Ein leistungsfähiger digitaler Posteingang, der auch Filialen und Niederlassungen umfasst

Entscheider wie Abteilungsleiter oder Manager stehen oft vor der Herausforderung, gewachsene Strukturen modernisieren zu müssen. Aber möglichst ohne große Investitionen und mit einem absehbaren Erfolg. Für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit, also für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen, müssen schlanke Lösungen für viele Arbeitsabläufe gefunden werden. Ein digitaler Posteingang ist eine tragende Komponente für eine zukunftsfähige Modernisierung der internen Strukturen. Die digitale Transformation ist dann möglich, wenn alle Prozesse papierlos ablaufen, ohne Medienbrüche nahtlos ineinandergreifen und dadurch nicht zuletzt auch einem hohen Automatisierungsgrad unterworfen werden können. Wenn die Papierpost quasi gleich am Eingang aufgefangen und in digitale Dokumente umgewandelt wird, können alle nachgeschalteten Bereiche und Fachabteilungen mehr als nur signifikante Leistungssteigerungen erreichen.

Besonders die jüngsten Entwicklungen haben aber deutlich spüren lassen, dass etwa die Weiterleitung der Post auf Papier in die Abteilungen, womöglich noch per Handwagen, keine tragfähige Arbeitsweise mehr ist. Ein digitaler Posteingang dagegen sorgt für eine erheblich höhere Flexibilität und Agilität im ganzen Unternehmen. Ob bei Krankheit, Urlaub, Dienstreisen oder neuerdings bei Mitarbeitenden im Homeoffice landet die Post immer unmittelbar dort, wo sie gelesen wird und gegebenenfalls gleich bearbeitet werden kann. Individuell können dafür unter anderem über Klassifizierungsmodule Automatisierungen vorgenommen werden, die optimal die jeweiligen Strukturen abbilden. Das schlägt sich nicht nur in einer besseren Performance der Bearbeitung nieder, sondern auch in einem produktiveren Miteinander. Extern und intern tätige Mitarbeitende sind so immer auf dem gleichen Stand. Ganz zu schweigen davon, dass die externe Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern oder Behörden auf hohem Qualitätsniveau gewährleistet ist – wenn Anfragen in kurzer Zeit beantwortet und Rechnungen kurzfristig bezahlt werden und auch nicht über Gebühr liegen bleiben, macht das immer einen kompetenten und verlässlichen Eindruck.

Sämtliche Arbeitsabläufe rund um die Eingangspost können auf weitgehend automatisierte Zustellprozesse umgestellt werden. Kostenintensive von Hand auszuführende Vorgänge und deren große Fehleranfälligkeit fallen weg. In kürzester Zeit können im digitalen Posteingangsbuch auch Informationen oder Dokumente gefunden werden, völlig unabhängig von Ort oder Zeit. In diesem sind alle Postbewegungen festgehalten und nachvollziehbar dokumentiert – bis hin zur revisionssicheren Archivierung. Alle Zustellungen sind damit transparent und nachvollziehbar. Eingehende Dokumente werden über eine lernfähige Software eingescannt, sodass die Erkennung spezifisch auf das jeweilige Unternehmen entsprechend immer schneller und leistungsfähiger wird.

Viele Entscheider scheuen die vermeintlich hohen Kosten und Aufwände, wenn ein Projekt wie ein digitaler Posteingang mit zeitgemäß leistungsfähigen Strukturen realisiert werden soll. Dabei gibt es mittlerweile Plattformen wie ClickPost. Diese kommt ohne kostspielige Softwarekäufe und -installationen aus. Auch muss keine spezielle Infrastruktur an Hardware beschafft und eingerichtet werden. Intelligent gesteuerte Funktionen übernehmen manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten, deren Abläufe dadurch immens beschleunigt werden. Das skalierbare und hochflexible Baukastensystem der Plattform ClickPost zeichnet sich durch eine hohe Zukunftsfähigkeit aus, da es an sich ändernde Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden kann. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen ist damit auch die unerlässliche Investitionssicherheit gegeben.

Gleiches gilt für die einfache und intuitive Bedienung. Die Akzeptanz bei Mitarbeitenden spielt eine große Rolle, um das Potenzial der Software in vollem Umfang auszuschöpfen und von allen möglichen Prozessoptimierungen zu profitieren.