Automatisierte Prozessoptimierung mithilfe von Process Mining

Bislang mussten Unternehmen Interviews oder Workshops durchführen, um zu analysieren, wo die Schwachstellen in ihren Prozessen liegen. Basierend auf den Ergebnissen wurden dann Verbesserungsmaßnahmen definiert, implementiert und mehr oder weniger überwacht. Dieser traditionelle Ansatz der Prozessoptimierung hat jedoch mehrere Schwächen. Erstens bindet er Mitarbeiterressourcen, die dann im Tagesgeschäft fehlen. Zweitens basiert er überwiegend auf subjektiven Wahrnehmungen und persönlichen Meinungen. Anders stellt sich die Situation beim Einsatz von Process Mining Tools dar.

Beim Process Mining wird eine spezielle Software eingesetzt, die auf Events oder Log-Daten in vorhandenen IT-Systemen zurückgreift. Sie nutzt diese Daten, die im Rahmen der Prozessdurchführung ohnehin entstehen, zur Analyse und visuellen Aufbereitung der Prozesse. Es entsteht also eine grafische Prozessdarstellung, die den tatsächlichen Prozessdurchlauf widerspiegelt. Selbst bei komplexen Prozessszenarien und großen Datenmengen ergibt sich vollständige Transparenz zum Ist-Zustand. Natürlich werden durch diesen Ansatz auch sämtliche Schwachstellen wie Workarounds, Schleifen und Engstellen sichtbar. Durch einen Abgleich mit den Soll-Vorgaben ist zudem umgehend klar, an welchen Stellen Abweichungen existieren.

Eine besonders leistungsfähige Lösung für die automatisierte Prozessoptimierung kommt von der Berliner Lana Labs GmbH. Mit "LANA Process Mining" hat sie ein Tool geschaffen, das bestehende Prozesse automatisch und übersichtlich visualisiert. Dies erfolgt innerhalb weniger Sekunden. Die intuitive Anwendung lässt sich ohne spezifische Vorkenntnisse nutzen. Sie erlaubt nicht nur die Prozessaufnahme, sondern auch einen automatisierten Soll-Ist-Abgleich. Hierzu laden Nutzer einfach ihr Soll-Prozess-Modell hoch. Abweichungen werden dann eigenständig von der Software dokumentiert und gelistet. Ebenso hebt die Software hervor, welche Probleme aufgrund ihrer Häufigkeit oder der Kosten mit besonderer Priorität behandelt werden sollten.

Eine weitere Besonderheit liegt im integrierten KI-Baustein. Der zugrunde liegende Machine-Learning-Algorithmus untersucht die Ursachen für Schwachstellen in den Prozessen. Hierdurch lassen sich Optimierungsstrategien datengetrieben weiter verfeinern. Wie gut die Prozesse allgemein funktionieren und ob die Optimierungsmaßnahmen greifen, lässt sich mit dem Kennzahlen-Monitoring überwachen, welches ebenfalls Bestandteil der LANA-Software ist.