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Prozessoptimierung – Arbeitsabläufe im Unternehmen lösungsorientiert verbessern

prozessoptimierung

Unternehmen sollten nicht zuletzt angesichts des fortschreitenden digitalen Wandels ihre internen Arbeitsabläufe und Prozesse optimieren. Damit können sie für eine bessere Qualität der jeweiligen Dienstleistung oder des jeweiligen Produktes sorgen, die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Kosten reduzieren. Bei der Prozessoptimierung unterstützt eine Unternehmensberatung aus Hamburg.

Was versteht man unter Prozessoptimierung?

Die Aufgabe der Prozessoptimierung ist, Arbeitsabläufe zu analysieren, zu dokumentieren, Schwachstellen aufzudecken und für einen verbesserten Workflow zu sorgen. Ziele sind ein reibungsloser Ablauf, eine höhere Qualität und Kostenreduzierungen.

Dabei gibt es gerade angesichts der Digitalisierung eine Vielzahl typischer Probleme und "Stellschrauben", an denen kleine und mittelständische Unternehmen drehen können. Häufig verläuft die gesamte interne Kommunikation über E-Mail, obwohl alle Mitarbeiter über die Flut von
E-Mails klagen. Auch der Datenaustausch läuft unübersichtlich über E-Mail oder Serverlaufwerke mit veralteter Ordnerstruktur. Zudem kann häufig nur die IT neue Ordner anlegen und die Ordnerstruktur verwalten.

Mitarbeiter wünschen sich Systeme, die sie selbst verwalten können. Über die Jahre haben sich in vielen Firmen einzelne, kleinere Softwarelösungen für bestimmte Probleme angesammelt (zum Beispiel Excel-Makros). Die sogenannten "Insellösungen" können allerdings meist nur einzelne Symptome größerer Probleme der Daten- und Informationsinfrastruktur bekämpfen, statt die Ursachen der Probleme zu beseitigen. Eine umfassende, integrierte Softwarelösung kann hier die Lösung sein. Grundsätzlich sollten Unternehmen bei Digitalisierungs- und Softwareprojekten und jeglichen Prozessoptimierungen ihre Mitarbeiter stärker einbeziehen. Meist verfügen diese über Know-how in Bezug auf die Softwareumgebung und die alltäglichen Probleme damit. Zudem ist die Motivation für Veränderungen dann am größten, wenn man sie selbst mitgestalten kann.

Spezialisierte Unternehmensberatung aus Hamburg unterstützt bei der Prozessoptimierung

Für die Prozessoptimierung sollten Unternehmen fünf einfache Tipps berücksichtigen. Zunächst gilt es, die Verantwortlichkeiten für einen Prozess umfassend zu klären. Anschließend lohnt es sich, die Schnittstellen, also die Übergabepunkte einer Aufgabe von Mitarbeiter A an Mitarbeiter B, bestmöglich zu reduzieren, da diese eine hohe Fehleranfälligkeit aufweisen. Grundsätzlich lohnt es sich, die IT-Systeme und Ressourcen zu optimieren. Risiken, die jedem Prozess innewohnen, sollten analysiert und offengelegt werden. Daraufhin kann der richtige Umgang damit eingeübt werden, statt sie zu ignorieren oder zu dramatisieren. Letztlich kann es sich anbieten, die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten dadurch zu minimieren, dass vom üblichen Push-Prinzip auf ein Pull-Prinzip umgestellt wird. Das heißt, Mitarbeiter B fragt bei Mitarbeiter A nach, sobald er Kapazitäten frei hat und Aufgaben von Mitarbeiter A übernehmen kann.

In all diesen Punkten kann die Unternehmensberatung Profilium aus Hamburg helfen. Mit langjähriger Erfahrung in Softwareentwicklung und Systemintegration sowie lösungsorientierter Prozessanalyse und Prozessoptimierung bietet Profilium Beratungen, Schulungen, Trainings und Workshops an, die nach den spezifischen Anforderungen des Kunden ausgerichtet sind. Insbesondere in der Implementation geeigneter Softwareumgebungen für die Verbesserung der digitalen Infrastruktur und des Informationsmanagements und im gezielten, lösungsorientierten Umgang mit Softwareanwendungen liegen die Schwerpunkte der Beratungsleistung der Prozessoptimierer.

Für die Konzeption der Schulungen und Maßnahmen der Prozessoptimierung führt Profilium nicht nur mit der Geschäftsführung und den Führungskräften, sondern auch mit allen Mitarbeitern ausführliche Gespräche, analysiert die Arbeitsprozesse und entwickelt individuell angepasste Strategien. Die Schulungen sind dementsprechend keine reinen Funktions- und Werkzeugschulungen, sondern praxis- und lösungsorientiert auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet.

Die Profilium GmbH – praxisorientierte Prozessoptimierung

Die Profilium GmbH aus Hamburg mit ihrem Geschäftsführer und zertifizierten Microsoft-Trainer Vitali Fuchs kann auf über 18 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung und Systemintegration, lösungsorientierter Projektarbeit in den Bereichen Prozessanalyse und Prozessoptimierung sowie erfolgreicher Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Trainings und Workshops verweisen. Bis heute hat Profilium bereits über 1.900 Trainings durchgeführt und über
18.000 Kunden zufriedengestellt.

Bei der Prozessoptimierung liegt ein besonderer Fokus auf IT- und Softwareumgebungen sowie der Verbesserung der digitalen Infrastruktur und des Informationsmanagements. Profilium unterstützt damit Unternehmen, sinnvolle Wege in der Digitalisierung zu beschreiten. Zu den Trainingsbereichen zählen insbesondere Microsoft-Office-Workshops mit Schwerpunkt Arbeitsorganisation, Office-365-Produktschulungen sowie SharePoint-Seminare. Dabei geht es nicht darum, unnötig viele Funktionen der Software darzustellen. Stattdessen werden die Teilnehmer praxisorientiert in die Lage versetzt, relevante Funktionen für die Lösung der spezifischen Probleme des Unternehmens einzusetzen.

Ein begeisterter Kunde aus dem Bereich Steuerberatung betont:

"Die Stärke von Herrn Fuchs ist es, Prozessabläufe zu analysieren und danach strukturiert im Programmablauf der Anwendung abzubilden. Auf diesem Wege sind bei uns zwei Anwendungen entstanden, die ganz auf unsere Bedürfnisse abgestimmt sind und uns den Arbeitsalltag sehr erleichtern."