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Vorbeugende Instandhaltung: Sondermaschinenbauer Hoffmann digitalisiert seinen Kundendienst mit ams.erp

ERP für mobiles Service Management

Aufgrund des Wachstums müssen Geschäftsabläufe standardisiert werden. Der Sondermaschinenbauer Hoffmann nutzt dabei schon heute ERP für sein mobiles Service Management.

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Steigendes Wachstum

Hoffmann Maschinen- und Apparatebau hält eine Spitzenposition im Markt für die Aufbereitung von Kühlschmierstoffen. Innerhalb von vier Jahrzehnten entwickelte sich Hoffmann vom Ingenieurbetrieb mit zehn Mitarbeitern zu einem 240 Mann starken Sondermaschinenbauer, der fortwährend neue Marktsegmente erschließt. Das Wachstum geht mit einer entsprechenden Zunahme der betriebswirtschaftlichen Komplexität einher. Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, hat Hoffmann seine Geschäftsabläufe standardisiert. Als zentrales Integrationswerkzeug dient das Auftragsmanagementsystem ams.erp.

Welche Ausbaumöglichkeiten der Lösung innewohnen, zeigt sich derzeit besonders stark im Bereich Servicemanagement, das zu den wichtigsten Wachstumsfeldern des Unternehmens gehört. Bereits heute plant und steuert Hoffmann sämtliche Kundendienstaufträge mit ams.servicemanagement, der integrierten Wartungs- und Instandhaltungslösung von ams.erp. Aktuell reicht die Prozessunterstützung von der Personaleinsatzplanung und Ersatzteilbeschaffung bis zur Dokumentation der Service-Einsätze und ihrer Abrechnung.

Mobiles Servicemanagement

Für die mobile Kommunikation mit der Zentrale werden die Servicetechniker ab September 2017 die Lösung ams.mobile nutzen. Per Tablet greifen sie dann auf alle Anlagen- und Auftragsinformationen zu, die das ERP-System ihnen für ihre aktuellen Einsätze bereitstellt. Darüber hinaus werden ihnen die mobilen Clients dazu dienen, die angefallenen Reise- und Arbeitszeiten sowie die Ersatzteilentnahme an die Zentrale zurückzumelden - inklusive der Tätigkeitsberichte, die der Kunde vor Ort auf dem Tablet-Display gegenzeichnen kann. Dank der Online-Kommunikation lassen sich die abgeschlossenen Einsätze ohne Zeitverzug einbuchen und abrechnen. Zudem aktualisiert ams.erp die technische Auftragsdokumentation der gewarteten Produkte. Auf diese Weise liegen Hoffmanns Service alle erforderlichen Informationen vor, um die laufenden Aufträge effizient zu steuern und zukünftige Einsätze wirtschaftlich vorzubereiten.

Parallel zum Rollout der mobilen Datenerfassung steht ein weiteres zentrales Ausbauprojekt auf der Agenda des Service-Bereichs."Ziel ist es, unser Angebot in der vorbeugenden Instandhaltung zu erweitern", erläutert Elke Latton, die bei Hoffmann Maschinen- und Apparatebau die Betriebsorganisation leitet. "Hierzu entwickeln wir Analysesysteme, mit denen wir die ausgelieferten Anlagen permanent überwachen und kritische Betriebszustände bereits in ihrer Entstehung erkennen können. Auf diese Weise gewinnen wir ein deutlich größeres Zeitfenster, um außerplanmäßige Service-Termine so kostenschonend wie möglich organisieren zu können."

Vorbeugende Instandhaltung

Zu diesem Zweck plant Hoffmann gerade gemeinsam mit ams.Solution eine cloudbasierte Analyse- und Steuerungslösung. Deren Ausgangspunkt ist eine neue Software zum Auslesen der Maschinendaten, die sich auf alle ausgelieferten Anlagen aufspielen lassen wird. Einen Prototyp dieser Anwendung stellt Hoffmann im September 2017 auf der Metalbearbeitungsmesse EMO in Hannover vor. Die neue Software wird servicerelevante Messdaten von den Maschinen aufnehmen und über sichere Leitungen in eine Cloud-Anwendung der Deutschen Telekom übertragen. Der Datenzugriff erfolgt unmittelbar und ausschließlich auf der zu überwachenden Anlage. Das IT-Netz des Maschinenanwenders bleibt daher vollständig unberührt.

Die solchermaßen bereitgestellten Cloud-Daten wird ams fortgesetzt auslesen und auf Anomalien untersuchen. Zusätzlich zu den Betriebsdaten bringt ams alle relevanten Informationen zum Anlagenstamm, den Vertragsinhalten und den Leistungsmerkmalen der überwachten Maschinen in die Analyse ein. Somit liegen alle servicerelevanten Stamm- und Bewegungsdaten auf einer einzigen Plattform vor, die sich automatisiert auswerten lässt.

Im Ernstfall wird Hoffmann umgehend ein passendes Angebot für den erforderlichen Service-Einsatz erstellen können. Falls dies in den Wartungsverträgen vereinbart ist, kann ams die Aufträge auch automatisiert anlegen, starten und die Personal- und Materialkapazitäten in Echtzeit bereitstellen."Je umfassender wir diese Automatisierungsmöglichkeiten nutzen werden, desto wirtschaftlicher können wir unsere Service-Einsätze vorbereiten und durchführen. Aus Sicht der Kunden erhöht sich unsere Reaktionsgeschwindigkeit und letzten Endes natürlich die Verfügbarkeit seiner Fertigungsanlagen", fasst Elke Latton den möglichen Nutzen der Service-4.0-Lösung zusammen.