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Richtiges Lizenzmanagement benötigt Experten, um Vorteile zu schaffen

Lizenzmanagement

Software gehört zum Arbeitsalltag in den meisten Unternehmen dazu. Die Zahl der genutzten Software steigt stetig an, somit auch die Zahl an unterschiedlichen Lizenzvereinbarungen. Um alle Lizenzen und damit verbundene Verträge richtig einzuschätzen und zu verwalten, bedarf es besonderen Expertenwissens. Diese Experten benötigen sowohl Know-how auf dem Gebiet Software Asset Management als auch auf dem Gebiet der Lizenzierung. Des Weiteren gibt es durch Softwarehersteller zertifizierte Lizenzberater, die auf bestimmte Hersteller spezialisiert sind.

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Gründe für ein korrektes Lizenzmanagement in Verbindung mit Software Asset Management

Kosteneinsparung
Transparente und standardisierte Prozesse über den gesamten Nutzungs- beziehungsweise Lebenszyklus einer Software im Unternehmen - von der Beschaffung über deren Verwaltung bis zur Ablösung durch ein Nachfolgeprodukt - helfen, Kosten erheblich zu senken. Die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter werden in Bereichen wie Kundensupport und Infrastruktur erleichtert und optimiert. Mit einem besseren Überblick über die tatsächlich genutzte Software verhindern Unternehmen langfristige Verschwendungen ihrer Ressourcen. Ein Lizenzmanagement liefert Unternehmen diesen Überblick über die tatsächlich genutzten Lizenzen. SAM Tools unterstützen dabei, herauszufinden, welche Software installiert ist und von den Mitarbeitern genutzt wird. Daraus lassen sich bessere Konditionen mit Lieferanten vereinbaren und durch ungenutzte Software gebundenes Kapital wird freigesetzt.

Risikominimierung
Risiken stellen in Unternehmen oft schlecht definierbare Vorgänge und Zahlen dar. Wie hoch das Risiko ist, kann oft nur mit "Worst-Case"-Szenarien berechnet werden. Genauso wichtig, wie zu wissen, wie hoch das Risiko ist, ist auch die aktive Risikominimierung. Und das nicht nur für ein ruhiges Gewissen. Unnötige Strafzahlungen durch Fehllizenzierungen zum Beispiel können mit einem effizienten Software Asset Management und Lizenzmanagement vermieden werden.

Eine undurchsichtige und komplizierte Lizenzverwaltung birgt Gefahren und bindet unnötige Ressourcen. Mit einem auf das Unternehmen zugeschnittenen Software Asset Management wird die Software- und Lizenzverwaltung für das Unternehmen und deren Mitarbeiter zu einem einfachen und transparenten Prozess, der wenig Aufwände und Kosten produziert und langfristig das Unternehmen stabilisiert.

Prozessoptimierung
Prozesse entwickeln sich ständig weiter. U. a. Anpassungen an neue Technologien, Wettbewerber und Gesetze sorgen für eine dauerhafte Überprüfung der Unternehmensprozesse. Gerade im Qualitätsmanagement ist dies ein wichtiger Eckpfeiler. SAM und SAM-Tools können Prozesse vereinfachen und optimieren, sodass sich dies auf das ganze Unternehmen auswirken kann.

Unternehmen erlangen mit SAM eine umfassende Kontrolle, wenn es um deren Software und IT-Ressourcen geht. Dadurch lassen sich Entscheidungen einfacher und präziser treffen. SAM-Tools können verwendet werden, um zu jedem Zeitpunkt festzustellen, wie der Stand von Software und Lizenzen ist, und dienen als Grundlage für weitere Vorgehensweisen in der IT-Strategie.

Compliance
Gesetzliche Compliance ist gerade für kleinere Unternehmen ein rotes Tuch. Es ist jedoch sehr wichtig, behördliche Auflagen und Regulierungen zu kennen und umzusetzen. Anforderungen an IT-Verwaltung und Kontrollen lassen sich mit einem voll umgesetzten SAM-Plan leicht erfüllen, um jederzeit eine gründliche und aktuelle Aufzeichnung der Softwarebestände und -lizenzen aufzeigen zu können.

Unternehmen und Unternehmer haften für Verstöße von gesetzlichen Auflagen und Verträgen mit Kunden oder Lieferanten. Dies kann hohe Strafen und Verfahrenskosten nach sich ziehen. Ein durchaus weniger beachteter Schaden kann durch Rufschädigung bei Gerichtsverfahren entstehen. Bei Lizenzverstößen haften Unternehmer sogar mit deren Privatvermögen. Mit einem SAM-Plan lassen sich Haftungsrisiken minimieren und sogar vermeiden.

SAM-Risikoanalysen unterstützen Lizenzmanager

Lizenzmanagement ist ein komplexes und agiles Thema, das von ausgebildeten Lizenzmanagern durchgeführt werden sollte. Mithilfe von Software-Asset-Management-Risikoanalysen können Lizenzmanager eine erste qualitative Einschätzung zur Lizenzierungssituation in Unternehmen vornehmen. Einsparungspotenziale werden aufgedeckt und weitere Schritte zur Risikominimierung empfohlen. Zusätzlich erhalten Unternehmen und deren Mitarbeiter einen ersten Überblick über das Thema Software Asset Management, deren Softwarelizenzen und welche zusätzlichen Schritte wie zum Beispiel die Durchführung eines SAM-Projektes zur Aufnahme aller Bestände sinnvoll sein können. Vorteile von SAM-Risikoanalysen liegen hauptsächlich auf den zwei Themen Risikoidentifikation und Chancen zur Kosteneinsparung. Dadurch erhalten Unternehmen einen echten Mehrwert. Spezialisierte Beratungsunternehmen bieten SAM Risikoanalysen oft zu niedrigen, einmaligen Festpreisen an und werden durch sogenannte SAM Consultants, den Experten auf dem Gebiet Software Asset Management und Lizenzierung, durchgeführt. Diese sind somit auch eine echte Alternative zu festangestellten Lizenzmanagern.

Mit neuen Lizenzlösungen in die Zukunft

Der Lizenzmarkt verändert sich seit Jahren. Immer mehr Cloud- sowie Software-, Plattform- und Infrastructure-as-a-Service-Produkte überschwemmen den Markt und geben die neue Richtung der Softwarelizenzierung vor. Die großen Softwarehersteller wie Microsoft und Adobe bieten bereits zahlreiche der neuen Lizenzformen an. Die Userlizenzierung stehe hierbei im Vordergrund. Office 365 ist einer der Produkte, die pro User lizenziert werden. Dadurch entstehen für viele Unternehmen neue Möglichkeiten, Software zu nutzen und lizenzieren, um Kosten zu reduzieren.