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Servicetrace GmbH Germany
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Prozesse automatisieren - mit Robotic Process Automation zu mehr Effizienz

Prozesse automatisieren

Mit RPA (Robotic Process Automation) können Unternehmen zahlreiche Prozesse automatisieren. Was verbirgt sich hinter der Technologie? Welche Prozesse eignen sich besonders gut für eine Software-gestützte Automatisierung und wie finden Unternehmen den optimalen Einstieg? Dieser Artikel beleuchtet die Hintergründe und liefert Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Prozesse automatisieren mit RPA

In unserem privaten Umfeld hat die maschinengestützte Automatisierung längst Einzug gehalten. Auch in der Industrieproduktion ist das Thema keineswegs neu. Hier tritt es seit über 30 Jahren in Form orange-gelber Roboterarme in Erscheinung. Lediglich im Büroalltag ist der Automatisierungsgrad bislang nur schwach ausgeprägt - obwohl mit RPA (Robotic Process Automation) eine Technologie zur Verfügung steht, mit der sich dies ändern lässt.

Für die Automatisierung digitaler Prozesse werden im Rahmen von RPA sogenannte Software Bots (Software-Roboter) eingesetzt. Es handelt sich hierbei um Programme, die anstelle eines menschlichen Benutzers regelbasierte und repetitive Aufgaben am Computer erfüllen. Damit befreien sie uns von monotonen Aufgaben und schaffen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Gleichzeitig sind massive Produktivitäts- und Qualitätszuwächse realisierbar. Die Unternehmensberatung Deloitte beziffert den Mehrwert von RPA beispielsweise mit einer Produktivitätssteigerung von 86 Prozent und einer Qualitätsverbesserung von 90 Prozent.

Welche Prozesse können mit RPA automatisiert werden?

Besonders gut lassen sich standardisierte Prozesse automatisieren, die logischen Entscheidungsbäumen (Regeln) folgen, strukturierte Dateneingaben beinhalten und sich in höherer Frequenz wiederholen. Konkrete Ansatzpunkte sind sämtliche Tätigkeiten, bei denen Mitarbeiter Daten erfassen, zwischen Systemen hin- und herkopieren, überprüfen, aus verschiedenen Quellen konsolidieren und aufbereiten.

Laut "Gartner State of RPA Survey 2019" setzen neben der IT-Abteilung vor allem Unternehmensbereiche wie Finanzwesen, Controlling, Produktion, Kundenservice, Personal und Einkauf auf Prozessautomatisierung. Die Bandbreite der Einsatzmöglichkeiten reicht von Buchhaltungsvorgängen und Steuererklärungen im Finance-Bereich bis hin zum Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay-Prozessen in der Beschaffung.

So steigen Unternehmen in die Prozessautomatisierung ein

Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren wollen, sollten zunächst diejenigen Abläufe identifizieren, die sich hierzu besonders gut eignen. Im nächsten Schritt werden die Prozesse modelliert beziehungsweise dokumentiert. Wie es dann weitergeht, hängt von der ausgewählten RPA-Software ab. Ziehen wir als Beispiel die Lösung des führenden deutschen RPA-Anbieters Servicetrace heran. Hier wird basierend auf dem Prozessmodell der Automatisierungsablauf (Automation Workflow) erstellt. Fällt der nachfolgende Test positiv auf, erfolgen die Betriebskonfiguration und der Go Live. Der Betrieb wird überwacht und wenn nötig optimiert.

Die Besonderheit der Servicetrace-Lösung liegt darin, dass sie von jedermann bedienbar ist - auch ohne Programmierkenntnisse. Mitarbeiter in den Fachabteilungen werden hierdurch dazu befähigt, ihre Prozesse selbstständig zu automatisieren. Doch wenn viele Menschen Prozesse automatisieren, sollte dies gesteuert und koordiniert werden. Deshalb hat Servicetrace zentrale RPA-Steuerungsmöglichkeiten für die entsprechenden Projekte geschaffen. Der Plattformansatz bietet zudem einen guten Überblick zu sämtlichen RPA-Initiativen im Unternehmen.