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Wie sich das Output-Management effizient gestalten lässt

Output Management

Das Output-Management auch mit Daten aus SAP-Anwendungen komplettieren - die Bereitstellung erfolgt über eine schnelle und webbasierte Benutzerplattform.

Das Volumen von Daten und Dokumenten auf dem Mainframe wird weiter steigen

Über ein leistungsfähiges, zeitgemäß arbeitendes Output-Management können viele Prozesse der externen und internen Unternehmenskommunikation verschlankt und damit schneller und kostengünstiger ausgeführt werden. Von Digitaler Transformation über Big Data bis zu Industrie 4.0 - die IT-Infrastruktur steht insbesondere in großen Unternehmen und Konzernen in den meisten Bereichen vor immensen Herausforderungen, zum Beispiel hinsichtlich der oft aus IBM-Systemen bestehenden Mainframe-Landschaft in Rechenzentren, die über spezielle Lösungen gemanagt und optimiert werden. Solche Softwareprodukte müssen ein Höchstmaß an Sicherheit bieten, mit den neuesten Technologien und Anforderungen im Cloud- und Web-Bereich interagieren können und trotz steigender Komplexität noch einfach bedienbar sein.

Modernes Output-Management korreliert unmittelbar mit Kostenreduzierungen

Die Berliner Beta Systems Software AG hat kürzlich eine entsprechende Software unter dem Namen Symphony neu positioniert. Diese Lösung kann als Beispiel dienen, wie sich ein zukunftsfähiges Output-Management realisieren lässt. Unter anderem wurde zielgerichtet daran gearbeitet, dass Unternehmen direkte und indirekte Kostenreduzierungen im IT-Betrieb erreichen können. Die Software ist für die optimale Einsetzbarkeit und Budgetfreundlichkeit modular aufgebaut. Das Output-Management- und Archiv-Modul "beta doc|z" ist belastungsfähig ausgelegt auf hohe Zugriffszahlen durch viele Benutzer oder viele parallele Suchanfragen mit schnellen Antwortzeiten. Selbst bei großen Nutzerzahlen werden Ressourcen damit optimal genutzt und gleichzeitig wird eine maximale Performance gewährleistet. Das System kann von vielen, auch dezentralen Quellen aus Windows-/Linux-/Unix- oder SAP-Systemen gespeist werden, um automatisiert eine konsolidierte, zentrale und revisionssichere Archivierung zu führen. Mit dieser Basis lassen sich auch komplexe Verteilungsaufgaben nach beliebigen gewählten Kriterien durchführen, die in die Multichannel-Verteilung kommenden Dokumente werden dazu optimiert bearbeitet und mit Deckblättern, Inhaltsverzeichnissen und Steuerungscodes versehen. Zugriffsrechte können so differenziert eingerichtet werden, dass sogar einzelne Bereiche in Dokumenten selbst nur bestimmten Empfängern zugänglich sind.

Trotz Massenverarbeitung DSGVO-konform agieren und definierte Datenbestände nur an berechtigte Benutzer weitergeben

Das System für ein Output-Management beinhaltet viele neue, den Compliance-Anforderungen entsprechende Archivierungsfunktionen, u. a. Stichtagsarchivierung, die Berechnung der Archivverweilzeit mit einem exakt festgelegten Startdatum und das Vorziehen des Ablaufdatums für archivierte Listen und Dokumente. Letzteres gewährleistet eine nachhaltige Reduzierung der erforderlichen Speicherkapazitäten im Rechenzentrum und andere Ressourcen-Einsparungen. Mit dieser nächsten Entwicklungsstufe von beta doc|z ist ein konsistentes Datenschutzmanagement möglich, ohne den notwendigen Informationsfluss an zum Beispiel Kunden einschränken zu müssen.