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Software Asset Management: Risiken senken, Chancen erhöhen

Software Asset Management

Software ist aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken, die Zahl der genutzten Software-Programme steigt stetig an. Dabei entstehen für den Unternehmer Risiken, die auf den ersten Blick schlecht einzuschätzen sind. Mit dem richtigen Software Asset Management können Gefahren rechtzeitig erkannt und minimiert werden. Ein weiterer Vorteil für Unternehmen sind mögliche Chancen, die sich durch ein hochwertiges Software Asset Management ergeben.

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Gründe für die Einführung von Software Asset Management

Kosteneinsparung
Transparente und standardisierte Prozesse über den gesamten Nutzungs- beziehungsweise Lebenszyklus einer Software im Unternehmen - von der Beschaffung über die Verwaltung bis zur Ablösung durch ein Nachfolgeprodukt - helfen dabei, die Kosten erheblich zu senken. Die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter werden in Bereichen wie dem Kundensupport und der Infrastruktur erleichtert und optimiert.

Darüber hinaus verhindern Unternehmen mithilfe eines besseren Überblicks über die tatsächlich genutzte Software unnötige Ressourcen-Einbußen. SAM liefert Unternehmen die äußerst nützliche Übersicht über die verwendete Software: Spezielle Tools machen ersichtlich, welche Software installiert ist und von den Mitarbeitern genutzt wird. Daraus lassen sich bessere Konditionen mit Lieferanten vereinbaren und durch ungenutzte Software gebundenes Kapital wird freigesetzt.

Risikominimierung
Risiken stellen in Unternehmen oft schlecht definierbare Vorgänge und Zahlen dar - das ungefähre Ausmaß kann oft nur anhand eines "Worst-Case"-Szenarios berechnet werden. Eine genaue Gefahreneinschätzung ist ebenso wichtig wie eine aktive Risikominimierung. Unnötige Strafzahlungen, beispielsweise durch eine Fehllizenzierung hervorgerufen, können mit einem effizienten Software Asset Management vermieden werden.

Eine undurchsichtige und komplizierte Softwareverwaltung birgt Gefahren und bindet unnötige Ressourcen. Mithilfe eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Software Asset Managements wird die Software- und Lizenzverwaltung zu einem einfachen und transparenten Prozess, der wenig Aufwand und Kosten verursacht und langfristig das Unternehmen stabilisiert.

Prozessoptimierung
Prozesse entwickeln sich ständig weiter. Anpassungen an neue Technologien, Wettbewerber und Gesetze sorgen unter anderem für eine dauerhafte Überprüfung der Unternehmensprozesse. Gerade im Qualitätsmanagement ist dies ein wichtiger Eckpfeiler. SAM und SAM Tools können Prozesse vereinfachen und optimieren und erzielen dadurch positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.

Betriebe erlangen mit SAM eine umfassende Kontrolle, wenn es um die Software- und IT-Ressourcen geht. Dadurch lassen sich Entscheidungen einfacher und präziser treffen. SAM Tools können jederzeit feststellen, wie der Stand von Software und Lizenzen ist, und dienen als Grundlage für weitere Vorgehensweisen in der IT-Strategie.

Wettbewerbsvorteile
Mithilfe von SAM schaffen sich Unternehmen gegenüber ihren Wettbewerbern klare Vorteile. Schlankere Prozesse, schnellere Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen und geringere Kosten gewährleisten eine höhere Konzentration auf Produkte und Dienstleistungen.

Unternehmen können besser auf unerwartete Veränderungen reagieren, wenn sie darauf vorbereitet sind. SAM unterstützt bei zukünftigen Softwareanforderungen und ermöglicht auf diese Weise eine schnelle und flexible Reaktion. Die Ressourcenverschwendung in der Softwarenutzung wird reduziert, da diese mit SAM skalierbar einsetzbar ist.

Compliance
Gesetzliche Compliance ist gerade für kleinere Unternehmen ein rotes Tuch. Es ist jedoch sehr wichtig, behördliche Auflagen und Regulierungen zu kennen und umzusetzen. Anforderungen an IT-Verwaltung und -kontrollen lassen sich mit einem voll umgesetzten SAM-Plan leicht erfüllen, um jederzeit eine gründliche und aktuelle Aufzeichnung der Softwarebestände und -lizenzen aufzeigen zu können.

Unternehmen und Unternehmer haften für Verstöße von gesetzlichen Auflagen und Verträgen mit Kunden oder Lieferanten. Dies kann hohe Strafen und Verfahrenskosten nach sich ziehen. Beachtung sollte auch der drohenden Rufschädigung entgegengebracht werden, die ein Unternehmen als Folge eines Gerichtsverfahrens erleidet. Bei Lizenzverstößen haften Unternehmer sogar mit ihrem Privatvermögen. Mit einem SAM-Plan lassen sich Haftungsrisiken minimieren und sogar gänzlich vermeiden.

SAM-Risikoanalysen als erste Maßnahme nutzen

Mithilfe von Software-Asset-Management-Risikoanalysen erhalten Unternehmen eine erste qualitative Einschätzung zur aktuellen Lizenzierungssituation. Einsparungspotenziale werden aufgedeckt und weitere Schritte zur Risikominimierung empfohlen. Ein erster Überblick über das Thema Software Asset Management erfolgt: Neben sinnvollen Softwarelizenzen werden nützliche weitere Schritte wie beispielsweise die Durchführung eines SAM-Projektes zur Aufnahme aller Bestände vor Augen geführt.

Die Vorteile von SAM-Risikoanalysen liegen hauptsächlich auf den zwei Themen Risikoidentifikation und Chancen zur Kosteneinsparung. Dadurch erhalten Unternehmen einen echten Mehrwert. Spezialisierte Beratungsunternehmen bieten SAM-Risikoanalysen oft zu niedrigen, einmaligen Festpreisen an und werden durch sogenannte SAM Consultants, den Experten auf dem Gebiet Software Asset Management und Lizenzierung, durchgeführt.

Qualitätsmanagement-System nach ISO 9001:2015 immer mit Software Asset Management verbinden

Ein wichtiger Bestandteil der neuen Qualitätsmanagement-System-Norm ISO 9001:2015 ist der Bereich "Risiken und Chancen", über die sich Unternehmen systematisch bewusst werden sollen.

In SAM-Risikoanalysen werden die Themen Gefährdungen, Chancen und Software Asset Management vereint und bieten Unternehmen ein proaktives Angehen mit dem Ziel, Risiken im Vorfeld zu vermeiden und gleichzeitig Chancen zu erkennen und nutzen. Eine falsche Lizenzierung birgt häufig unerkannte Gefahren, also Risiken, die meistens dann zum Vorschein treten, wenn es bereits zu spät ist. Darunter fällt ein anstehendes Herstelleraudit.

Im Gegensatz dazu können Unternehmen auf Chancen hoffen, die durch korrektes Software Asset Management entstehen können, wie beispielsweise eine prägnante Kostenersparnis.