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Company Messenger: Diese Anforderungen sollten Unternehmenslösungen erfüllen

Company Messenger

Eine reibungslose Kommunikation im Unternehmen ist seit jeher von hoher Bedeutung. In Zeiten des zunehmenden mobilen Arbeitens und der bereichsübergreifenden Teamarbeit steigen die Anforderungen an Kommunikationstools zusätzlich. Immer mehr Unternehmen gehen deshalb dazu über, einen Company Messenger einzuführen. Doch worauf ist hierbei zu achten? Und was unterscheidet Business Messenger von Consumer-Lösungen wie WhatsApp?

Zeitsparende Kommunikation, beschleunigte Prozesse

In Zeiten höchst dynamischer Märkte ist es für Unternehmen unerlässlich, wichtige Themen umgehend zu adressieren und effektiv zu koordinieren. Das klassische Versenden von E-Mails reicht hierfür nicht mehr aus. Vielmehr sind Möglichkeiten der Echtzeit-Kommunikation erforderlich. Es liegt daher nahe, Messaging-Lösungen zu nutzen, um Nachrichten an Kollegen und Teams zu senden oder Inhalte direkt zu teilen.

Zwar sollte ein Company Messenger hierbei denselben Komfort bieten wie privat genutzte Dienste. Er muss darüber hinaus jedoch einige weitere Anforderungen erfüllen. Wie sich diese aus Administratoren- und Anwendersicht darstellen, beleuchtet der Artikel im Folgenden genauer.

Company Messenger: Anforderungen aus Sicht der IT-Administration

Aus IT-Sicht sollte ein Company Messenger zunächst einfach zu administrieren sein. Hierbei hilft eine intuitive Benutzeroberfläche. Zudem muss er unter Compliance-Gesichtspunkten mehrere Anforderungen erfüllen. Ein wichtiger Aspekt sind hierbei die Berechtigungen. So sollte es möglich sein, unabhängige Zugriffsberechtigungen und spezifische Sicherheitsrichtlinien für Mobile, Desktop, Browser und Bots zu vergeben. Von Bedeutung sind jedoch auch granulare Administrationsrechte.

Ebenso sollte ein Business Messenger MDM (Mobile Device Management) beziehungsweise EMM (Enterprise Mobility Management) unterstützen. Um durchgängige Prozesse zu gewährleisten, ist darüber hinaus das Vorhandensein einer Open API wichtig. Denn sie erlaubt es, den Messenger in die IT-Landschaft eines Unternehmens zu integrieren. Insbesondere für die Prozessautomatisierung und die Beschleunigung von Workflows ist dies ein bedeutsamer Aspekt. In diesem Zusammenhang sind zudem Chatbots relevant, die bislang nur wenige Company Messenger bereitstellen. Chatbots und Conversational AI-Agenten können für zahlreiche Zwecke und Integrationen genutzt werden. Darunter befinden sich nicht nur die externe Kommunikation mit Kunden, sondern auch interne Vorgänge wie das Support-Ticketing oder die Interaktion mit Business-Software wie ERP und CRM. Ein einfaches Anwendungsbeispiel für Bots ist das Versenden von Berichten aus dem CRM-System an die Vertriebsmitarbeiter.

Nicht zuletzt müssen Company Messenger selbstverständlich höchsten Anforderungen in puncto Datensicherheit, Datenschutz und Datensouveränität genügen. Ob in deutscher Cloud, Private Cloud oder On-Premises, ein schnelles Deployment sowie höchste Skalierbarkeit bei einfachster Instandhaltung runden die Anforderungsliste aus IT-Sicht ab.

Company Messenger: Anforderungen auf User-Level

Aus Anwendersicht sollte ein Company Messenger ebenso einfach zu nutzen sein wie private Messenger. Der allgemeine Maßstab ist hierbei WhatsApp. Neben Standardfunktionen (schnelles Messaging und Teilen von Dateien) sollten zudem einige businessspezifische Features vorhanden sein. Hierzu zählt etwa eine umfassende Gruppenkommunikation für die Kollaboration von Teams. Auch Alarmierungsfunktionen sind von Bedeutung. Sie dienen dazu, definierte Mitarbeiter bei kritischen Ereignissen priorisiert zu benachrichtigen. Alarmquittierungen geben hierbei Aufschluss über die Rückmeldungen der Mitarbeiter, und der Alarmbericht über den aktuellen Status der Krisensituation. Auch für die Krisenkommunikation sind entsprechende Features ideal geeignet, wobei sogar externe Beteiligte eingebunden werden können.