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Knowledge Management am digitalen Arbeitsplatz mit Enterprise-Search

Knowledge management

Ab einer gewissen Größenordnung stellt heute quasi jede wissensintensive Organisation ihren Angestellten einen digitalen Arbeitsplatz bereit, der über so etwas wie eine Unternehmenssuche verfügt. Damit Organisationen ihrem Anspruch an ein umfassendes Knowledge Management am "Digital Workplace" gerecht werden können, muss eine Enterprise Search Engine gewisse Anforderungen erfüllen.

- Alle Unternehmensinhalte und -daten sind über Zeit, Standorte und Sprachen hinweg sicher verfügbar, damit jeder ohne teure und riskante Datenmigrationsprojekte darauf zugreifen kann.

- Datensicherheit und Zugriffskontrolle sind durchgehend standardmäßig gewährleistet.

- Relevanz und Informationsgenauigkeit sind zwingend, damit die Benutzer ihre Arbeit korrekt und schnell erledigen können. Dies erfordert verschiedene Arten der linguistischen Analyse und von Machine Learning, die vorzugsweise "out-of-the-box" bereitgestellt werden, um Zeit bei der Implementierung der Unternehmenssuche zu sparen.

- Eine beispielbasierte Klassifikation, ebenfalls "out-of-the-box", auf der Grundlage von Machine-Learning-Algorithmen auch für Szenarien, in denen ein regelbasierter Ansatz nicht ausreicht.

- Die Benutzerschnittstelle muss flexibel und agil sein, um Lösungen für mehrere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen zu unterstützen.

Erst eine mit solchen Fähigkeiten ausgestatte unternehmensweite Enterprise-Search-Lösung ermöglicht Unternehmen ein wirkliches Knowledge Management am digitalen Arbeitsplatz, sei es im Büro, sei es im Homeoffice. Zuallererst steigert sie die Produktivität. Man findet schnell die benötigte Information, anstatt Zeit damit zu verlieren, Kollegen zu kontaktieren und deren Arbeitsablauf zu stören. Wissen wird ferner gemeinsam genutzt. Eine robuste digitale Arbeitsplatzstruktur bedeutet einfachen und sicheren Zugang zu relevanten Informationen.

Die unternehmensweite Suche am digitalen Arbeitsplatz bietet eine zentrale Stelle für die Suche nach Inhalten aus allen Dateien, Dokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Weblinks und Rich-Media. Dies macht es den Teammitgliedern unabhängig von ihrem Standort extrem einfach, von jedem Gerät aus schnell auf Wissen zuzugreifen.

Erhebungen, die noch vor dem coronabedingten Anstieg der Remote-Arbeit stattfanden, ergaben: Fortune-500-Unternehmen verlieren rund 31,5 Milliarden Dollar pro Jahr, weil vorhandenes Wissen nicht geteilt werden kann. Ein großer Teil dieses "versteckten" Wissens könnte äußerst nützlich sein, um neue Beschäftigte mit Informationen zu versorgen, die anderen innerhalb der Organisation nicht allgemein bekannt sind.

Mit Enterprise Search Software können Unternehmen das Know-how und die Erfahrung von Führungskräften erschließen. So geht deren Wissen nicht verloren, wenn sie das Unternehmen verlassen, sondern alle können darauf zugreifen. Wie wichtig Enterprise-Search im Kontext einer Knowledge-Management-Strategie von Unternehmen ist, zeigt das Beispiel NASA. Der US-amerikanische Technologie-Integrator Science Applications International Corp. (NYSE: SAIC) hat gemeinsam mit Sinequa, einem führenden Anbieter von intelligenter Suche und Analyse, für die NASA eine globale Wissensmanagement-Anwendung mit integrierter Enterprise-Search-Technologie von Sinequa entwickelt. Sie ermöglicht der US-amerikanischen Raumfahrtbehörde in ihrem Marshall Space Flight Center in Huntsville, Alabama, den Zugriff auf globale Informationen der Organisation. NASA-Beschäftigte können strukturierte und unstrukturierte Inhalte aus beliebigen Quellen durchsuchen und analysieren. So gewonnene Einsichten unterstützen sie bei ihrer Arbeit in komplexen Missionen und Operationen.

Dave Schubmehl, Research Director, AI Software Platforms, Content Analytics and Search bei IDC: "Unternehmen wie die NASA beschäftigen sich seit Langem mit der Frage, wie sie jahrzehntelange Informationen und Berichte nutzen und wertvolle Erkenntnisse aus diesen Datenquellen gewinnen können. Wurden dazu bisher Wissensmanager und Unternehmensbibliotheken eingesetzt, stehen inzwischen Tools wie die KI-gestützte Suchtechnologie von Sinequa zur Verfügung, die mit Maschine Learning arbeiten und die modernste Verarbeitung natürlicher Sprache und Knowledge Mining beherrschen."