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Die Digitalisierung der Personalabteilung bietet Entlastung bei Routine-Tätigkeiten

Digitalisierung Personalabteilung

Derzeit sorgen digitale Lösungen für grundlegende Veränderungen innerhalb der Arbeitswelt. Wie auch Personalabteilungen von automatisierten Arbeitsabläufen profitieren können, erklärt Steffi Lorenz, Product Manager der Danielle Software & Service GmbH, im Interview.

1. Wie kann Software dabei helfen, die Mitarbeiter in der HR-Abteilung von Routine-Tätigkeiten wie Urlaubsmeldungen und Co. zu entlasten?

Steffi Lorenz: Die HR-Abteilung hat es häufig mit solchen Anfragen wie Krankmeldungen, Fragen nach dem Urlaub oder nach Dokumenten für den Kindergarten oder die Hortbetreuung zu tun. Solche Routinefragen können genauso von einer Software beantwortet werden - beispielsweise in Form eines Chat-Roboters,* der das Anliegen sofort erkennt und eine passende Antwort darauf gibt. Die Personalabteilung steht den Mitarbeitern somit rund um die Uhr zur Verfügung und wird gleichzeitig entlastet. Unsere Personalsoftware Danielle beantwortet auch Fragen zum Arbeitsrecht – etwa nach dem gesetzlichen Sonderurlaub. Im Wesentlichen können mit Danielle alle Aufgaben im HR-Bereich automatisiert werden, sodass sich die Mitarbeiter der Personalabteilung um andere Aufgaben wie etwa die Personalentwicklung kümmern können. Um Menschen richtig einschätzen zu können, braucht es eben mehr, als Computer derzeit leisten können.

* Ein Chatbot ist ein textbasiertes System, mit dem man in natürlicher Sprache kommunizieren kann. Die Kosten eines solchen Chatbots sind im Vergleich zu einer echten Person minimal und er kann alle Fragen sofort beantworten.

2. Welche Prozesse sind "einfach" auszulagern (zum Beispiel direkt an die Mitarbeiter) und helfen der HR-Abteilung dabei, Zeit zu sparen?

Steffi Lorenz: Die Chat-Funktion erlaubt es den Mitarbeitern, ihre Daten in der Personalakte zu erfragen und sie auch mit einem Mitarbeiterfoto zu vervollständigen, Bescheinigungen zu einem Umzug und Krankschreibungen hochzuladen. Sie gibt ihnen auch eine Übersicht über ihre Urlaubsanträge und ihr Urlaubsbudget. Auch Urlaube können rund um die Uhr beantragt oder auch storniert werden. Gegebenenfalls ist es sogar möglich, diese direkt zu genehmigen. Auch die Schichtarbeitsplanung, die Überstundenverwaltung und die Arbeitszeiterfassung lassen sich über den Chat-Roboter problemlos verwalten.

3. Welchen Vorteil haben die Mitarbeiter von einer solchen Software?

Steffi Lorenz: Wenn die Mitarbeiter am Wochenende oder abends die Urlaubsplanung mit dem Partner besprechen und Pläne schmieden, können sie die Urlaubsanfrage sofort mit dem Handy durchführen. Prinzipiell können auch seitens des Arbeitgebers Regeln definiert werden, die es möglich machen, den Urlaub sofort zu genehmigen; in dem Fall würde die gesamte Prozedur nur wenige Sekunden in Anspruch nehmen.

4. Welche Vorteile hat das Unternehmen von einer solchen Digitalisierung der Personalabteilung?

Steffi Lorenz: Es fallen für das Unternehmen keinerlei Projektkosten an und die Software kann direkt im Browser genutzt werden, ohne dass für die Einführung eine Installation nötig wäre. Die monatlichen Kosten für die Nutzung der Software berechnen sich pro Mitarbeiter. Eine Übersicht der Preise ist hier erhältlich.