advertorial

Der Gründer der Digital-Workplace-Agentur Kronsteg im Interview

Digital Workplace Agentur

Ricardo Thiele ist erfolgreicher Entrepreneur und bekannter Experte für den Digital Workplace. Warum die interne Digitalisierung für ihn zu einer der wichtigsten Herausforderungen für progressive Unternehmen zählt und wie diese dabei vorgehen sollten, verrät er im Interview.

Frage: Eine Agentur für den Digital Workplace ... das klingt erst einmal kompliziert. Was bedeutet das eigentlich?

Ricardo Thiele: Für uns ist der Digital Workplace eine Philosophie: Das Bestreben, Mitarbeitern möglichst einfach und zentral Zugang zu relevanten Informationen, Dokumenten, Prozessen und Wissen zu geben – egal, ob vom Desktop-PC, Smartphone oder Laptop. Als Agentur begleiten wir Unternehmen auf ihrem Weg zum Digital Workplace, indem wir strategisch beraten, wie zum Beispiel bei der Auswahl der richtigen Softwarelösungen, und sie bei der Einführung neuer Lösungen ganzheitlich unterstützen.

Frage: Was unterscheidet euch dabei von anderen IT-Dienstleistern?

Ricardo Thiele: Wir verstehen uns nicht als reiner IT-Dienstleister, da wir nicht nur die technischen Aspekte im Projekt beachten. Vielmehr rücken wir die Nutzer und ihre Anforderungen in den Fokus. Unser Credo ist es, mitreißende Plattformen zu realisieren, die langfristig einen echten Mehrwert im Arbeitsalltag der Mitarbeiter bieten. So stellen wir mit unseren Kommunikations- und Changemaßnahmen die langfristige Verankerung der Softwarelösungen sowie die Etablierung neuer Arbeitsweisen sicher.

Ein rein technisches Projektvorgehen lässt enorm viel Potenzial ungenutzt, da der wichtigste Erfolgsfaktor für jede Veränderung nach wie vor der Mitarbeiter ist. Wir legen daher besonders Wert auf praktikable Lösungen, welche die täglichen Herausforderungen adressieren. Und im Gegensatz zu den anderen Marktbegleitern sind wir herstellerunabhängig. Dienstleister mit Fokus auf einen Softwareanbieter, wie zum Beispiel SharePoint-Agenturen, gibt es viele. Diese beraten allerdings nur produktspezifisch. Wir betrachten die interne IT-Landschaft gesamtheitlich und lösungsoffen – egal, ob Microsoft, Google oder Atlassian. Jedoch greifen wir stets auf etablierte Softwarelösungen zurück, anstatt eine Individuallösung von Grund auf neu zu entwickeln. So läuft es in der Praxis meist auf Intranets, Office 365 oder die G Suite hinaus. Dort bringen wir dann unsere Expertise ein, wie die gewählte Lösung bestmöglich konfiguriert, eingeführt und genutzt werden kann.

Frage: Intranets, Office 365 und die G Suite gibt es ja schon eine ganze Weile. Was ist der Grund dafür, dass aktuell so viele Unternehmen einen Digital Workplace anstreben?

Ricardo Thiele: Das hat verschiedene Gründe. Besonders in den letzten Jahren haben sich die Ansprüche der Mitarbeiter an Unternehmenssoftware stark gewandelt. Heute erwarten viele Mitarbeiter eine hohe Benutzerfreundlichkeit, wie sie es von Anwendungen aus dem privaten Umfeld kennen. Hinzu kommt, dass Informationen oftmals über viele verschiedene Anwendungen verstreut sind. Das ist für die Mitarbeiter mühselig und ineffizient. Ein weiterer Treiber ist das vermehrte Arbeiten von unterwegs oder aus dem Home-Office. Um auch abseits vom Büro produktiv arbeiten zu können, sind Lösungen gefragt, die auch auf mobilen Endgeräten einwandfrei funktionieren. Hinzu kommt, dass sich die Form der Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen stark im Wandel befindet. Interdisziplinäre Projektteams und der Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg nehmen stetig zu. Um dies zu ermöglichen, braucht es moderne Softwarelösungen, die flexibel sind und von Mitarbeitern akzeptiert werden. All diese Punkte tragen dazu bei, dass mehr und mehr Unternehmen den Digital Workplace für sich als Wettbewerbsvorteil erkennen und intern einführen.

Frage: An möglichen Softwarelösungen scheint es dabei nicht zu mangeln. Können Unternehmen bei dieser Vielzahl an Lösungen überhaupt noch den Überblick behalten und die passende für sich auswählen?

