Was bedeutet Prozessoptimierung eigentlich konkret?
Prozesse müssen optimiert werden, um handlungsfähig und flexibel zu bleiben. Nur so können Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und den gewachsenen Kundenansprüchen gerecht werden. Dazu müssen Unternehmen ihre eigenen Geschäftsprozesse genau analysieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen, den Einsatz der Ressourcen zu optimieren und dadurch Zeit und Kosten einzusparen und die Produktivität zu erhöhen.
Das sind die angestrebten Ziele der Prozessoptimierung:
• größere Flexibilität
• einfachere Skalierbarkeit
• Reduzierung der Kosten
• Höhere Arbeits- und Informationssicherheit
• Verbesserung der Kommunikation
• Optimierung der Auslastung
• besserer Einsatz von Ressourcen
In der Praxis ist es jedoch oft gar nicht so leicht, Prozesse mit diesen Zielen im Hinterkopf zu optimieren, da jede Firma unternehmensspezifische Bedürfnisse hat und die Anpassung von Prozessen die gesamten Strukturen der Firma beeinflusst. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Prozesse (Kommunikations-, Verwaltungs-, Produktionsprozesse et cetera) sowie die beteiligten Menschen berücksichtigt, gewährleistet, dass die Ziele einer Prozessoptimierung nachhaltig erreicht werden. Dies gilt insbesondere für die Befriedigung der ständig steigenden und sich verändernden Kundenerwartungen und -bedürfnisse.
Das sind die angestrebten Ziele der Prozessoptimierung:
• größere Flexibilität
• einfachere Skalierbarkeit
• Reduzierung der Kosten
• Höhere Arbeits- und Informationssicherheit
• Verbesserung der Kommunikation
• Optimierung der Auslastung
• besserer Einsatz von Ressourcen
In der Praxis ist es jedoch oft gar nicht so leicht, Prozesse mit diesen Zielen im Hinterkopf zu optimieren, da jede Firma unternehmensspezifische Bedürfnisse hat und die Anpassung von Prozessen die gesamten Strukturen der Firma beeinflusst. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Prozesse (Kommunikations-, Verwaltungs-, Produktionsprozesse et cetera) sowie die beteiligten Menschen berücksichtigt, gewährleistet, dass die Ziele einer Prozessoptimierung nachhaltig erreicht werden. Dies gilt insbesondere für die Befriedigung der ständig steigenden und sich verändernden Kundenerwartungen und -bedürfnisse.
ZUM THEMA:
Prozessoptimierung: die Gratwanderung zwischen Standardisierung und Individualisierung
Wer danach strebt, die eigenen Prozesse zu optimieren, befindet sich in einem Spannungsfeld zwischen Standardisierung und Individualisierung. Prozessoptimierung ist immer sehr eng mit der Digitalisierung verknüpft. Bestimmte Abläufe werden standardisiert, um zukünftig dank digitaler Steuerungen weniger Ressourcen zu verbrauchen und gleichzeitig erwarten Kunden, einen individuellen und maßgeschneiderten Service, der genau auf die eigenen Wünsche und Angebote abgestimmt ist.
Wie kann also der schmale Grat zwischen diesen beiden konkurrierenden Themen aussehen? Das hängt unter anderem auch von der Unternehmensgröße ab. Bei größeren Unternehmen stehen in der Praxis oftmals mehrere Tools für ein- und dieselbe Aufgabe zur Verfügung. Daher sind eine Vereinheitlichung, Zentralisierung und Synchronisierung unterschiedlicher Systeme und Datenbanken notwendig. In mittelständischen Unternehmen besteht die Aufgabe eher darin, überhaupt erst die Digitalisierung und das Wachstum voranzutreiben, was wiederum Auswirkungen auf die Personalplanung, die Produktionsplanung und viele andere Bereiche hat. Je spezieller die unternehmerischen Prozesse aber sind, desto komplizierter wird es, eine Lösung in der Frage zu finden: Wie viel Standardisierung verträgt die kundenseitige Forderung nach Individualisierung?
Wie kann also der schmale Grat zwischen diesen beiden konkurrierenden Themen aussehen? Das hängt unter anderem auch von der Unternehmensgröße ab. Bei größeren Unternehmen stehen in der Praxis oftmals mehrere Tools für ein- und dieselbe Aufgabe zur Verfügung. Daher sind eine Vereinheitlichung, Zentralisierung und Synchronisierung unterschiedlicher Systeme und Datenbanken notwendig. In mittelständischen Unternehmen besteht die Aufgabe eher darin, überhaupt erst die Digitalisierung und das Wachstum voranzutreiben, was wiederum Auswirkungen auf die Personalplanung, die Produktionsplanung und viele andere Bereiche hat. Je spezieller die unternehmerischen Prozesse aber sind, desto komplizierter wird es, eine Lösung in der Frage zu finden: Wie viel Standardisierung verträgt die kundenseitige Forderung nach Individualisierung?
