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Digitale Personalakte - der Grundstein für professionelle Personalarbeit

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Die Personalakte ist wohl das sensibelste Dokument, das über einen Mitarbeiter in einem Unternehmen existiert. Arbeitsvertrag, Lebenslauf, Protokolle über Mitarbeitergespräche, Fortbildungsbestätigungen - sie beinhaltet allerhand Informationen, die oftmals bis zu 100 Seiten umfassen. Diese in binäre Form zu bringen, ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oftmals ein erster Schritt hin zu einer digitalen Personalarbeit - und gleichzeitig die Grundlage, um mit wenig Aufwand die HR weiter zu professionalisieren.

Blättern. Blättern. Und nochmals blättern. Existieren Personalakten noch in Papierform, suchen HR-Verantwortliche oftmals lange nach der Information, die sie gerade benötigen. Denn bei einem Umfang von bis zu 100 Seiten fällt es ihnen schwer, den Überblick zu behalten. Noch komplizierter wird es, wenn Schattenakten existieren - beispielsweise, weil Führungskräfte Dokumente als Kopie in ihrem Schreibtisch lagern. Eine lückenlose Personalarbeit und gleichzeitig eine sichere Aufbewahrung der sensiblen Informationen erscheint so fast unmöglich.

Schattenakten in den Schatten stellen - dank der digitalen Personalakte

Ermöglichen kann genau das heutzutage aber die Digitalisierung. Arbeiten Personalabteilungen mit einer passenden HR-Software wie der von Agenda Informationssysteme, liegen Mitarbeiterdokumente zentral an einem Ort. HR-Verantwortliche finden diese per Mausklick. Sie gewinnen digital so den vollumfänglichen Überblick. Eine Pflege ist von unterschiedlichen Firmenstandorten oder vom Homeoffice aus möglich. Dank sicherer Verschlüsselung entstehen keine Lücken im Datenschutz. Über cloudbasierte Anwendungen wie das Agenda Personal-Portal haben Personaler sogar die Möglichkeit, Führungskräften oder Mitarbeitern digitalen Einblick in Akten zu gewähren. Dazu später mehr.

Die digitale Personalakte als Basis für eine professionelle Personalarbeit

Die digitale Personalakte ist aber nur ein erster Baustein hin zu durchgängigen Workflows. Implementiert in ein integriertes HR-System, sorgen Unternehmen so mit einfachen digitalen Mitteln für eine professionelle Personalarbeit. Stichwort "integriertes System": Mit Software wie von Agenda lassen sich viele Personalprozesse in einem Programm erledigen - beispielsweise das Personalmanagement und die Lohnabrechnung. Die Grundlage dafür ist ein zentraler Datensatz. Der Lohnbuchhalter rechnet damit beispielsweise das Gehalt der einzelnen Mitarbeiter ab. Der Personaler wertet anhand dessen Informationen per Mausklick aus. Daten müssen nicht doppelt erfasst werden.

Ein HR-System - viele praktische Funktionen

Apropos Auswerten. Es klingt nach einer ganz simplen Frage: Wie viele Mitarbeiter arbeiten eigentlich im Unternehmen? Die Antwort lässt sich häufig nicht so leicht aus dem Ärmel schütteln. Angestellte sind in Elternzeit, andere im Mutterschutz oder gar im Sabbatical. Mit Software von Agenda ermitteln Personal-Verantwortliche diese Zahl per Mausklick und reagieren so schnell auf Anfragen seitens der Geschäftsführung. Oder auf die von Führungskräften, wenn es um Fragen wie den Durchschnittsgehalt der Abteilung für bevorstehende Gehaltsverhandlungen geht.

Eine HR-Software wie die von Agenda kann aber noch mehr. Mit Tools wie der Aufgaben- und Fristenverwaltung haben Führungskräfte wichtige Termine stets im Blick. Dabei handelt es sich nicht nur um Geburtstage und Jubiläen. Das Tool ist vor allem dann praktisch, wenn es um Ein- und Austritte geht oder wenn eine Mitarbeiterin in Mutterschutz geht beziehungsweise daraus zurückkommt. Dank dieser smarten Lösung lassen sich so Prozesse wie die Stellvertreterreglung in der Personalarbeit rechtzeitig organisieren.

Modernes Kompetenzmanagement betreiben Personalabteilungen, indem sie im Programm die Qualifikationen ihrer Mitarbeiter mit dem jeweiligen Stellenprofil per Mausklick abgleichen und so Schulungsbedarf beziehungsweise ungenutzte Potenziale offenlegen.

Apps und Cloudanwendungen - die perfekte Ergänzung zur digitalen Personalakte

Zurück zur digitalen Personalakte. Wer denkt, was einst in Papierform existierte, gibt es nun schlicht und einfach digital, der täuscht. Zwar mag die Akte rein äußerlich betrachtet die binäre Form des analogen Vorgängers sein, digital aber lässt sie sich wesentlich smarter in der HR einsetzen. Beispielsweise in Kombination mit einer cloudbasierten Kommunikationsoberfläche wie dem bereits erwähnten Agenda Personal-Portal. Fordert eine Führungskraft Einsicht in die Personalakte eines Mitarbeiters, war das früher häufig mit einem Gang in die Personalabteilung verbunden. Gerade wenn die Zeit drängte, konnte das lästig sein. Über die im Internet per Browser abrufbare Plattform gewährt die HR diesen Einblick nun digital - sicher verschlüsselt und mit individuellen Zugriffsberechtigungen. HR-Prozesse werden so wesentlich vereinfacht.

Das zeigt sich auch bei der Krankmeldung. Mitarbeiter müssen diese in den meisten Unternehmen nach wie vor bis zum dritten Tag nach Krankheitsbeginn abgeben - entweder persönlich oder auf dem postalischen Weg. Viel Aufwand für einen Zettel Papier, der nicht einmal im Original benötigt wird. Mit smarten Anwendungen wie der Agenda Personalbeleg-App verabschieden sich Unternehmen von solch überholten Verfahren. Der Mitarbeiter fotografiert mit dem Handy seine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) und übermittelt diese via App direkt an die Personalabteilung. Der HR-Sachbearbeiter verarbeitet die Information am PC und legt die AU anschließend per Mausklick direkt in der digitalen Personalakte ab.

Klicken statt aufwendig verwalten

Wenig Aufwand - große Wirkung: Digitalisieren Unternehmen ihre Akten und arbeiten mit einer auf einem zentralen Datensatz basierenden HR-Software, professionalisieren sie ihre HR mit einfachen Mitteln - ohne dafür zusätzliches Fachpersonal einstellen zu müssen oder ausgebildete Experten für das Personalwesen zu sein.

Einfache digitale Lösungen für komplexe Prozesse

In über 35 Jahren hat sich das Rosenheimer IT-Unternehmen Agenda Informationssysteme zum Branchenexperten für Personal- und Rechnungswesen-Software entwickelt. 17.000 Kunden vertrauen auf die kontinuierliche Weiterentwicklung der Produkte, angepasst an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen.