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Software für Zeitarbeit: So nutzen Personaler und Zeitarbeitsfirmen die Vorteile der digitalen Prozessoptimierung

Software Zeitarbeit

Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen haben eine wichtige Aufgabe: Sie bieten ihren Kunden die Möglichkeit des bedarfsgerechten Personaleinsatzes. Der flexible Personaleinsatz im Kundenunternehmen ist mit vielen administrativen Abläufen verbunden, die sich im Zuge der AÜG-Reform noch verschärft haben. Zeitarbeitssoftware vereinfacht die operativen Abläufe der Zeitarbeitspraxis und ermöglicht ein schnelles Kunden- und Mitarbeiterfeedback.

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Kernaufgaben in der Zeitarbeit vereinfachen

Verwaltungsarbeit frisst Zeit und Ressourcen, wenn Prozesse nicht reibungslos funktionieren. Branchenspezifische Softwarelösungen wie AÜOffice® vereinfachen operative Prozesse in der Zeitarbeit für schnellere und fehlerfreie Bearbeitungen. Die Branchenführersoftware von prosoft unterstützt Personaldienstleister seit über 30 Jahren im Zeitarbeitsalltag: Die workflow-optimierte HR-Solution bildet alle wichtigen Prozesse ab - von der Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Disposition und Zeiterfassung. Dadurch lässt sich zudem die Personalverwaltung entlasten. Denn eine zentralisierte Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung hat viele Vorteile: Kurze Kommunikationswege und eine lückenlose Synchronisation von Daten (keine Mehrfachdatensätze mehr!) ermöglichen schnelle Bearbeitungen. Personaler können wichtige Unterlagen mithilfe der Suchfunktion in Sekundenschnelle finden und reduzieren ihre Fehlerquote. Eine Kontrollfunktion für wichtige Fristen stellt sicher, dass To-dos pünktlich abgehakt werden.

Bedarfsorientiert disponieren

Personaldisponenten müssen bei jeder Auftragslage den Überblick behalten, um schnell auf kundenseitigen Personalbedarf zu reagieren. Mit dem tagesaktuellen Planungsassistenten in AÜOffice® behalten sie alle Aufträge und Einsätze sicher im Blick. Die Kunden- und Kontaktverwaltung mit Selektionsfunktion ermöglicht es, Ansprechpartner sofort zu finden und zu kontaktieren. Auch Branchenzuschläge werden mithilfe der Software korrekt erfasst. Denn alle gültigen Branchentarife werden mit AÜOffice® automatisch registriert und aktualisiert. Vollautomatisierte Berechnungen von Fristen und Branchenzuschlägen sorgen für eine korrekte Erfassung aller Zuschläge. Kundenkonditionen, übertarifliche Zulagen, Unterbrechungs- und Hemmfristen sind dabei eigens konfigurierbar. Das ermöglicht es den zuständigen Mitarbeitern, souverän auf Aufträge zu reagieren. Denn AÜOffice® vereinfacht einzelne Arbeitsschritte der Auftragsverwaltung für eine effizientere Bearbeitung. Mit der nutzerfreundlichen Auftragsverwaltung behalten Personaldienstleister alle Aufträge sicher im Blick und können wichtige Daten per Suchfunktion sekundenschnell auffinden. On top bietet die Zeitarbeitssoftware eine integrierte Auftragskalkulation inklusive Margenberechnung.

Zeiten punktgenau erfassen

Mit der prosoft WEB-Zeiterfassung 2.0 werden Arbeitszeiten sicher per Web oder Zeiterfassungsterminal erfasst und in Echtzeit an AÜOffice® übertragen. Die integrierte Arbeitszeitkorrektur sorgt für eine fehlerfreie Erfassung. Für eine komfortable Lohn- und Gehaltsabrechnung mit minimiertem Fehlerrisiko werden Lohn- und Fakturastunden in einem Arbeitsschritt erfasst. Auftragsspezifische Konditionen wie Nacht- und Schichtzulagen lassen sich automatisch verrechnen. Daraus ergeben sich einige Vorteile für die Personalabrechnung. Denn das ITSG-zertifizierte Lohnmodul von prosoft ermöglicht eine vollautomatische Durchführung der Abrechnung. Automatische Berechnungen der SV-Anteile und Beitragsschätzungen sowie Plausibilitätsprüfungen sorgen für eine fehlerfreie Bearbeitung ohne Nachkorrekturen. Regelmäßige Aktualisierungen aller Tarifänderungen werden berücksichtigt. Alle lohnrelevanten Zeitwerte können einfach aus der AÜOffice®-Zeiterfassung übernommen werden. Für eine sichere und schnelle Zahlungsabwicklung unterstützt die Zeitarbeitssoftware die Datenaustauschformate SEPA und DTAUS.

Equal Pay und Höchstüberlassungsdauer sicher erfassen
AÜOffice® verfügt über AÜG-optimierte Funktionen zur Umsetzung der AÜG-Reform in der Zeitarbeitspraxis. Nutzer hinterlegen Kunden-, Mitarbeiter- und Auftragsdaten in AÜOffice® und die Software ermittelt, wann die Höchstüberlassungsdauer des Kundeneinsatzes erreicht ist. Auftrags- und kundenspezifische Fristen für Equal Pay berechnet AÜOffice® datumsgenau. Anhand von Listen und Warnhinweisen sehen die Softwarenutzer auf einen Blick, wann die Überlassungshöchstdauer oder Equal Pay fällig sind.