advertorial
Circula GmbH
Circula GmbH

Wie die Digitalisierung in der Buchhaltung Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen kann

Digitalisierung Buchhaltung

Die Digitalisierung der Buchhaltung stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, sie bietet auf der anderen Seite aber auch neue Chancen. Doch viele Betriebe in Deutschland scheinen vor einer Umstellung der Prozesse zurückzuschrecken. Das zeigt sich zumindest am niedrigen Digitalisierungsindex deutscher Unternehmen im internationalen Vergleich. Es bedarf praxisnaher und sicherer Lösungen, um die digitale Transformation voranzutreiben.

Ein hoher Digitalisierungsgrad sichert Unternehmen ab

Die Erfahrungen der letzten Jahre und insbesondere von 2020 zeigen, dass ein hoher Digitalisierungsgrad dafür sorgt, dass Unternehmen widerstandsfähiger sind. Damit können sie in Krisen flexibler agieren und sich den sich veränderten Anforderungen leichter stellen. Doch auch fernab von wirtschaftlich schwierigen Zeiten wird durch digitale Prozesse der erforderliche Rahmen geschaffen, dass Mitarbeiter produktiver arbeiten können und sich nicht mit zeitaufwendigen, analogen Arbeitsweisen auseinandersetzen müssen.

Ein Blick auf den Digitalisierungsindex Deutschland zeigt, dass viele Unternehmen des deutschen Mittelstandes noch nicht die Vorteile der Digitalisierung für sich erkannt haben. Zwar ist der Grad der Digitalisierung gestiegen, jedoch hat der digitale Fortschritt bei Weitem noch nicht alle Unternehmen erreicht. Viele Experten gehen davon aus, dass genau das erforderlich wäre, damit sie sich langfristig gegenüber der Konkurrenz behaupten können.

Rechtskonforme Lösungen sind essenziell

Ein Beispiel für die Effektivität der digitalen Transformation ist die Buchhaltung. In diesem Bereich ist es durch die Integration entsprechender Tools möglich, einen großen Teil der Arbeitszeit und Kosten einzusparen. Zudem lassen sich durch den Einsatz entsprechender Software fehleranfällige analoge Prozesse umgehen. Die Automatisierung versetzt Mitarbeiter in die Lage, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das fördert die Produktivität im gesamten Team und letztlich auch die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen.

Doch bereits die Auswahl entsprechender Tools erweist sich für viele weniger digital-affine Unternehmen als schwierig. Während beispielsweise in den USA steuerrechtlich relativ schlichte Buchhaltungstools zum Einsatz kommen können, reichen diese in Deutschland zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen nicht aus. Deutsche Unternehmen müssen sich unter anderem an die GoBD halten. Diese Grundsätze regeln, wie elektronische Bücher und Geschäftsunterlagen geführt und aufbewahrt werden müssen. Bei der Wahl der Software zur Digitalisierung der Buchhaltung ist dementsprechend die Rechtskonformität ein entscheidendes Kriterium. Deshalb bietet es sich an, sich vom Anbieter ein Testat mit Verfahrensdokumentationen aushändigen zu lassen. Circula GmbH kann dies als Anbieter digitaler Lösungen vorweisen.

Worauf kommt es bei einem Tool zur Digitalisierung der Buchhaltung an?

Doch allein die Rechtskonformität reicht nicht aus, damit Unternehmen von den Vorzügen der Digitalisierung profitieren können. Viel entscheidender sind der Funktionsumfang, die Kompatibilität mit dem bisher verwendeten Buchhaltungssystem und eine intuitive Bedienbarkeit. Lassen sich alle relevanten Daten und Auswertungen unkompliziert abrufen und der Status der Rechnung überprüfen, vereinfacht das den Arbeitsaufwand. Ebenso hilfreich sind Lösungen, die sowohl eine Bestellfreigabe als auch eine Belegfreigabe ermöglichen. Aber auch der Sicherheitsfaktor ist relevant. Das zeigt sich im Hinblick auf die Möglichkeiten zur Zahlungsfreigabe. Im geschäftlichen Bereich haben sich aktuelle Freizeichnungsmethoden wie FinTS und EBICS bewährt, um den Zahlungsverkehr abzusichern.