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Mit der Potenzialanalyse den Grundstein für einen optimalen strategischen Einkauf legen

Strategischer Einkauf

Beim Thema Einkauf stellen Vorstände oder Geschäftsführer vor allen Dingen folgende Fragen: An welchen Stellen sind weitere Einsparungen möglich und wie hoch könnten diese ausfallen? Nicht jeder Einkaufsverantwortliche hat sofort Antworten zur Hand, die faktisch belegbar sind. An dieser Stelle kommt eine professionelle Potenzialanalyse auf Ebene des gesamten Einkaufsvolumens oder ausgewählter Warengruppen ins Spiel. Beispiele zeigen, dass ein strategischer Einkauf mithilfe dieses Werkzeugs deutlich optimiert werden kann. Es ist jedoch ein systematisches Vorgehen erforderlich, bei dem spezialisierte Beratungshäuser unterstützen können.

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Zunächst solide Informationsbasis schaffen

Vor der Einführung einer Potenzialanalyse gilt es, einen Unterbau zu schaffen. Unternehmen sollten daher zunächst ihr gesamtes Einkaufsvolumen auswerten und sämtliche Warengruppen mittels ABC-Analyse priorisieren. Die besonders wichtigen Warengruppen werden anschließend unter den Gesichtspunkten Preise, Mengen, Bedarfsträger, Lieferanten und Beschaffungsprozess näher analysiert. Nun gilt es, interdisziplinäres Wissen bezüglich der relevanten Warengruppen zu sammeln. Hierbei bringen sich Mitarbeiter aller beteiligten Bereiche ein und tragen Fakten zu bisherigen Einkaufsprozessen, Einsparungsmaßnahmen, Spezifikationen, technischen Informationen, Mustern und Entwicklungsprognosen zusammen. Bereits in dieser frühen Phase macht es Sinn, externe Dienstleister wie die Düsseldorfer HÖVELER HOLZMANN CONSULTING zurate zu ziehen.

Strategischer Einkauf: Optimierungsansätze

Zur Quantifizierung und Realisierung des Einparpotenzials hat ein strategischer Einkauf unterschiedliche Hebel, die bewertet und aufeinander abgestimmt werden müssen (Siehe Abb. "Die Erfolgsformel für den Einkauf"). Der erste Ansatz ist die Volumenkonzentration. Sie ist immer dann relevant, wenn ein Unternehmen mit einer zu großen Anzahl von Lieferanten zusammenarbeitet. Das Gegenstück bildet die Erweiterung des Lieferantenkreises um inländische und ausländische Zulieferer, um für zusätzlichen Wettbewerb zu sorgen. Insbesondere in puncto Global Sourcing zögern etliche Einkaufsabteilungen und verschenken so wertvolle Einsparpotenziale. Auch die Analyse der gesamten Lieferkette eröffnet häufig interessante Ansätze. So lassen sich etwa Prozessbeteiligte mit geeigneten IT-Lösungen weiter vernetzen. Nur ein Beispiel hierfür ist die Anwendung elektronischer Kataloge zur Verbesserung der Bestellprozesse. Zudem existieren in den Bereichen der Logistik und des physischen Materialflusses meist weitere Hebel. So können zum Beispiel Bestände optimiert werden, um die Kapitalbindung zu reduzieren.

Möglicherweise ist neben kaufmännischen Maßnahmen eine Optimierung von Spezifikationen möglich, in deren Rahmen Produkte oder Dienstleistungen geringfügig verändert werden, um günstigere Einstandspreise zu erzielen. Weitere Potenziale verbergen sich in der Optimierung der Einkaufsmengen (Siehe Abb. "Mengenhebel der Einkaufserfolgsformel").

Prognose und Umsetzung

Hat die Hebelanalyse deutliche Einsparpotenziale für priorisierte Artikel ergeben, so werden diese letztlich auf das Einkaufsvolumen der kompletten Warengruppe hochgerechnet. Nun besteht Klarheit darüber, um welche Wertigkeit es tatsächlich geht. Es folgt ein Fahrplan, der Maßnahmen und Termine enthält. Dieser sorgt für die erforderliche Verbindlichkeit und Planungssicherheit hinsichtlich der Realisierung der ermittelten Einsparungsmöglichkeiten.