugeführt.

Auch Eingangsspitzen können souverän abgefedert werden

Die Planung des Bedarfs an externen Kapazitäten, um Rechnungen scannen zu lassen, geht natürlich von gewissen Mittelwerten aus. Durch eigene Reserven und effektive Strukturen kann die SAGA als ein seit über 30 Jahren tätiger Scan-Service auch Auslastungsspitzen auffangen und trotzdem noch eine zügige Bereitstellung der Daten und Dokumente gewährleisten.