Effiziente Personaleinsatzplanung in Zeiten der Digitalisierung: Workforce Management

Hinter dem Begriff "Workforce Management" verbirgt sich Software zur Arbeitszeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und -einsatzplanung. Das Ziel von Workforce-Management-Lösungen ist, Personalressourcen intelligenter und effizienter einzusetzen. Durch die Vermeidung von Überstunden und Leerlaufzeiten können Personalkosten reduziert und die Motivation der Mitarbeiter sowie die Zufriedenheit der Kunden verbessert werden.

Denn mit einer cleveren Einsatzplanung können Personalbedarfsschwankungen kostenoptimiert ausgeglichen werden. Die Grundlage dafür bildet eine detaillierte Analyse mithilfe der Software: Ausgehend von Daten zu vergangenen Aufträgen, den zu produzierenden Stückzahlen, Kassentransaktionen, prognostizierten Planumsätzen und Ähnlichem entsteht ein Forecast, der die Basis für die Personaleinsatzplanung bildet.

Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Personaleinsatzplanung stetig steigern. Basierend auf Faktoren wie voraussichtlichem Arbeitsaufkommen, saisonalen Schwankungen, erlaubten Personalkosten, geplanten Abwesenheiten sowie krankheitsbedingten Ausfällen wird der optimale Personalbedarf und -einsatz ermittelt. Hierbei werden sowohl vergangenheitsbezogene Daten ausgewertet als auch Ereignisse berücksichtigt, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Bedarfe und den Personaleinsatz haben können. Die Planungsgenauigkeit erfolgt nach individuellen Wünschen.

Der IT-Anbieter GFOS bietet mit seiner Software sowohl eine stundenbezogene als auch eine schichtbezogene Planung des Personaleinsatzes. Zudem sind eine Planung für flexible Zeiträume oder eine Tages- und uhrzeitbezogene Planung möglich. Egal, für welche Form der Personaleinsatzplanung sich ein Unternehmen entscheidet - der Personaleinsatzplanungsvorschlag wird auf Knopfdruck erstellt. Dabei werden geplante Fehlzeiten, Pausenregeln, Bedarf sowie gesetzliche und tarifliche Regelungen automatisch berücksichtigt. Der Ausgleich von Über- beziehungsweise Unterdeckungen erfolgt auf Basis historischer, aktueller und zukünftiger Daten. Neben den gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden auch die individuell mit dem einzelnen Arbeitnehmer vereinbarten Arbeitszeitregelungen (Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeit) sowie die Qualifikationen, Zeitsalden oder beliebige Zähler zur Gleichverteilung und Mitarbeiterwünsche berücksichtigt.