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Telefonkonferenz einrichten: So lässt sich die Effizienz von Meetings steigern

Telefonkonferenz einrichten

Telefonkonferenzen erleichtern den geschäftlichen Ablauf und steigern in der Regel die Effizienz und somit auch die Produktivität eines Unternehmens. Um eine Telefonkonferenz einrichten zu können, ist allerdings oft ein langwieriger Anmeldeprozess notwendig. Bei einem Duisburger Anbieter ist das anders: Hier kann die Schaltung mit allen gewünschten Gesprächsteilnehmern in wenigen Schritten erfolgen.

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Telefon-Meetings für den direkten Austausch

Telefonkonferenzen sind eine gute Alternative zu Meetings vor Ort. Ihre Vorteile zeigen sich bei Besprechungen, aber auch gegenüber dem alltäglichen
E-Mail-Verkehr. Nicht umsonst zählen Telefongespräche zu den bevorzugten Kommunikationsmitteln im geschäftlichen Umfeld. Insbesondere Unternehmen, welche über viele Standorte verfügen oder viele Außendienstmitarbeiter beschäftigen, nutzen Telefonkonferenzen gern, um Besprechungen direkt und persönlich über das Telefon durchzuführen. Das kann viel Zeit und auch Kosten wie zum Beispiel Reisekosten einsparen. Alle Beteiligten sind durch das gemeinsame Telefonat auf dem gleichen Stand der Dinge und können Einwände und Ideen direkt mit einbringen. Missverständnisse in der Kommunikation, wie sie bei der Korrespondenz über E-Mails auftreten können, lassen sich so vermeiden. Das ermöglicht es, Entscheidungen direkt im Gespräch zu treffen, wodurch eine hohe Effizienzsteigerung zu erwarten ist.

Geringe Stressbelastung durch Telefonkonferenzen

Neben den Vorteilen für das Unternehmen durch eine Zeit- und Kostenersparnis und der verbesserten Effizienz können auch die einzelnen Mitarbeiter von Telefonkonferenzen profitieren. Denn für Mitarbeiter kann es immensen Stress bedeuten, für eine Besprechung verreisen zu müssen. Staus im Straßenverkehr, Verspätungen bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder Umbuchungen bei unplanmäßigen Änderungen fallen dadurch weg. Selbst Streiks im Bus-, Bahn- oder Luftverkehr haben keinen Einfluss mehr auf den Erfolg einer Besprechung.

Mitarbeiter können direkt vor Ort verbleiben und die ersparte Zeit nutzen, um sich ihren Kernaufgaben zu widmen. Das trägt zur Produktivitätssteigerung bei, kann aber auch helfen, die Mitarbeiter zu entlasten und die Arbeitszufriedenheit zu steigern. Damit die Vorteile einer Telefonkonferenz genutzt werden können, bedarf es aber einer guten Vorbereitung. Dazu zählen das Festlegen der Teilnehmer, die genaue Uhrzeit und nicht zuletzt das Anlegen einer Agenda, wodurch sich alle Beteiligten gut auf das Gespräch vorbereiten können. Wird die Telefonkonferenz über einen Telekommunikationsdienst wie woopla durchgeführt, dann kann das Telefon-Meeting innerhalb kürzester Zeit beginnen.

Telefonkonferenz einrichten - mit woopla in wenigen Schritten starten

Hinter dem Telekommunikationsdienst woopla steht ein im Jahr 2009 gegründetes Unternehmen aus Duisburg. Das Telekommuni-
kationsunternehmen bietet Privat- und Geschäftskunden mit woopla die Möglichkeit, Telefonkonferenzen in wenigen Schritten einzurichten und zu starten. Eine Anmeldung ist nicht notwendig und die Abrechnung erfolgt direkt über die Telefonrechnung (in Deutschland derzeit neun Cent je Minute).

Um die Telefonkonferenz einrichten zu können, wird zunächst eine sechsstellige Raumnummer festgelegt und allen Teilnehmern nebst Datum und Termin der Konferenz einfach per E-Mail-Vorlage mitgeteilt. Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen sich anschließend alle Teilnehmer mit der Einwahlnummer und der vereinbarten Raumnummer ein. Dadurch erfolgt die Zusammenschaltung der Gesprächsteilnehmer. Diese einfache Art der Einrichtung mit woopla ermöglicht es, ad hoc gemeinsam zu telefonieren sowie internationale Telefonkonferenzen durchzuführen. Dazu stehen Einwahlnummern für viele Länder zur Auswahl. Auf diese einfache Arte und Weise sind Telefonkonferenzen mit bis zu 600 Teilnehmern möglich.