Steuerung der Mitarbeiter: So lässt sich die Einsatzplanung effizient gestalten

Mitarbeiter Einsatzplanung

Datum:

11.10.2022

Die Mitarbeiter-Einsatzplanung ist für die Effizienz der Arbeit in vielen Unternehmen ein entscheidender Faktor. Doch häufig werden mühsam Excel-Tabellen ausgefüllt, um die Mitarbeiter für die verschiedenen Projekte einzusetzen. Das kostet nicht nur viel Zeit, sondern führt auch häufig zu Fehlern, die mit einer geeigneten Software verhindert werden könnten. Vor allem aber ist es umständlich, wenn sich kurzfristige Änderungen ergeben und die Einsatzplanung auf den Kopf gestellt werden muss. Noch schwieriger wird es, wenn externe Mitarbeiter wie Freelancer oder Zeitarbeiter in die Planung eingebunden werden müssen.

Innovative Software dient als eigene Jobplattform im Unternehmen

Zu einer erfolgreichen Einsatzplanung gehört zudem, die Mitarbeiter ihren Fähigkeiten entsprechend optimal einzusetzen. Der Planer muss also wissen, wer welche Stärken mitbringt, welche Funktion ausgeübt wird und wer für den Projektzeitraum tatsächlich zeitlich zur Verfügung steht. Das alles händisch über eine Excel-Tabelle lösen zu wollen, ist eine große Herausforderung. Mit einer Softwarelösung, die als eigene Jobplattform für das Unternehmen dient, ist es hingegen eine einfache Ausgabe. Die Software Staffcloud löst alle Probleme der Einsatzplanung und bietet ein echtes Workforce Management System, mit dem alle Mitarbeiter optimal eingesetzt werden können.

Verfügbarkeits-Check der Mitarbeiter erleichtert die Einsatzplanung

Eine der großen Stärken der Software Staffcloud ist der Verfügbarkeits-Check der Mitarbeiter, sodass die Einsatzplanung nicht daran scheitern kann, dass die geeignete Person gerade nicht einsatzbereit ist. Die Software eignet sich vor allem für Firmen, die Aushilfen, Freelancer, Mitarbeiter im Stundenlohn und/oder Zeitarbeiter beschäftigen. Staffcloud sorgt für ein automatisches Matching, sodass eine optimale Auslastung der Mitarbeiter (utilisation rate) erreicht wird. Die richtigen Mitarbeiter, die verfügbar sind und die erforderlichen Qualifikationen besitzen, werden mit selbst ermittelten Filtern gesucht. Das Projekt wird dann online gestellt und die ausgewählten Mitarbeiter werden dazu eingeladen. So ist eine effiziente Einsatzplanung leicht möglich, per Drag-and-drop können die einzelnen Funktionen nun zugeteilt werden. Der Projektleiter sieht dank Staffcloud genau, welchen Mitarbeiter er für welche Aufgabe am besten einplanen kann.

Doppelbuchungen sind ausgeschlossen

Während bei manuellen Planungen über Excel-Tabellen immer wieder die Gefahr einer Doppelbuchung besteht, ist dies mit Staffcloud ausgeschlossen. Dafür sorgt die integrierte Warnfunktion. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Sollarbeitszeit, die ja nicht bei jedem Mitarbeiter gleich ist, in der Planung berücksichtigt wird. Über eine Mitarbeiter-App wird die Arbeitszeit digital erfasst und das Dokumenten-Management der Software liefert die Rohdaten fürs Payrolling - also für die Lohnabrechnung. Zudem unterstützt Staffcloud die Unternehmen beim Recruiting-Prozess. Auch die Nacharbeitung ist komfortabel, denn nach der Erfassung aller Daten können Projektstatistiken erstellt werden.