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Druckauslagerung: So lässt sich die Lücke zwischen analog und digital schließen

Druckauslagerung

Viele Unternehmen erhalten oder versenden Informationen noch immer in Form eines klassischen Briefes. Dabei laufen immer mehr unternehmensinterne Prozesse digital ab. Die Reaktionszeit auf elektronisch ankommende Anfragen ist ein wichtiges Kriterium zur Stärkung der Kundenbindung. Sie kann mithilfe einer Posteingangsverarbeitung oder Druckauslagerung optimiert werden.

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Inputmanagementlösungen als Multichannel-Konzept

Multichannel-Kommunikationsdienstleister bieten eine schnelle und bequeme Lösung zur Registrierung, Identifizierung, Validierung und Klassifizierung von eingehenden Daten und Dokumenten. Diese können sowohl aus den klassischen Kanälen Brief und Fax stammen als auch aus SMS, E-Mail, Social Media und Messenger-Diensten oder besonders sicheren Kanälen wie E-Post und De-Mail. Die auf diesen Wegen eingehende Korrespondenz wird zunächst systematisch aufbereitet und übersichtlich strukturiert. Anschließend geht sie auf elektronischem Weg - einmal als visuelle Datei und einmal als digitaler Datensatz - an den Kunden. Er kann sie ohne Zeitverzug in seine Systeme überführen und bearbeiten. Auf diese Weise verkürzen Multichannel-Konzepte die Reaktionszeiten gegenüber Endkunden erheblich. Sowohl das Öffnen und Verteilen des täglichen Posteingangs als auch das mühsame und fehleranfällige Digitalisieren der Daten wird outgesourct.

Druckauslagerung mithilfe von Outputmanagementlösungen

Doch nicht nur im Bereich der eingehenden Korrespondenz gibt es noch Effizienzpotenziale, sondern auch im Bereich de Outputmanagements. Je mehr Briefe ein Unternehmen verschickt, desto aufwendiger ist das Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und die Übergabe an die Post. Regelmäßige Sendungen wie Gehaltsabrechnungen, Mahnungen oder Bescheide und Massenaussendungen wie Mailings, die in der Regel viel Zeit in Anspruch nehmen, übernimmt deshalb ebenfalls der Multichannel-Kommunikationsdienstleister. Der Kunde versendet seine Briefe als Datensatz mit nur einem Mausklick direkt aus der Anwendung. Die fertigen Briefe übergibt der Dienstleister - je nach Kundenwunsch - an die Deutsche Post oder an alternative Zustelldienste. Das bringt dem Auftraggeber nicht nur eine Zeit-, sondern auch eine Kostenersparnis.

FP IAB GmbH: ISO-zertifizierte Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung

Der Kommunikationsdienstleister FP IAB konnte mit Multichannel-Konzepten bereits viel Erfahrung sammeln. Er bietet innovative Inbound- und Outputmanagementlösungen im Druckzentrum Berlin-Adlershof sowie in dezentralen Digital Hubs in ganz Deutschland an. Mit einem flexiblen Mix aus vollelektronischem Versand und Hybridmail begleitet die FP IAB ihre Kunden schrittweise bei der Digitalisierung ihrer Informations- und Dokumentenprozesse. Dabei ist die FP IAB einer der wenigen Anbieter, der die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 sowohl für die Posteingangs- als auch für die Postausgangsverarbeitung vorweisen kann. Diese Zertifizierung nach internationaler Norm bestätigt die kontinuierliche Sicherheit von Kundendaten.

Der Anbieter FP IAB (Internet Access GmbH) ist ein Tochterunternehmen der börsennotierten Francotyp-Postalia Holding AG (FP). Der FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin bietet Unternehmen und Behörden innovative Lösungen für eine sichere und effiziente Kommunikation. Neben Frankier- und Kuvertiersystemen umfasst sein Angebot auch Softwarelösungen und Dienstleistungen wie die Abholung und Konsolidierung von Geschäftspost.