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Mehr Effizienz: Automatische Zeiterfassung in der Agentur

Zeiterfassung Agentur

Agenturen bieten Dienstleistungen an. Und Dienstleistungen bedeuten überwiegend Zeit, die vom Kunden in Anspruch genommen wird. Nun ist es vor allem in der Kreativbranche oft nicht so einfach, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu messen und diese auch anschließend dem Kunden zu erläutern. Software für die Zeiterfassung gibt es schon länger, doch insbesondere in einer Agentur braucht es ein Programm, das auch einzelne Projekte und Mitarbeiter sauber erfasst, damit die Leitungsebene besser kalkulieren kann.

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Die Zeiterfassung bei Kreativ-Dienstleistern

Es gibt wohl kaum Angestellte, die ihre Arbeitszeit gern punktgenau überprüfen lassen. Während es in der Industrie der Vereinfachung in der Buchhaltung dient und bei vielen Mitarbeitern einfach die Anwesenheit überprüft, fühlen sich Angestellte in einer Agentur unter Druck gesetzt, wenn ihre Arbeitszeit genau gemessen wird. Denn im kreativen Bereich gibt es an einem Tag starke Leistungsspitzen und dann wieder Tage, an denen die Produktivität eher im Keller ist. Wird das nun durch eine Software gemessen, haben Mitarbeiter oft Angst, das könnte sich negativ auf sie auswirken. Der Killer jedes kreativen Geistes ist schließlich Kontrolle. Doch hier liegt ein genereller Denkfehler vor: Eine gute Zeiterfassung hat im Prinzip zwei Ziele. Zum einen kann die genaue Erfassung der einzelnen Arbeitszeiten helfen, zukünftige Projekte besser planen zu können. Denn dann weiß der Geschäftsführer, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wird, und kann das in der Projektplanung viel präziser koordinieren. Der andere Grund für die Zeiterfassung liegt in der potenziellen Profitabilität der Agentur. Wenn nämlich die Kalkulation durch mehr Transparenz erleichtert wird, kann die Agentur auch mehr Ertrag aus einem Projekt einnehmen.

Herausforderungen bei der klassischen Zeiterfassung in der Agentur

Neben der Angst vor Kontrolle bestehen allgemeine Probleme bezüglich des Aufwands bei der manuellen Zeiterfassung. Das Ermitteln der Zeiten fällt vielen Mitarbeitern zusätzlich zur Last. Sie würden sich viel lieber auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die eigentliche Arbeit erledigen. Zudem erschwert manchmal die schlechte Organisation eine präzise Erfassung der Zeit. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel nur wöchentlich aufschreiben sollen, wann und was genau sie getan haben, können Erinnerungslücken die Ergebnisse verfälschen. Auch deswegen stößt das Thema Zeiterfassung öfter auf Unverständnis bei den ausführenden Kräften. Mittlerweile gibt es jedoch Programme, die die Arbeitszeit samt allen Zusatzfaktoren automatisch erfassen können.

Software von HQ gestaltet Zeiterfassung spielerisch

Das Hamburger Unternehmen HQLabs GmbH hat eine Agentur-Software entwickelt, in der auch unter anderem die vollautomatische Zeiterfassung integriert ist. In Verbindung mit der Software timeBro werden alle On- und Offlineaktivitäten des Mitarbeiters gemessen und können dann, grafisch ansprechend aufbereitet, ganz einfach per Drag-and-Drop den verschiedenen Projekten zugeordnet werden. Die Mitarbeiter müssen sich an dieser Stelle also nicht mehr den Kopf zerbrechen und der Chef behält die Projekte besser im Überblick und kann dadurch auch genauer planen.