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Professionelles Projektmanagement für Agenturen
Professionelles Projektmanagement für Agenturen

Projektmanagement für Agenturen – wohin geht der Trend?

Projektmanagement Agentur

Wer Geschäftsprozesse standardisieren und professionalisieren möchte, für den eignet sich eine All-in-one-Softwarelösung am besten. Zu dieser Erkenntnis gelangen immer mehr Agenturen. Damit vermeiden sie das Nebeneinander verschiedener Programme. Diese erschweren nicht nur den Überblick über alltägliche Prozesse, sondern verursachen aufgrund unterschiedlicher Schnittstellen und Datenquellen oft sogar Konflikte.

Eine professionelle All-in-one-Lösung sorgt für mehr Effizienz

Komplettlösungen wie die Agentursoftware easyJOB sind heute bereits in vielen Unternehmen das zentrale Steuerungs- und Controllingsystem. Sie ermöglichen effektives Projektmanagement und bilden alle essenziellen kaufmännischen Prozesse vom Angebot bis zur Abrechnung ab. Zudem sind - je nach Leistungsfähigkeit des Tools - weitere Funktionen eingebunden, wie E-Mail-Integration, Dokumentenablage, Ressourcenplanung, CRM, Mediaabwicklung oder Reports.

Der Vorteil: Alle Nutzer arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis, und die Agenturprozesse sind ohne Systembrüche direkt miteinander verknüpft. Das macht die Aufgabenlösung effizienter, steigert die Produktivität und sorgt für eine bessere Darstellung von Gewinn und Ressourcen. In einer All-in-one-Lösung laufen sämtliche Informationen zusammen: Angebotsvolumina, gebuchte Zeiten und Kosten, der Stand der Abrechnung bis zum aktuellen Deckungsbeitrag - nur so ist auch in komplexeren Organisationen ein umfassendes und übersichtliches Controlling möglich.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geforderte Datensparsamkeit viel besser einhalten lässt: Je weniger Parallelsysteme, desto weniger Redundanzen und desto einfacher lassen sich nicht mehr benötigte Daten auch wieder löschen.

ERP-Lösung und Projektmanagement in einem System

Um Projekte in Gänze zeitlich zu planen und durchzuführen, ist die organisatorische Steuerung mit der kaufmännischen Abwicklung verbunden. Je nach Bedarf erhält der Nutzer so verschiedene Blickwinkel auf dasselbe Projekt.

Außerdem lassen sich mit easyJOB alle Termine, Abläufe und Ressourcen steuern und direkt zuordnen. Das System unterstützt alle gängigen Formate wie Gantt-Abbildungen, Kanban-Boards und klassische To-do-Listen. E-Mails, Notizen und Dokumente lassen sich den Projekten zuordnen, dadurch ist die Projektkommunikation und -historie für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar - vorausgesetzt, sie haben die notwendigen Rechte und Rollen, denn diesbezüglich ermöglichen Tools wie easyJOB feingliedrige Einstellungen.

Umfangreiche Zusatzmodule wie Zahlungskontrolle, Änderungshistorie, Freigabeprozesse und der Import von Eingangsrechnungen decken auch spezifische Anforderungen verschiedener Agenturen ab. Schnittstellen zu anderen Systemen und Verfahren wie Jira, DATEV oder SEPA sind kein Problem. Excel-Importe und -Exporte lassen sich schnell und einfach durchführen.

Wie sieht die Zukunft bei Projektmanagement-Tools aus?

Einige Unternehmen versuchen die Vorteile einer All-in-one- mit Best-of-Breed-Lösungen zu kombinieren. Das heißt, die Kernfunktionen werden im ERP abgebildet, unterstützende Prozesse verbleiben in separaten Tools. Die Voraussetzung hierfür sind offene und standardisierte Netzwerkschnittstellen. Dort knüpfen externe Systeme an und tauschen Daten aus.

Eine Alternative zu Best-of-Breed ist der integrierte Ansatz. Dabei greifen sämtliche Funktionen auf einen einheitlichen Datenstamm zu. Die zentralen Anwendungen sind meistens in einem Standard-Gesamtpaket enthalten. Benötigen Nutzer Zusatzfunktionen, lassen sich diese durch Zusatzmodule, über Schnittstellen zu anderen Programmen oder individuelle Programmierung integrieren.

Ob nun Best-of-Breed oder Vollintegration die bessere Wahl ist, muss jeder selbst entscheiden. Wichtige Indikationen sind neben Kosten und Benutzerfreundlichkeit die Nachhaltigkeit der Datenstruktur und die etwaigen Grenzen späterer individueller Anpassungen. Professionelle Systeme wie easyJOB ermöglichen in der Regel beide Wege - und geben Agenturen damit ein Maximum an Flexibilität.