Mehr als nur eine Patentverwaltung: agiles und schlankes IP-Management in der Cloud

IP-Organisationen arbeiten mit einer großen Zahl häufig wiederkehrender administrativer Prozesse, weshalb die Verantwortlichen gern zu hochspezialisierten Lösungen greifen, die genau diese Prozesse optimal unterstützen. Neben der Verwaltung bibliografischer Daten von Schutzrechten ist auch die Erzeugung von Fristen und verschiedensten individuellen Formschreiben - inklusive der automatischen Übertragung der Daten aus dem System in die Korrespondenz - ein zentraler Bestandteil solcher Lösungen. Eine Vielzahl von Schnittstellen zu Patentämtern und IP-Dienstleistern stehen in nahezu allen Verwaltungssystemen zur effizienten Bewältigung der administrativen Abläufe zur Verfügung.
Oft wird dabei jedoch die Unterstützung der organisationsinternen Kommunikation und der individuellen Arbeit mit der elektronischen Akte vernachlässigt. Gerade hier gilt es aber den Fokus zu setzen, wenn die digitale Transformation erfolgreich sein soll. Sonst wird es bei Papierakten, Post-its und multiplen Versionen von Dokumenten auf persönlichen Laufwerken bleiben und die digitale Akte stirbt bereits in statu nascendi.

Mit IP Now hat die GSI Office Management GmbH ein modernes IP-Management-System entwickelt, das zusätzlich zu den Standardfunktionen einer Patentverwaltungssoftware genau diese für den Erfolg der Digitalisierung kritischen Aspekte adressiert. IP Now bietet die klassischen Verwaltungsfunktionen in Kombination mit modernen Arbeitsmethoden und zeitgemäßer Infrastruktur. Das integrierte Aufgabenmanagement ersetzt den Post-it und unterstützt arbeitsteilige Prozessabläufe. Die Aufgaben sind nach Nutzer und Status übersichtlich als Kanban oder Timeline dargestellt und direkt mit den notwendigen Akten und Dokumenten verknüpft. Eine integrierte Chat-Funktion mit der Möglichkeit, mehrere Teilnehmerkreise pro Akte oder Dokument zu definieren, unterstützt die interne Kommunikation. Auch ohne E-Mail können mehrere Beteiligte im Chat Fragen und Entscheidungen innerhalb von IP Now in Echtzeit klären und dauerhaft dokumentieren. Dank einer übersichtlichen App-Struktur und einer Volltextsuche finden die Nutzer dabei einfach die notwendigen Daten und Dokumente. Im Dokument selbst führen Bookmarks die Nutzer schnell zu den relevanten Passagen. Hinzu kommt ein integriertes Dokumenten-Management-System mit automatischer E-Mail-Zuordnung, Multi-Upload und Versionierung für die sichere Pflege der elektronischen Akte.

IP Now ist die ideale Basis für die moderne IP-Organisation in Kanzleien und Unternehmen. Einrichtung und Wartung einer eigenen IT-Infrastruktur fallen weg, da IP Now in der Cloud bereitgestellt wird. Die Nutzer brauchen nur einen Webbrowser und eine Software zur Dokumentenbearbeitung wie beispielsweise Word und sind damit über Web überall und jederzeit arbeitsfähig. Die Kommunikation läuft verschlüsselt ab; optional steht auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für zusätzliche Sicherheit zur Verfügung.