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M-Files und Office 365 - ein perfektes Match für erfolgreiches Digital Business

Office 365 DMS

Der digitale Wandel soll Fortschritt und Sicherheit bringen - doch häufig wird in Unternehmen der Prozess dahin vom Chaos begleitet. Schnelle und grundlegende Hilfe bietet ein Produkt, das sich spielend leicht in alle Office-Lösungen integrieren lässt: M-Files für Office 365.

Die digitale Transformation meistern

Die Digitalisierung am Arbeitsplatz verspricht zwar viele Vorteile für Unternehmen, Arbeitnehmer und Kunden. Der eigentliche Prozess ist jedoch mit vielen offenen Fragen und Problemen verbunden. Um die digitale Transformation zu meistern, ist vor allem das richtige Mindset nötig - und zwar bei allen Beteiligten.

Eine der größten Herausforderungen liegt dabei im richtigen Handling von Informationen, denn die explosionsartig wachsende Datenflut wird zudem in einer wachsenden Anzahl unterschiedlicher Datenquellen wie zum Beispiel Netzwerkordnern, SharePoint, CRM- und ERP-Systemen gespeichert.

Für die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen bietet Microsoft Office 365 eine weitverbreitete, erfolgreiche Lösung. Aber wie lassen sich in dieser Kollaboration die richtigen Informationen einbinden, auch wenn diese eben nicht in Office 365 liegen? Erschwerend kommt hinzu, dass es sich bei einem Großteil der Office-Dokumente um sensible Inhalte handelt, das heißt, Dokumente mit personenbezogenen Informationen oder Dokumente, die für geschäftliche, regulatorische, rechtliche oder geistige Eigentumszwecke benötigt werden.

M-Files für Office 365

M-Files erweitert Office 365 durch intelligentes Information Management und bietet Funktionen für Dokumentenmanagement, Compliance und Governance an, die sich nahtlos in alle Office-365-Anwendungen integrieren. Die Grundlage für das kluge Management von Dokumenten durch M-Files bildet die Organisation von Informationen anhand von Metadaten, die Inhalte nach dem Was und nicht mehr nach dem Wo organisiert.

M-Files besondere Stärke besteht vor allem darin, externe Datenquellen ohne Datenmigration einzubinden, und ermöglicht dank seiner intelligenten Architektur und KI den Zugriff auf Informationen aus externen Quellen und Systemen - über eine einzige Oberfläche.

So integriert sich M-Files bei Office 365 zum Beispiel in die vertraute Oberfläche von SharePoint Online, Outlook und Teams und bietet damit Zugriff auf Dokumente und Informationen anderer Anwendungen, ohne dass der User dafür die vertraute Oberfläche wechseln müsste. So werden Informationen transparenter, unmittelbar zugänglich und die tägliche Arbeit spürbar erleichtert.

Gleichzeitig können Informationen aber auch besser geschützt werden, weil deren Verfügbarkeit auf klar definierten, dynamischen Berechtigungskonzepten basiert und Information anhand der Metadaten bei Bedarf als sensible Informationen markiert werden können.

So verspricht M-Files. den Umgang mit Informationen komplett zu verändern.

Intelligentes Management von Dokumenten

Als Beratungsunternehmen für integriertes Service- und Informationsmanagement unterstreicht Prevolution aus Hamburg die Bedeutung von Informationen für digitale Prozesse. Das richtige Handling von Informationen, die Einhaltung einer "Datenhygiene", ist unverzichtbar, denn nicht zuletzt zwingen rechtliche Vorgaben wie die DS-GVO Unternehmen dazu, einen sorgsamen, intelligenten Umgang mit Informationen zu pflegen.

Hier empfiehlt Prevolution M-Files für Office 365, da Unternehmen so von einer idealen Kombination aus Kollaboration und Compliance profitieren und sich ein Digital Workplace zu einem umfassenden Digital Business erweitern lässt.