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Worauf bei der Auslagenerstattung an Mitarbeiter zu achten ist

Auslagenerstattung

Eine träge und umständliche Auslagenerstattung schafft Unzufriedenheit und kann den Geldbeutel der Beschäftigten unnötig strapazieren. Mittels digitaler Tools ist es möglich, den Prozess zu beschleunigen und Mitarbeitern ohne Umwege die ausgelegten Beträge zukommen zu lassen.

Zügige Auslagenerstattung zur Entlastung der Mitarbeiter

In vielen Unternehmen gehört es zum Arbeitsalltag, dass Mitarbeiter Beträge für ihren Arbeitgeber auslegen. Dabei kann es sich um Verpflegungskosten, Reisekosten oder Spesen handeln. Unabhängig von der Ausgabenart sind alle Beteiligten daran interessiert, dass die betroffenen Mitarbeiter möglichst schnell und unkompliziert das ausgelegte Geld zurückerhalten. Denn nicht immer handelt es sich dabei um nur wenige Euro; in Agenturen oder Produktionsbetrieben können derartige Auslagen auch schon einmal bei mehreren Hundert Euro liegen. Um die eigenen Mitarbeiter finanziell nicht zu stark zu belasten, ist es erforderlich, Strukturen zu schaffen, die eine schnelle Erstattung erlauben.

Zeitersparnis durch digitale Lösungen

Für eine Beschleunigung des Vorgangs benötigen Unternehmen zunächst spezielle Buchhaltungstools wie Circula, über die es möglich ist, die Auslagenerstattung in die Wege zu leiten. Neben den Tools müssen in diesen Prozess aber auch andere Systeme integriert werden. Dazu zählen zunächst verwendete HR-Systeme, beispielsweise Personio, sowie ERP-Systeme wie Datev oder Microsoft Dynamics. Diese bilden ein umfassendes Dokumentenmanagement-System innerhalb des Unternehmens ab und ermöglichen den Zugriff auf benötigte Mitarbeiterdaten und die Dokumentation.

Nur wenn die digitalen Tools per Schnittstelle richtig mit den vorhandenen Systemen verknüpft werden, lassen sich die vielen Vorteile nutzen und der Prozess der Auslagenerstattung beschleunigen. Durch den Einsatz von Circula ist es damit möglich, bis zu 70 Prozent der Zeit für Abrechnungen einzusparen. Das stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zur Entlastung der Buchhaltung bei.

Förderung der internen Kommunikation

Neben der Zeitersparnis schaffen digitale Lösungen dieser Art auch mehr Transparenz und fördern die interne Kommunikation. Denn sämtliche Einreichungen sowie Rückfragen lassen sich über Tools wie Circula organisieren. Nicht nur die Buchhaltung und die Vorgesetzten, sondern auch betroffene Mitarbeiter können sich selbst jederzeit über den Abrechnungsstatus informieren. Auf Abrechnungen in Papierform kann damit vollständig verzichtet werden. Damit ist die digitale Auslagenerstattung ein weiterer Schritt hin zum papierlosen Büro.