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SAP-Dokumentenmanagement-Integration bringt Transparenz und Zeitersparnis

sap dokumentenmanagement

Die komplett digitale Abbildung von Geschäftsvorgängen ist mit Standard-ERP-Systemen wie SAP kaum realisierbar. Unternehmen sehen sich daher mit der Frage konfrontiert, wie sich Dokumente einerseits digitalisieren, andererseits optimal mit dem vorhandenen, führenden System verknüpfen lassen, um einen durchgängigen Informationsfluss sicherzustellen. Die Antwort liefert eine SAP-Dokumentenmanagement-Integration.

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SAP um Dokumentenmanagement erweitern

Mit einer optimalen SAP-Dokumentenmanagement-Verknüpfung können Unternehmen enorme Potenziale erschließen. Gelingt es, ein vollumfängliches Zusammenspiel beider Komponenten zu realisieren, lassen sich zahlreiche kostenintensive Probleme minimieren. So reduziert sich etwa die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen deutlich. Insgesamt wird die Dokumentenablage wesentlich strukturierter, wodurch benötigte Informationen schnell auffindbar sind. E-Mails werden einheitlich mit Bezug zu ERP-Datensätzen gespeichert. Papiergebundene Freigabeprozesse, in die Mitarbeiter ohne ERP-Zugang involviert sind, lassen sich abstellen. Ebenso wird eine revisionssichere Archivierung ermöglicht - in Kellern schlummernde Papierarchive gehören dann der Vergangenheit an. All diese Vorteile können jedoch nur dann genutzt werden, wenn das Zusammenspiel von Dokumentenmanagement-System und SAP reibungslos funktioniert.

Mit seiner Lösung enaio® zeigt der Softwarehersteller OPTIMAL SYSTEMS, wie dies in der Praxis auf einfache Art und Weise gelingen kann. Zum Einsatz kommen bidirektionale Schnittstellen. Anwender sind nicht dazu gezwungen, zwischen Systemen hin und her zu springen, sondern können weiterhin in der gewohnten Umgebung arbeiten.

Gesamter Dokumentenbestand muss verknüpft werden

Ein Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM, hat die Aufgabe, Dokumente aller Formate zu verwalten und richtlinienkonform zu archivieren. Es spielt hierbei keine Rolle, ob die Dokumente aus einem ERP-System heraus erstellt wurden, aus Standardsoftware wie Office oder E-Mail-Programmen stammen oder über Kanäle wie Fax, Brief oder E-Mail im Unternehmen eingegangen sind. Das Ziel ist also ein vollumfängliches digitales Management sämtlicher Belege. Der volle Nutzen offenbart sich jedoch erst dann, wenn die Geschäftsvorgänge mit dem ERP-System verbunden und unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden. Ist dies gewährleistet, so ist ein großer Schritt in Richtung Industrie 4.0 bereits erfolgt, wie die Anwender der Software enaio® bestätigen.

Anwendungsbeispiele

Es existieren zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten für eine SAP-Dokumentenmanagement-Integration. So können etwa der gesamte Schriftverkehr und Verträge gebündelt und mit Lieferanten- oder Kundenstammdaten im SAP-System verknüpft werden. Möglich ist auch die Abbildung einer elektronischen Maschinenakte, in der Informationen wie Bilder und Dokumente aus den PPS- und ERP-Systemen zusammengeführt werden. Insgesamt tragen digitale Akten dazu bei, Informationen lückenlos zu erschließen und sie im Unternehmen nutzbar zu machen - eine weitere Grundvoraussetzung für Industrie 4.0 und die damit zusammenhängende Entwicklung digitaler Produkte und Dienstleistungen.