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Digitale Prozesse beginnen beim elektronischen Dokumentenaustausch

Digitale Prozesse

Die Digitalisierung ist eine der größten Herausforderungen und Chancen unserer Zeit. Sich dieser Entwicklung zu verweigern, kann Unternehmen langfristig die Wettbewerbsfähigkeit kosten. Trotz dieser Tatsache verhalten sich zahlreiche Organisationen zurückhaltend. Dabei lassen sich digitale Prozesse mit bereits vorhandenen Infrastrukturen realisieren, sofern intelligente Dokumentenmanagementsysteme zur Anwendung kommen.

Anforderungen steigen - auch im öffentlichen Bereich

Die Digitalisierung schreitet rasant voran. Mit demselben Tempo verändern sich die Anforderungen an Unternehmen. Doch auch öffentliche Institutionen, Organisationen und Behörden werden von diesem Prozess erfasst. Sie müssen gewährleisten, dass sensible Dokumente auf dem digitalen Weg rechtssicher ausgetauscht werden. Hinzu kommt die Forderung nach transparentem Handeln und deutlich mehr digitalen Services. Nicht zuletzt sind Gesetzesvorgaben wie das Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG) für das Gesundheitswesen oder die ab 2020 europaweite Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge umzusetzen.

Dokumentenaustausch als Basis für digitale Prozesse

Digitale Prozesse bieten zahlreiche Vorteile und sind unumgänglich. Idealerweise sollte die digitale Transformation bei der internen und externen Kommunikation ihren Anfang nehmen. Einen wichtigen Beitrag leisten an dieser Stelle moderne Dokumentenaustauschverfahren wie "Next Generation Document Exchange" (NGDX) des Berliner Unified-Communications-Herstellers Ferrari electronic. Sie bilden die Basis für einen manipulations- und rechtssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen und ermöglichen zudem die Automatisierung zeitraubender manueller Tätigkeiten. Darüber hinaus lässt sich NGDX unkompliziert in bereits bestehende Kommunikationsinfrastrukturen einbinden. Zusätzliche Investitionen in Hard- und Software sind nicht nötig. Das Verfahren ist branchenübergreifend einsetzbar und macht Insellösungen wie das beA oder den e-Arztbrief obsolet.

Mit NGDX werden Dokumente ohne Größenbeschränkung im Original als revisionssicheres PDF verlustfrei, nachweisbar und direkt an den Empfänger übertragen - unabhängig vom Endgerät und vom Standort. Sämtliche Formatierungen und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind hingegen von der Übertragung ausgeschlossen. Des Weiteren übermittelt NDGX auch hybride Dateiformate wie PDF/A und ZUGFeRD 2.0. Wird NGDX in Business-Process-Management-Systeme (BPM) integriert, können Dateien binnen wenigen Sekunden digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Somit sind standardisierte digitale Prozesse mit hohem Automatisierungsgrad und ohne Medienbrüche realisierbar.

Vorteile auch bei der Archivierung

Interessant ist die Möglichkeit der Prozessautomatisierung insbesondere für Unternehmen, die der Archivierungspflicht unterliegen. Sie erfüllen diese oft mithilfe umständlich dokumentierter Prozesse und teurer WORM-Speichersysteme. Ein Nachteil solcher Ansätze ist, dass sich der erfolgreiche Austausch der Dokumente nicht belegen lässt. Anders bei NGDX: Hier sendet das Empfangsgerät nach Erhalt eine Bestätigung über die erfolgreiche Transaktion. So lässt sich jederzeit rechtssicher nachvollziehen und belegen, welche Dokumente versendet und empfangen wurden.

Sicherheitsbedenken sind im Übrigen unbegründet: Bei NGDX werden sämtliche Dokumente per End-to-End-Übertragung rechtssicher und verschlüsselt versendet, empfangen und archiviert. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit der revisionssicheren Dokumentenablage.