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Zeiterfassung per App vereinfacht Arbeitszeitmanagement enorm

Zeiterfassung App

Der Trend geht in der Arbeitswelt klar in Richtung mehr Flexibilität. Mehrere Standorte stellen Unternehmen gleichzeitig vor eine enorme Herausforderung bei der Zeiterfassung. Es geht hierbei nicht um Produktivitätsmessungen, sondern insbesondere um die exakte Erfassung von Anwesenheiten für die spätere Lohnabrechnung. Eine innovative Zeiterfassung per App vereinfacht die administrativen Vorgänge nun signifikant.

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Herausforderungen in der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung gestaltet sich insbesondere bei mehreren Unternehmensstandorten und einem flexiblen Mitarbeitereinsatz schwierig. Dennoch ist eine exakte Erfassung von Arbeitszeiten erforderlich, um betriebswirtschaftliche Kennzahlen abzubilden, die Planung zu optimieren und schließlich eine korrekte Entgeltabrechnung zu erstellen. Durch den in Deutschland seit 2015 geltenden Mindestlohn und die damit verbundenen Aufzeichnungspflichten gewinnt die Dokumentation von Arbeitszeiten zusätzlich an Bedeutung. Kamen in der Vergangenheit überwiegend klassische "Stempeluhren" zum Einsatz, so sind heute in der Regel modernere, digitale Varianten im Einsatz. Neben stationären Lösungen zum Ein- und Ausstempeln werden auch Web-Interfaces genutzt. In Zeiten, in denen annähernd jeder Mitarbeiter ein Smartphone nutzt, liegt es jedoch nahe, diese Vorgänge über eine Zeiterfassungs-App abzuwickeln. Eine interessante Lösung kommt hierbei von Planday aus Kopenhagen.

Zeiterfassung per App vereinfacht Abläufe

Bei Planday handelt es sich um eine Personaleinsatzplanungssoftware. Ein Bestandteil der Cloud-Lösung ist auch die digitale Zeiterfassung. Diese ist einerseits browserbasiert, andererseits mittels Zeiterfassungs-App auch via iOS- oder Android-Smartphone nutzbar. Eine Kernkomponente ist die integrierte digitale Stempeluhr, über die Arbeitszeiten, Pausen und Fehlzeiten erfasst werden. Aus diesen Daten errechnet die Software automatisch die geleistete Arbeitszeit, wodurch Ungenauigkeiten und Fehler der Vergangenheit angehören.

Zu Arbeitsbeginn melden sich die Angestellten einfach über die Zeiterfassung-App an und stempeln sich ein. Dies kann sowohl im Firmennetzwerk vor Ort als auch an definierten Orten erfolgen, denn die Lösung hat ein besonderes Feature: Der Radius, in dem sich Nutzer ein- und ausstempeln können, kann vom Unternehmen individuell festgelegt werden. Unterstützt wird diese Funktion mittels GPS-Technologie. Damit ist eine Beschränkung auf bestimmte Arbeitsorte oder Regionen möglich. Haben die Mitarbeiter häufig wechselnde Einsatzorte, wie dies etwa im Außendienst der Fall ist, kann auch auf die Begrenzung verzichtet werden.

Folgeprozesse ebenfalls integriert

Planday vereinfacht auch die angrenzenden Prozesse rund um die Arbeitszeiterfassung. So kann etwa eine Instanz zwischengeschaltet werden, welche die aufgezeichneten Stunden genehmigt. Ist dieser Schritt erfolgt, besteht die Möglichkeit, die Daten an einen Steuerberater oder die interne Buchhaltung zu schicken. Sämtliche Prozessbeteiligte profitieren von einer hohen Transparenz und können die App zudem als betriebliche Kommunikationsplattform nutzen.