advertorial

Online-Faktura: Wie Kleinunternehmen ihre Potenziale nutzen können

Online Faktura Kleinunternehmen

Kleine Unternehmen, Existenzgründer und Einzelkämpfer greifen bei der Rechnungsstellung häufig auf Tools wie Word oder Excel zurück. Diese Art der Faktura kostet im Zuge einer Ausweitung der Geschäftstätigkeit jedoch viel Zeit, Geld, Arbeit und Nerven. Wie kann Online-Faktura Kleinunternehmen dabei unterstützen, sich professioneller aufzustellen und damit in den Genuss zahlreicher Vorteile zu kommen?

social

Standardtools stoßen schnell an ihre Grenzen

Word, Excel oder ähnliche Programme haben als "Rechnungstool" ihre Schwächen. Positionen müssen manuell eingetragen und addiert werden. Unter dem Strich müssen eine Summenbildung und ein korrekter Umsatzsteuerausweis erfolgen. Hier verbergen sich bereits zahlreiche Fehlerquellen, die sich nicht nur negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken, sondern auch Schwierigkeiten mit dem Finanzamt nach sich ziehen können. Rechnungen werden anschließend entweder ausgedruckt oder per E-Mail versendet. Möglicherweise erfolgt vorher noch eine Umwandlung in das PDF-Format. Vielen Nutzern ist hierbei nicht bewusst, dass eine E-Mail ein unsicherer Übertragungsweg ist. Eine gute Faktura-Software ist in der Lage, diese Schwachstellen effizient zu beheben. Sie hat jedoch noch weitere Vorteile.

Online-Faktura - Kleinunternehmen profitieren massiv

Eine gute Rechnungssoftware leistet mehr als die reine Erstellung von Fakturen. Sie greift auf vorhandene Daten zurück, um diese für den Abrechnungsprozess zu nutzen und ihn damit effizienter zu gestalten. Wiederverwendbare Vorlagen ermöglichen die Rechnungsstellung quasi auf Knopfdruck. Moderne Rechnungsprogramme umfassen neben Rechnungen auch Angebote, Aufträge und Mahnungen. Zudem sollten eine Kontaktverwaltung, ein Produkt- und Leistungskatalog vorhanden sowie idealerweise ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, angebunden sein. Das DMS hat die Aufgabe, sämtliche Belege zu speichern.

Einige Faktura-Programme lassen sich obendrein zu einer umfassenden Unternehmenssoftware ausbauen. Dies ermöglicht etwa die Abbildung von Marketingmaßnahmen oder die Übergabe von Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung. Es schließen sich Funktionalitäten wie die automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung, eine Verwaltung offener Posten und die Datenübergabe an einen Steuerberater an. Eine der Lösungen aus Deutschland, die sämtliche dieser Anforderungen abdeckt, ist Scopevisio.

Vorteile eines Cloud-Rechnungsprogramms

Wieso ist Online-Faktura für Kleinunternehmen sinnvoller als eine On-Premise-Lösung? Cloud-Rechnungsprogramme sind aus mehreren Gründen empfehlenswert. Bereits ab einer monatlichen Gebühr von rund zwanzig Euro pro Lizenz sind leistungsstarke Lösungen wie Scopevisio als "Software as a Service" verfügbar. Im Vergleich zu dem hohen Aufwand, den On-Premise-Software verursacht, sind solche Beträge verschwindend gering. Vorteilhaft ist zudem die große Flexibilität. Lizenzen können jederzeit abbestellt oder hinzugebucht werden. Nicht zuletzt die Standortunabhängigkeit, welche Cloud-Software mit sich bringt, ist ein nennenswerter Pluspunkt. Wird darüber hinaus ein deutscher Anbieter mit höchsten Sicherheitsstandards wie Scopevisio gewählt, müssen sich Nutzer um die Datensicherheit keine Gedanken mehr machen.