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So hilft GoBD-konforme Software bei der Erfüllung von Gesetzesvorgaben

GoBD konforme Software

Bereits seit dem Jahr 2015 sehen sich Unternehmen durch die GoBD mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Insbesondere in der Finanzbuchhaltung müssen Systeme deshalb hohen Ansprüchen genügen. Welche rechtlichen Vorgaben kann GoBD-konforme Software im Einzelnen erfüllen?

Was sind die GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Gültigkeit haben die GoBD für alle Unternehmen, die über eine softwaregestützte Buchhaltung verfügen. Gemäß der gesetzlichen Regelung muss die Buchführung grundsätzlich folgende Eigenschaften aufweisen: Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung und Erfassung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit. Die entsprechenden Prozesse müssen darüber hinaus in Form einer sogenannten Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Ohne weiter ins Detail zu gehen, wird bereits deutlich, dass diese Anforderungen ohne GoBD-konforme Software kaum zu erfüllen sind. Doch was bedeutet GoBD-Konformität in diesem Kontext konkret?

Diese Kriterien erfüllt GoBD-konforme Software

Ist Software für die Finanzbuchhaltung GoBD-konform ausgestaltet, kann sie Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen. Am besten wird dies bei der Betrachtung eines Beispiels deutlich: Die für KMU entwickelte Buchhaltungssoftware des Anbieters HS - Hamburger Software erfüllt beispielsweise die GoBD-Anforderung, dass elektronische Belege digital in die Buchhaltung eingespielt werden müssen. Unterstützt werden alle Übermittlungswege und Formate. Zudem lässt sich jeder Beleg mit dem passenden Geschäftsvorfall verknüpfen (Stichwort: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit). Unter anderem sorgt eine E-Mail-Integration dafür, dass archivierungspflichtige Nachrichten korrekt zugeordnet werden. Die Anforderungen hinsichtlich einer vollständigen, ordentlichen und unverlierbaren Archivierung löst HS mit einem integrierten Dokumentenmanagementsystem. Weiterhin ist ein Eingangsrechnungs-Workflow vorhanden, mit dem sich das geforderte Vier-Augen-Prinzip umsetzen lässt.

Vorteile auch bei der Verfahrensdokumentation

Gemäß den GoBD muss der Umgang mit elektronischen Belegen in Form einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein. Zudem ist der Belegfluss zu dokumentieren. An dieser Stelle kommt ein weiterer Mehrwert GoBD-konformer Software wie der HS-Lösung zum Tragen. Das System protokolliert im Hintergrund sämtliche Bearbeitungsschritte. Zudem lassen sich individuelle Workflows einrichten. Dies erleichtert nicht nur das Erstellen der Verfahrensdokumentation, sondern vermeidet darüber hinaus Unstimmigkeiten in der Kommunikation mit Finanzbehörden.