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Wie sich die digitale Buchführung mit Unterstützung einer erfahrenen Steuerberatung erfolgreich einführen lässt

Digitale Buchführung

Früher brauchten Unternehmer beziehungsweise die Buchhaltung viel Platz für Aktenordner und Ablagen und mussten Zeit investieren, um komplexe Archive zu durchstöbern, wenn sie etwas nachschlagen wollten. Heute haben sich die Prozesse durch die digitale Buchführung vereinfacht. So können Daten schnell, bequem und sicher digital verwaltet werden. Auch die Kommunikation mit dem Steuerberater ist auf digitalem Wege möglich. Eine Steuerkanzlei aus dem Allgäu nutzt dafür eine spezielle Software.

Digitale Buchführung ermöglicht effiziente Prozesse

Digitale Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und der steuerberatenden Kanzlei. So können Belege und Dokumente einfach eingescannt und in der Cloud gespeichert werden. Der Steuerberater kann auf alle relevanten Daten zugreifen und die Finanzbuchführung und Lohnabrechnung erledigen. Die Auswertungen können dem Mandanten dann wieder digital übermittelt werden.

Durch den Einsatz des Ersetzenden Scannens können zudem Originalbelege im Papierformat vernichtet werden. Dies reduziert den finanziellen und zeitlichen Aufwand erheblich. Für Belege und andere steuerlich relevante Daten und Unterlagen muss das Unternehmen jedoch gemäß GoBD eine Verfahrensdokumentation erstellen. Das bedeutet, es muss exakt beschrieben werden, wie die Daten und Unterlagen erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Steuerkanzlei arbeitet mit eigens entwickelter Steuersoftware

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Umgang mit einer Buchführungssoftware stellen insbesondere Unternehmen, die bei der Digitalisierung noch am Anfang stehen, vor eine Herausforderung. Deshalb empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei, die in Sachen Digitalisierung bereits viel Erfahrung und Expertise vorweisen kann. Ein solcher Partner ist die birkenmaier & kusel Steuerberatung aus Lauben im Allgäu, die auf Land- und Forstwirtschaft sowie Vereinsbesteuerung spezialisiert ist, aber auch für Firmen und Selbstständige aus anderen Branchen bundesweit tätig ist. Sie besteht bereits seit 70 Jahren, ist aber modern ausgerichtet und setzt auf einen Mix aus Offenheit, vertrauensvollem Miteinander, Trainings und Wissbegier, um die Digitalisierung zu meistern.

Ein Produkt dieses besonderen Engagements ist die eigens entwickelte Steuersoftware "PAUL". Mit "PAUL" können Unternehmen die Kanzlei von jedem Ort der Welt aus über die Cloud in Echtzeit erreichen sowie relevante Informationen wie beispielsweise Termine und Projekte einsehen, verwalten und steuern. Digitalisierte Unterlagen können einfach über einen digitalen Briefkasten verschickt und empfangen werden. Das eigene, in Deutschland betriebene Rechenzentrum sowie eine verschlüsselte Datenübertragung sorgen dabei für die höchstmögliche Sicherheit. Auch in Sachen digitale Finanzbuchführung entwickelt birkenmaier & kusel gemeinsam mit dem Mandanten sinnvolle und effiziente Lösungen. Die Kommunikation erfolgt dabei über E-Mails, Skype und Videokonferenz.

Steuerberatung mit umfassenden Kompetenzen im Bereich der Digitalisierung

Die Kanzlei schaut immer wieder "über den Tellerrand hinaus", um ihren Horizont zu erweitern, und handelt nach dem Credo: "Was wir selber einsetzen, kann für unsere Mandanten nicht schlecht sein." Die Digitalisierung hört für birkenmaier & kusel aber nicht bei der Software "PAUL" auf. Zusammen mit der Telekom und DocuSign hat die Kanzlei ein exklusives Projekt zur Einführung der digitalen Unterschrift im Kleinst- und Mittelstand realisiert und führt aktuell zusammen mit Personio eine neue HR-Software ein. Zusätzlich versucht die Steuerberatung die Digitalisierung mit persönlichem Einsatz und Kontakten zu vielen bekannten Start-ups für Kleinstunternehmen greifbar zu machen.

Aufgrund ihrer Expertise im Bereich Digitalisierung sind die beiden Kanzlei-Inhaber Herbert Birkenmaier und Peter Kusel gefragte Gastredner bei Branchentreffen und wurden bereits für zahlreiche Podcasts und Magazine interviewt. Das gesamte 60-köpfige Team der Steuerberatung besucht darüber hinaus regelmäßig Fort- und Weiterbildungen sowie Inhouse-Schulungen, um sein Fachwissen und seine Kompetenzen im Bereich Digitalisierung weiter auszubauen. Dass die Kanzlei ein starker Partner ist, zeigen Auszeichnungen in verschiedenen Bereichen. So wurde birkenmaier & kusel unter anderem vom "Handelsblatt" zu einem der besten Steuerberater 2019 gekürt.