advertorial
IBIX Informationssysteme GmbH | ©dormakaba Deutschland GmbH
IBIX Informationssysteme GmbH | ©dormakaba Deutschland GmbH

Wie sich mit einer Besuchermanagement-Software das Besuchswesen in Unternehmen effizient gestalten lässt

Besuchermanagement Software

Viele Unternehmen regeln den Zugang zu ihren Räumlichkeiten aus Sicherheitsgründen mit besonderen Zutrittskontrollen. Auch Besucher müssen sich gegebenenfalls anmelden und den Kontrollprozess durchlaufen. Dabei ist ein Besuchermanagement, das schnell und einfach abläuft, für Unternehmen, die mit Dienstleistern und Fremdfirmen zusammenarbeiten oder Kontakte zu Geschäfts- und Kooperationspartnern pflegen, ein wichtiges Aushängeschild. Mit einer Besuchermanagement-Software lassen sich alle Schritte effizient abwickeln.

Die Bedeutung eines gut strukturierten Besuchermanagements

In Unternehmen ist es im Allgemeinen nicht möglich, Personen unkontrolliert Zugang zu den Geschäftsräumlichkeiten - insbesondere Lagern, Rechenzentren oder Entwicklungsbereichen - zu gewähren. Dann ist es besonders wichtig, Dienstleistern, Fremdfirmenmitarbeitern oder auch Geschäfts- und Kooperationspartnern durch ein gut funktionierendes Besuchermanagement das Gefühl zu vermitteln, willkommen zu sein. Ein organisiertes Besuchswesen ist gewissermaßen die Visitenkarte eines Unternehmens.

Für das eigene Empfangs- oder Kontrollpersonal kann das Besuchermanagement durchaus aufwendig sein. Besuchstermine müssen koordiniert, Räumlichkeiten gebucht und Besucherausweise für die Gäste erstellt werden. Der Zutritt muss zuweilen auf bestimmte Räumlichkeiten begrenzt werden oder es kommen Arbeits- und Schutzkleidung zum Einsatz. Schließlich müssen alle Einzelheiten des Besuchs umfassend dokumentiert werden. Mit einer Softwarelösung kann das eigene Personal bezüglich des Besuchermanagements und der -dokumentation effektiv entlastet werden.

Besuchermanagement mit Software effizient gestalten

Die Workflow-orientierte Software-Gesamtlösung IBIX@flex von der IBIX Informationssysteme GmbH ist modular aufgebaut und enthält verschiedene Haupt- und Zusatzmodule, die je nach Bedarf des Unternehmens einzeln oder in Kombination genutzt werden können. Mit dem Modul B "Zutrittskontrolle" lassen sich sowohl der Zugang eigener Mitarbeiter als auch das Besuchermanagement regeln.

Über IBIX*MSS - ein Zusatzmodul für den Mitarbeiter-Self-Service - melden Unternehmen als Gastgeber ihre Besucher im Voraus an. Das Sekretariat kann im Vorfeld Besuchsteilnehmer oder Besuchergruppen ebenso wie den Besuchszeitraum festlegen. Informationen zu Catering und Raumreservierungen können erfasst werden. Sämtliche Informationen lassen sich dabei auch einfach aus früheren Besuchen übernehmen. Anschließend können die Besucher beim Eintreffen an der Pforte oder am Empfang mit Namen begrüßt werden. Zügig erfolgt dann der Check-in. Die Besucherdaten werden nun überprüft und ein Besucherausweis oder Besucherschein mit den entsprechenden Berechtigungen gedruckt. Beim Verlassen des Geländes wird der Besucher im Dialog oder über eine Buchung mit dem Ausweis einfach abgemeldet. Der Ausweis verliert damit automatisch seine Gültigkeit und wird gesperrt.

Zudem unterstützen aktuelle Auswertungen die Arbeit an der Pforte, indem sie jederzeit den Überblick über die aktuellen, überschrittenen und vergangenen Besuche ermöglichen. Mit der IBIX-Besuchermanagement-Software lässt sich so die Effizienz erhöhen und das Empfangspersonal wird entlastet. Gleichzeitig wird anderen Besuchern ein Gefühl des "Willkommen-Seins" vermittelt.
Mehr erfahren

IBIX Informationssysteme GmbH – Softwarelösungen für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung

Die IBIX Informationssysteme GmbH aus Stuttgart ist ein gefragter Partner für Lösungen in den Bereichen Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrolle, Ausweise, Betriebsrestaurantabrechnung und Systemintegration. Seit über
20 Jahren unterstützt IBIX Kunden mit maßgeschneiderten Lösungen und liefert vom Server über die Erfassungssysteme bis hin zu Ausweisen und Ausweiserstellungssystemen alles aus einer Hand.

Kunden profitieren von der langjährigen Erfahrung und dem fundierten Know-how der Mitarbeiter sowie vom umfassenden Lösungsportfolio von IBIX. Die integrierte Gesamtlösung IBIX@flex setzt dabei auf einzelne Module, die sich je nach Anforderung kombinieren lassen. Weitere Module lassen sich jederzeit integrieren und auch individuelle, kundenspezifische Anpassungen sind möglich. Ein leistungsfähiges, zuverlässiges und zukunftsfähiges System wird dabei durch eine moderne Systemarchitektur mit Java und XML, ORACLE als Datenbank und Linux als Basis garantiert.

Bei der Einführung des IBIX-Systems, das als Standalone-Lösung oder integriert in eine bestehende SAP-Architektur funktioniert, begleitet das Team von IBIX seine Kunden und schult die Anwender im Unternehmen. Auch die Projektleitung und die Installation des Terminals wird von IBIX übernommen. Im Anschluss können Wartungsverträge für Soft- und Hardware geschlossen werden. Für IBIX@flex gibt es zudem Webinare, die über Neuigkeiten informieren und Tipps und Tricks für ein effektives Arbeiten vermitteln.