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Servicetrace GmbH Germany
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Prozesse optimieren: Software-Roboter ermöglichen Verbesserungen

Prozesse optimieren

Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren, sind schlagfertiger, schneller, wirtschaftlicher und liefern eine höhere Qualität. Somit ist die Prozessoptimierung ein langfristig wichtiger Hebel für den Erfolg. Neue technologische Entwicklungen eröffnen hierbei vielfältige Möglichkeiten. Besonders vielversprechend ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung.

Bis zu 30 Prozent aller Aufgaben automatisierbar

Bislang mussten Unternehmen auf organisatorische Maßnahmen und traditionelle IT-Systeme zurückgreifen, um ihre Prozesse zu optimieren. Nun gibt es jedoch eine neue Option, mit der sich laut McKinsey Global Institute 30 Prozent aller Aufgaben des Büro-Alltags automatisieren lassen: die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (englisch Robotic Process Automation, kurz RPA). Es handelt sich hierbei um eine moderne Technologie, mit der sich die Qualität und Geschwindigkeit von Prozessen massiv verbessern lässt.

Laut "Deloitte Global RPA Survey 2018" stellt sich der Mehrwert von RPA wie folgt dar: 59 Prozent weniger Kosten, 86 Prozent höhere Produktivität, 90 Prozent bessere Qualität und Genauigkeit sowie 92 Prozent Compliance-Verbesserung. In den meisten Fällen ist der Return on Investment bei RPA-Projekten bereits in weniger als zwölf Monaten erreicht. Diese enormen Potenziale machen die Technologie laut Gartner zum am schnellsten wachsenden Segment im Enterprise-Software-Markt 2018. Doch was verbirgt sich konkret dahinter und welche Automatisierungsmöglichkeiten existieren im Einzelnen?

Prozesse optimieren mit RPA: Welche Möglichkeiten gibt es?

RPA ist eine Technologie, bei der Software-Roboter repetitive, regelbasierte Tätigkeiten am Computer ausführen und dabei die Handlungen eines Menschen imitieren. Für die Nutzung der Programme ist kein Eingriff in die vorhandene IT-Landschaft notwendig. Zudem kommt RPA ohne Coding aus und ist somit auch ohne spezielle IT-Kenntnisse einsetzbar.

Unternehmen, die mit RPA ihre Prozesse optimieren möchten, haben grundsätzlich zwei Optionen: "Unattended Automation" und "Attended Automation". Im Falle von Unattended Automation führt ein Software-Roboter einen Prozess oder einen Prozessteilschritt komplett eigenständig aus. Es ist daher auch die Rede von Vollautomatisierung. Demgegenüber steht Attended Automation für eine Teilautomatisierung. Hier agiert ein Software Bot gemeinsam mit einem menschlichen Mitarbeiter, der beispielsweise während des Prozesses eine Entscheidung trifft, aufgrund der der Bot dann weiterarbeitet. Mithilfe künstlicher Intelligenz können Bots jedoch zunehmend auch eigene Entscheidungen auf Basis von Erfahrungswerten treffen, wenn dies gewollt ist.

RPA eignet sich für komplexe Vorgänge

Bislang lag der Fokus von RPA vor allen Dingen auf der Automatisierung einfacher, kurzer digitaler Prozesse und Aufgaben. Dass sich die Technologie in jüngster Vergangenheit jedoch massiv weiterentwickelt hat, zeigen Beispiele wie Servicetrace. Der führende deutsche RPA-Anbieter ist mit seinen Lösungen in der Lage, auch umfassendere und komplexere Prozesse zu automatisieren.

Eingesetzt werden die RPA-Lösungen in Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen. Sie eignen sich beispielsweise für Prozesse wie die Rechnungsprüfung, das Mahnwesen, das Lieferanten- oder Mitarbeiter-Onboarding, die Stammdatenverwaltung, das Vertragsmanagement, Order-to-Cash-Workflows und die Live-Überwachung der End User Experience. Dem Bundeswirtschaftsministerium ist die RPA-Technologie gar ein eigenes Projekt wert. Das Ziel der geförderten Maßnahme mit dem Titel "RPAsset" ist, eine RPA-Einführungsstrategie und einen RPA-Leitfaden für KMU zu entwickeln. RPA-Spezialist Servicetrace arbeitet aktiv an dem Vorhaben mit.