Online-Rechnungen: Warum KMU jetzt auf digitale Faktura umstellen sollten

Online-Rechnungen bedeuten für KMU ein enormes Einsparpotenzial. Bereits seit 2011 besteht in Deutschland die gesetzliche Grundlage dafür, digitale Rechnungen rechtssicher zu verwenden. Der wohl größte Vorteil des papierlosen Verfahrens liegt in der Kostenersparnis. Porto, Papier, Briefumschläge, Briefbögen und Tinte oder Toner sind nicht mehr erforderlich. Darüber hinaus entfallen Ordner, Aktenschränke und Räumlichkeiten für die Archivierung. Auch das Personal muss sich nicht länger damit beschäftigen, Briefe in Kuverts zu stecken und die Ablage von Kopien zu organisieren. Vorteilhaft ist zudem der Zeitgewinn. Geschäftspartner erhalten ihre Rechnung sofort, wodurch sich die Zeit bis zum Rechnungsausgleich verkürzt.

Online-Rechnungen sind darüber hinaus stets verfügbar, da sie entweder auf einem eigenen Server oder in der Cloud gespeichert und dort GoBD-konform archiviert werden. Mithilfe von Profilen, Rollen und Berechtigungen ist ferner ein Schutz vor unbefugtem Zugriff sichergestellt. Digitale Rechnungen tragen außerdem zu automatisierten Prozessen im Rechnungswesen bei.

Damit digitale Rechnungen vorsteuerabzugsfähig sind, müssen einige Bedingungen erfüllt werden. Zunächst muss der Empfänger der elektronischen Rechnung zustimmen. Akzeptiert der Empfänger die Rechnung stillschweigend, kann dies jedoch impliziert werden. Das Datenformat darf nachträglich nicht änderbar sein, weshalb sich Formate wie PDF oder JPEG anbieten. Außerdem müssen Menschen die Rechnung lesen können. Mithilfe eines internen Kontrollverfahrens oder einer digitalen Signatur muss die Rechnungsherkunft darüber hinaus nachvollziehbar und beweisbar sein. Selbstverständlich müssen außerdem sämtliche Pflichtangaben Berücksichtigung finden.

Am Markt existieren zahlreiche Lösungen in puncto Online-Rechnungen für KMU. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist jedoch Cloud-Software aus Deutschland empfehlenswert. Ein Positivbeispiel unter den Anbietern stellt beispielsweise Scopevisio dar. Mit der Faktura-Software des Bonner Dienstleisters lassen sich Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Belege besonders zeitsparend und intuitiv erstellen. Hierfür sorgt unter anderem die Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen vorab zu definieren und diese als Bausteine für die Rechnungserstellung zu verwenden. Sämtliche Belege werden im Corporate Design generiert. Ein automatisches Ausziffern von Rechnungen ist ebenso möglich wie die Überwachung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Zudem versendet Scopevisio Kundenbelege per Klick via E-Mail. Die Daten liegen sicher in einem deutschen Rechenzentrum. Kunden schätzen außerdem die Möglichkeit, mobil und endgeräteunabhängig arbeiten zu können.