Ricardo Thiele: Tatsächlich ist dies eine der ersten Herausforderungen auf dem Weg zum Digital Workplace. Insbesondere, weil Unternehmen selten auf einer grünen Wiese anfangen, ihre Softwarelandschaft zu gestalten. In der Regel existieren bereits viele verschiedene Softwarelösungen, die sich zudem häufig in ihrem Funktionsumfang überschneiden. Deshalb geht es zum Projektstart meist darum, aufzunehmen, welche Lösungen bereits vorhanden sind und wo Lösungen für bestimmte Anforderungen fehlen. Dabei kommen nicht immer nur neue Lösungen hinzu. Teilweise reicht auch eine Konsolidierung der bestehenden Softwarelandschaft. Wichtig ist nur, dass der Nutzer am Ende schnell und intuitiv erkennt, für welchen Anwendungsfall er welche Software nutzen sollte. Werden Überschneidungen von Funktionen vermieden und benötigte Funktionen bereitgestellt, entsteht eine nachhaltig erfolgreiche Softwarelandschaft im Unternehmen, die von Mitarbeitern gerne genutzt wird.

Frage: Welche weiteren Herausforderungen begegnen Unternehmen aktuell bei der Einführung des Digital Workplace?

Ricardo Thiele: Zeitliche Engpässe bei der IT, da die IT-Systemlandschaft in vielen Unternehmen immer komplexer wird und die Anzahl an zu administrierenden Softwarelösungen stetig zunimmt. Deshalb wünschen sich Unternehmen heute einfach zu administrierende Softwarelösungen, die immer häufiger auch in der Cloud zu finden sind. Somit kann der Digital Workplace auch von anderen Abteilungen, wie der internen Kommunikation oder Personalabteilung, größtenteils selbst eingeführt und administriert werden. Ebenso treten Unternehmen mit dem Wunsch an uns heran, mit Office 365 oder der G Suite den Workplace zu realisieren. Zwar bieten beide App Suites das richtige Fundament, aber durch die Vielzahl an einzelnen Applikationen fällt es den meisten Unternehmen schwer, daraus die richtigen auszuwählen - und anschließend zu konfigurieren, zu kombinieren sowie eine hohe Nutzerakzeptanz im Unternehmen sicherzustellen. Besonders der letzte Punkt ist wichtig, da es nur eine Chance gibt, den Nutzer von der neuen digitalen Arbeitsumgebung zu überzeugen.

Frage: Warum lohnt sich der Aufwand, den die Einführung eines solchen Digital Workplace mit sich bringt?

Ricardo Thiele: Die Einführung des Digital Workplace sollte niemals aus Selbstzweck initiiert werden. Vielmehr stellen die Projekte eine Reaktion auf reale Herausforderungen im Wettbewerb dar. Für einige Unternehmen ist dies das Streben nach einer höheren Produktivität, andere benötigen einen nachhaltigen Wissenstransfer oder eine gesteigerte Innovationskraft. Darüber hinaus werden Unternehmen mit einem Digital Workplace auch als deutlich modernerer Arbeitgeber wahrgenommen. Damit stellt die Unterstützung der täglichen Arbeit durch den Digital Workplace einen mindestens ebenso wichtigen Bestandteil für ein Unternehmen dar wie ein modernes Büro oder die passende Hardware-Ausstattung.

Frage: Gibt es Unternehmen, für die der Digital Workplace besonders interessant ist?

Ricardo Thiele: Mit Blick auf unsere Kunden zeigt sich, dass der Ansatz des Digital Workplace für nahezu alle Unternehmen interessant ist. Insbesondere wenn die Mitarbeiter zeit- und räumlich voneinander getrennt sind. Unser kleinster Kunde ist beispielsweise ein CNC-Unternehmen aus Süddeutschland mit 25 Mitarbeitern. Ebenso betreuen wir Konzerne mit mehr als 20.000 Mitarbeitern bei der internen Digitalisierung. Wir agieren also unabhängig von Branchen und Unternehmensgröße. Wobei eine Vielzahl unserer Kunden öffentliche Einrichtungen, produzierende Unternehmen, Einzelhändler und Verbände sind. Natürlich gibt es je nach Branche große Unterschiede hinsichtlich der Ansprüche an die Softwarelösungen und die Ziele für das Projekt. In kleinen Unternehmen reicht oftmals noch eine flexible Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen einigen Personen, während in großen Unternehmen tendenziell die zielgerichtete Verteilung von Unternehmensnachrichten sowie Prozessen wichtiger werden.

Frage: Handelt es sich beim Digital Workplace eher um einen Hype oder wie geht es weiter mit dem Thema?

Ricardo Thiele: Der Digital Workplace als Themenfeld ist noch lange nicht am Ende. Im Hype-Zyklus befindet er sich definitiv noch vor dem Gipfel der höchsten Erwartungen. Neue Softwarelösungen wie Social Intranets, Microsoft Teams oder auch Slack agieren dabei aktuell als technologische Treiber. Der Wunsch nach einem digitalen Arbeitsplatz trifft nicht nur in Fachkreisen auf starkes Interesse, sondern wird vor allem von den Nutzern erwartet. Ebenso haben die Führungskräfte das Thema für sich entdeckt und positionieren es als strategisches Projekt. Das ist jedoch erst der Anfang, perspektivisch werden bekannte Technologien aus dem privaten Umfeld wie Voice, Chatbots oder Künstliche Intelligenz weiter zur Vereinfachung der Arbeitswelt beitragen. Letztlich entscheidet der Mehrwert für den Nutzer, welche Technologien sich langfristig durchsetzen werden.