Die Lösung: Prozesse optimieren mit think tank Business Solutions
Um eine Lösung für die große Herausforderung zu finden, die internen Prozesse in Richtung Agilität und Flexibilität zu optimieren, sollte das Problem von zwei Seiten gedacht werden.
1. Optimierung durch Reduzierung von Komplexität
Komplexe Prozesse oder Produkte erfordern oft mehr Ressourcen, sei es in Form von Arbeitszeit, Materialien oder Technologie. Durch die Vereinfachung können Unternehmen diese Ressourcen einsparen, die Kosten senken und ihre Potenziale besser nutzen.
2. Optimierung durch Steigerung eines Wertes
Eine Prozessoptimierung gelingt natürlich auch dadurch, dass ein Wert erhöht wird, beispielsweise durch die Steigerung der Produktion. Können in derselben Zeit mehr Produkte hergestellt werden, steigt der Gewinn.
Es gilt also, einen Rahmen zu schaffen, in dem sich jedes Unternehmen flexibel bewegen kann. think tank verfolgt mit dem Flight-Level-Modell den Ansatz, die Organisation neu zu denken. Der Begriff der Flight Levels stammt eigentlich aus der Luftfahrt. Es handelt sich dabei um eine Methode zur Angabe der vertikalen Position von Flugzeugen bei der Flugverkehrskontrolle und der Flugplanung, um sicherzustellen, dass Flugzeuge in unterschiedlichen Höhen fliegen und Kollisionen in der Luft vermieden werden.
Überträgt man dieses Modell auf Unternehmen und ihre Aufgabe, die Business-Agilität zu steigern, dann müssen beispielsweise die verschiedenen Verflechtungen innerhalb einer Organisation betrachtet werden. So arbeiten einzelne Teams selten autark, sondern es gibt immer auch Schnittstellen zu anderen Teams. Durch diese Abhängigkeiten kommt es oft zu Verzögerungen. Ein sicherer, schneller und effizienter "Flug" muss auf drei Ebenen gedacht werden, damit sich Prozesse am Ende tatsächlich optimieren lassen. think tank bietet umfangreiche Beratung und Begleitung zum Thema Prozessoptimierung sowie die konzeptionelle sowie technische Umsetzung angepasster beziehungsweise neuer Prozesse an. Dies ist nur eines der Modelle, nach denen Prozesse optimiert und Organisatinen neu geordnet werden können.
1. Optimierung durch Reduzierung von Komplexität
Komplexe Prozesse oder Produkte erfordern oft mehr Ressourcen, sei es in Form von Arbeitszeit, Materialien oder Technologie. Durch die Vereinfachung können Unternehmen diese Ressourcen einsparen, die Kosten senken und ihre Potenziale besser nutzen.
2. Optimierung durch Steigerung eines Wertes
Eine Prozessoptimierung gelingt natürlich auch dadurch, dass ein Wert erhöht wird, beispielsweise durch die Steigerung der Produktion. Können in derselben Zeit mehr Produkte hergestellt werden, steigt der Gewinn.
Es gilt also, einen Rahmen zu schaffen, in dem sich jedes Unternehmen flexibel bewegen kann. think tank verfolgt mit dem Flight-Level-Modell den Ansatz, die Organisation neu zu denken. Der Begriff der Flight Levels stammt eigentlich aus der Luftfahrt. Es handelt sich dabei um eine Methode zur Angabe der vertikalen Position von Flugzeugen bei der Flugverkehrskontrolle und der Flugplanung, um sicherzustellen, dass Flugzeuge in unterschiedlichen Höhen fliegen und Kollisionen in der Luft vermieden werden.
Überträgt man dieses Modell auf Unternehmen und ihre Aufgabe, die Business-Agilität zu steigern, dann müssen beispielsweise die verschiedenen Verflechtungen innerhalb einer Organisation betrachtet werden. So arbeiten einzelne Teams selten autark, sondern es gibt immer auch Schnittstellen zu anderen Teams. Durch diese Abhängigkeiten kommt es oft zu Verzögerungen. Ein sicherer, schneller und effizienter "Flug" muss auf drei Ebenen gedacht werden, damit sich Prozesse am Ende tatsächlich optimieren lassen. think tank bietet umfangreiche Beratung und Begleitung zum Thema Prozessoptimierung sowie die konzeptionelle sowie technische Umsetzung angepasster beziehungsweise neuer Prozesse an. Dies ist nur eines der Modelle, nach denen Prozesse optimiert und Organisatinen neu geordnet werden können.
