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Wie sich das Business Travel Management für Unternehmen vereinfachen lässt

business travel management

Die Planung von Geschäftsreisen kann recht aufwendig sein. Tatsächlich gehören die Kosten für Geschäftsreisen und die damit verbundenen Kosten für Buchung, Abrechnung etc. neben den Personalkosten zu den größten Kostenfaktoren in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Der Anbieter Lanes & Planes aus München hat nun eine einfach bedienbare, digitale Lösung für das Business Travel Management entwickelt.

Geschäftsreisen sind notwendig, aber teuer

Ob der Besuch von Messen, Tagungen oder Kongressen, Weiterbildungen oder klassische Geschäftstermine im Ausland - in vielen Branchen gehören Geschäftsreisen zum Arbeitsalltag dazu. Der persönliche Kontakt mit Geschäftspartnern oder Mitarbeitern in Tochterunternehmen sowie der Aufbau von Netzwerken, die Förderung von Geschäftsabschlüssen oder das Kennenlernen des kulturellen Kontextes bei Handelsbeziehungen sind in vielen Geschäftszweigen unverzichtbar.

In Deutschland geben Unternehmen nur für die Personalkosten mehr aus als für die Dienstreisen der Mitarbeiter. Neben den eigentlichen Reiseausgaben sind auch die Verwaltungskosten oft hoch. Da die Planung, die Durchführung und die Abrechnung einer Geschäftsreise zeitlichen Aufwand erfordern, verbringen laut einer aktuellen Studie des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement e. V.) Unternehmen pro Reise rund 1,5 Stunden rein mit der Vor- und Nachbereitung. Das entspricht ungefähr zwölf Prozent reinen Prozesskosten zusätzlich zu den Reiseausgaben.

Die Effizienz der Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen lässt sich mit einer vollständig digitalen Business-Travel-Management-Lösung eines Anbieters aus München steigern.

Business Travel Management - von der Suche und Buchung bis zur Abrechnung

Das All-Inclusive-Business-Travel-Management-Portal Lanes & Planes ist die erste Lösung, die alle Bereiche der Geschäftsreise vollständig digital abbildet. Von der Suche über die Buchung, Umbuchung und Erstattung oder Stornierung bis hin zur Reisekostenabrechnung und dem Belegmanagement und anschließenden Analysen und Reportings ist dabei alles über ein Onlineportal zu erledigen. Alle anfallenden Daten - Zahlungsdaten, Bahnkarten, Bonus- und Vielfliegerkarten sowie Mitarbeiterinformationen - werden in einem Konto beziehungsweise Account gesammelt und sind damit jederzeit verfügbar.

Dabei profitieren Unternehmen vom größten Inventar der B2B-Reisebranche mit Anbindung an über 100 Portale, Webseiten und Reservierungssysteme. Die Suche und Buchung von Flügen, Bahnreisen, Fernbussen, Taxen, Mietwagen oder Hotels - mit Lanes & Planes ist all das frei kombinierbar und über das Portal buchbar, ohne dass auf andere Seiten umgeleitet wird. Durch diverse Partnerschaften und Direktschnittstellen können dabei fast ausnahmslos die günstigsten Raten und Tarife angeboten werden. Reiserichtlinien wie Hotelklassen, Flug- oder Zugkonditionen und Maximalpreise können individuell pro Mitarbeiter oder für Gruppen geregelt werden. Jedem Mitarbeiter können dabei Rollen mit unterschiedlichen Rechten - Zugriffsrechte, Administrationsrechte, Buchungsrechte etc. - zugewiesen werden. Und auch genehmigungsberechtigte Reisemanager, die über die Freigabe oder begründete Ablehnungen entscheiden dürfen, können so festgelegt werden.

Über die Lanes-&-Planes-App sind alle Funktionen auch unterwegs verfügbar; Tickets, Boarding-Pässe und Voucher sind hier stets griffbereit. Nutzer bleiben zudem via Live-Updates zu Gate-Änderungen oder Verspätungen immer auf dem Laufenden. Die App ermöglicht es darüber hinaus, Belege direkt mit der Smartphone-Kamera einzuscannen und zu digitalisieren. Die gesamte Spesen- und Reisekostenabrechnung - inklusive Belegmanagement, Tages- und Kilometer- und Verpflegungspauschalen, Zuweisung von Kostenstellen, Währungen und Daten sowie Genehmigungsverfahren seitens der Buchhaltung für Bewirtungsbelege, Tankbelege oder Parktickets - lässt sich mit Lanes & Planes GoDB-konform komplett digitalisieren. Für gängige ERP- und Buchhaltungssysteme wie DATEV, SAP, Navision und Diamant Software stehen systemkonforme Anbindungen bereit. Dank umfangreicher Statistiken und Analysen unter Berücksichtigung der festgelegten Reiserichtlinien oder der Auswahl bestimmter Zeiträume können darüber hinaus zusätzliche Einsparpotenziale offengelegt werden.

Lanes & Planes – die innovative Lösung im Business Travel Management

Die 2017 von Veit Blumschein und Daniel Nolte in München gegründete Lanes & Planes GmbH bietet vollständig digitale Geschäftsreiselösungen für Firmen und KMU an. Kernstück ist das All-in-one-Business-Travel-Management-Portal Lanes & Planes, das die Effizienz der Geschäftsreiseplanung und -verwaltung deutlich erhöht.

Tatsächlich lassen sich mit Lanes & Planes bis zu 30 Prozent der direkten und indirekten Reisekosten einsparen. Durch das größte Inventar der B2B-Reiseindustrie mit Direktschnittstellen zu diversen Anbietern mit exklusiven Preisvorteilen können etwa 10 bis 15 Prozent eingespart werden. Hinzu kommt das Optimierungspotenzial durch transparente Suchvorgänge: Bonus-Programme für Reisende, Anpassungen der Reiserichtlinien etc. können sich in einer Ersparnis von fünf bis zehn Prozent widerspiegeln. Die indirekten Prozesskosten für die Reisebuchung, Reiseverwaltung und Reisekostenabrechnung machen zwölf Prozent der gesamten Reiseausgaben aus und können durch Zeiteinsparungen mithilfe der schlanken digitalen Prozesse von Lanes & Planes um drei Viertel gesenkt werden - das bedeutet weitere acht bis zehn Prozent Ersparnis an den Gesamtkosten.

Die oberste Priorität bei Lanes & Planes hat ein guter Kundenservice. Per Telefon, E-Mail und Live-Chat sind die Dienstreiseexperten jederzeit zu erreichen. Änderungen in letzter Minute, späteres Auschecken oder Stornierungen sind somit kein Problem mehr. Im Concierge-Service, der auch die Planung von Gruppenreisen übernehmen kann, arbeiten ausschließlich ausgebildete Reiseverkehrsfachkaufleute mit langjähriger Erfahrung.