Wissen teilen: So gelingt Knowledge Sharing im Arbeitsalltag

Unternehmungen, die das interne Knowledge Sharing vernachlässigen, gehen gleich an mehreren Stellen Risiken ein. Denn es ist nicht nur das bloße Fehlen von Wissen, das bspw. durch das Ausscheiden von Leistungsträger:innen entsteht, das problematische Konsequenzen haben kann. Vielmehr sind es die Folgen des Verlusts, die sich negativ auf Produktivität, Konkurrenzfähigkeit und Effizienz auswirken. So kann Wissensverlust

• das Risiko für wiederholte Fehler erhöhen,
• die Optimierung von Prozessen blockieren,
• die Innovationskraft schmälern,
• die Agilität senken
• und unnötige Kosten verursachen.

Schätzungen der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG zufolge kann ein mangelhafter Wissensaustausch Unternehmen zwischen 50.000 und 500.000 Euro pro Jahr kosten. Entscheider tun daher gut daran, sich mit dem Thema Knowledge Sharing zu beschäftigen und neue Strategien des Wissensmanagements zu etablieren.

Grundsätzlich ist die bloße Anhäufung von Informationen wertlos. Denn Wissen entsteht nur, indem neue Informationen mit bestehendem Vorwissen kombiniert werden. Hierbei wird zwischen dem explizitem und dem impliziten Wissen unterschieden.

Beim expliziten Wissen handelt es sich um Faktenwissen, wie es in Lehrbüchern, Arbeitsanweisungen oder Organigrammen zu finden ist. Dieses ist häufig standardisiert verfügbar, und relativ leicht zu teilen.
Besonders wertvoll für Unternehmen ist jedoch das implizite Wissen. Häufig wird es auch als stilles Wissen oder Erfahrungswissen bezeichnet. Die Mitarbeiter:innen erwerben es, indem sie aus Erfahrungen im Arbeitsalltag lernen. Es ist die Grundlage dafür, dass sie intuitiv beziehungsweise spontan handeln können – insbesondere beim Management komplexer Abläufe und nicht-standardisierter Prozesse. Ein Schatz, den es dringend mit einem professionellen Wissensmanagement zu heben gilt.

Warum ist Knowledge Sharing so schwer?

Obwohl das implizite Business-Wissen die Quelle für viele Wettbewerbsvorteile ist, lässt es sich nur schwer fassen – geschweige denn teilen. Denn: Das Know-how liegt bei einzelnen Mitarbeitenden und ist sowohl vom jeweiligen Kontext als auch von der individuellen Erfahrung abhängig ist. Auf diese Weise sammelt sich über die Jahre zwar ein enormes Wissen in Organisationen an, doch nur selten erhalten andere Kolleg:innen Zugang dazu.

Hinzu kommen noch menschliche Gründe, warum einzelne Menschen den Wissensaustausch auf der Arbeit manchmal sogar absichtlich verhindern. Zum Beispiel, wenn Expert:innen in Unternehmen, in denen Wissen als Konkurrenzprodukt gilt, von ihrer individuellen Themenhoheit profitieren. Aber auch in weniger stark um Informationen konkurrierenden Organisationen endet der Wissensaustausch häufig an den Abteilungsgrenzen. Ob bewusst oder unbewusst – Silo-Denken ist das Aus jedes Wissenstransfers.

Unternehmen, die das Silo-Denken überwinden und den Wissensaustausch fördern wollen, können gleich an mehreren Stellen ansetzen. Dazu zählt, eine Unternehmenskultur zu schaffen, die Mitarbeitende belohnt, wenn sie ihr eigenes Wissen teilen sowie Führungskräfte, die mit gutem Beispiel vorangehen und Know-how mit anderen austauschen. Und auch soziale Sicherheiten tragen dazu bei, eine Ellenbogen-Kultur hinter sich zu lassen. Eine Kommunikation, die die persönlichen Vorteile, die durch den Austausch von Informationen und Erfahrungen entstehen, betont, fördert außerdem die Bereitschaft, Themenhoheiten bei der Arbeit aufzulösen.

Wer es dann noch schafft, das erfahrungsbasierte und spezifische Wissen beispielsweise mittels einer professionellen Software, einer Digital Adoption Platform (DAP) zugänglich zu machen, verfügt über einen der wichtigsten Trümpfe in einer Welt, die von hart umkämpften Wirtschaftsmärkten geprägt ist. Entsprechend streben immer mehr Unternehmen danach, Knowledge Sharing strategisch zu etablieren.

Praxistipp: Wissen mit einer DAP bereitstellen

Damit das Knowledge Sharing in der Praxis gelingt, lohnt sich der Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP). Denn die Fülle an Wissensinhalten ist nicht für jede:n Mitarbeiter:in gleich wichtig oder relevant. Vielmehr muss es das Ziel sein, die gesammelten Informationen mit Sinn zu strukturieren und passgenau zur Verfügung zu stellen. Professionelle DAPs wie die tts performance suite bieten hierzu beispielsweise die Bereitstellung nach Rollen und/oder Aufgaben bzw. Prozessen an. So erfahren die Mitarbeitenden auch einen wirklichen Mehrwert vom Wissensaustausch.

tts performance suite: die DAP, für professionelles Knowledge Sharing

Mit einer professionellen Digital Adoption Platform wie der tts performance suite kann das vorhandene Wissen zunächst gesichtet, dann zielgruppenspezifisch aufbereitet und schließlich strukturiert direkt am Arbeitsplatz bereitgestellt werden. Damit Unternehmen auch mittelfristig vom Knowledge Management Tool profitieren, sollten sie außerdem diese drei Punkte bei der Auswahl einer Digital Adoption Platform beachten:

1) Wissensinhalte können effizient erstellt werden, da Qualität und Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis stehen.
2) Wissensinhalte lassen sich so kuratieren, dass eine langfristige Qualitätssicherung möglich ist.
3) Wissensinhalte können passgenau zur Verfügung gestellt werden, genau dann, wenn sie benötigt werden.