Die Anforderungen im Human-Ressource-Management steigen
Die Digitalisierung erfasst auch die Verwaltung der Mitarbeiterdaten. Die Basis hierfür bildet das Anlegen digitaler Personalakten. Ob Stammdaten, Angaben zum Arbeitsverhältnis, Lohnabrechnungen, Arbeitsvertrag, Bewerbung, erworbene Zertifikate, Anträge oder auch Bewertungen und Arbeitszeugnisse der Beschäftigten - alles liegt hier in elektronischer Form vor. Die digitale Akte kann damit ein hoch effizientes Werkzeug für die Systematisierung von Personaldaten sein - sofern die Informationen einheitlich, vollständig, zentral und benutzungsfreundlich gespeichert werden. In etlichen Unternehmen herrscht diesbezüglich jedoch Unsicherheit und Nachholbedarf.
Denn die gesteigerten Anforderungen im Human-Ressource-Management zwingen Personalverantwortliche, die gesamte Administration effizienter zu gestalten, so auch die Personalakte. Das kann beispielsweise die Automatisierung sich stets wiederholender Prozesse betreffen, die Nutzung der Akte als Formular mit digitaler Signatur, eine höhere Transparenz für alle Beteiligten oder auch die Anpassung an geänderte Arbeitsbedingungen im Homeoffice. Besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Vereinbarkeit des Datenschutzes, der bei digitalen Personalakten spezifisch geregelt ist, mit einer möglichst agilen, zeit- und ortsunabhängigen Nutzung.
Denn die gesteigerten Anforderungen im Human-Ressource-Management zwingen Personalverantwortliche, die gesamte Administration effizienter zu gestalten, so auch die Personalakte. Das kann beispielsweise die Automatisierung sich stets wiederholender Prozesse betreffen, die Nutzung der Akte als Formular mit digitaler Signatur, eine höhere Transparenz für alle Beteiligten oder auch die Anpassung an geänderte Arbeitsbedingungen im Homeoffice. Besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Vereinbarkeit des Datenschutzes, der bei digitalen Personalakten spezifisch geregelt ist, mit einer möglichst agilen, zeit- und ortsunabhängigen Nutzung.
ZUM THEMA:
Fingerzeige für die Wahl der passenden digitalen Personalakte
Die digitale Akte kann daher die kostenminimierte, bruchlose Personalverwaltung gewährleisten - sofern die gewählte Software den aktuellen Bedarf eines Unternehmens umfänglich abdeckt, flexibel ist und perspektivisch so erweiterbar, dass sie bei zukünftiger Entwicklung mitwächst.
Im Detail hängt ihre Eignung von Faktoren wie der Größe, dem strategischen Ziel, dem Innovationsgrad, dem sonstigen HR-Management eines Unternehmens ab. Ein Software-Vergleich zeigt, dass Programme hinsichtlich ihrer Funktionsbreite wie -tiefe stark variieren. Einzelne Lösungen beinhalten beispielsweise die automatische revisionssichere Archivierung mit Suchfunktion, Gliederungsoption und Texterkennung oder verwalten die Dateneinsicht über genau definierte Zugriffsberechtigungen.
Vor der Entscheidung für eine Software sollten Verantwortliche sich deshalb über einige Fragen Klarheit verschaffen. Wie steht es um die Nutzungsfreundlichkeit des Programms, die sogenannte Usability? Ist seine Handhabung unkompliziert und findet unter Mitarbeitern die nötige Akzeptanz?
Wie weit ist das System mobil einsetzbar? Können alle beteiligten Rollen mitsamt der unterschiedlichen Rechte berücksichtigt werden? Ist es zum Beispiel möglich, Zugriffsrechte für Mitarbeiter, Führungskräfte, Personalverantwortliche, Betriebsrat, Datenschutzbeauftrage oder auch Bewerber gestaffelt zu autorisieren? Welche Sicherheitsstandards erfüllt die Software hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit? Werden alle Informationen DSGVO-konform erhoben und auf zertifizierten Servern gehostet?
Da Software in der Regel in bereits bestehende Systeme integriert werden muss: Wie ist das Schnittstellenkonzept des Programms, kann es bidirektional angebunden werden? Taugen seine Module für ein umfassendes Reporting? Und nicht zuletzt: Wie wird der Anbieter seine HR-Lösung langfristig entwickeln? Sind bei jedem Update Ressourcen für das interne Testing gebunden und muss jedes Mal eine neue Freigabe seitens Datenschutzbeauftragen und Betriebsrat eingeholt werden?
In Anbetracht der Vielzahl und Komplexität von Entscheidungskriterien sind Unternehmen gut beraten, vor Anschaffung von Software zur digitalen Personalverwaltung eine unabhängige Einschätzung einzuholen.
Digitale Personalakte-Software – die richtige Lösung finden
Im Detail hängt ihre Eignung von Faktoren wie der Größe, dem strategischen Ziel, dem Innovationsgrad, dem sonstigen HR-Management eines Unternehmens ab. Ein Software-Vergleich zeigt, dass Programme hinsichtlich ihrer Funktionsbreite wie -tiefe stark variieren. Einzelne Lösungen beinhalten beispielsweise die automatische revisionssichere Archivierung mit Suchfunktion, Gliederungsoption und Texterkennung oder verwalten die Dateneinsicht über genau definierte Zugriffsberechtigungen.
Vor der Entscheidung für eine Software sollten Verantwortliche sich deshalb über einige Fragen Klarheit verschaffen. Wie steht es um die Nutzungsfreundlichkeit des Programms, die sogenannte Usability? Ist seine Handhabung unkompliziert und findet unter Mitarbeitern die nötige Akzeptanz?
Wie weit ist das System mobil einsetzbar? Können alle beteiligten Rollen mitsamt der unterschiedlichen Rechte berücksichtigt werden? Ist es zum Beispiel möglich, Zugriffsrechte für Mitarbeiter, Führungskräfte, Personalverantwortliche, Betriebsrat, Datenschutzbeauftrage oder auch Bewerber gestaffelt zu autorisieren? Welche Sicherheitsstandards erfüllt die Software hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit? Werden alle Informationen DSGVO-konform erhoben und auf zertifizierten Servern gehostet?
Da Software in der Regel in bereits bestehende Systeme integriert werden muss: Wie ist das Schnittstellenkonzept des Programms, kann es bidirektional angebunden werden? Taugen seine Module für ein umfassendes Reporting? Und nicht zuletzt: Wie wird der Anbieter seine HR-Lösung langfristig entwickeln? Sind bei jedem Update Ressourcen für das interne Testing gebunden und muss jedes Mal eine neue Freigabe seitens Datenschutzbeauftragen und Betriebsrat eingeholt werden?
In Anbetracht der Vielzahl und Komplexität von Entscheidungskriterien sind Unternehmen gut beraten, vor Anschaffung von Software zur digitalen Personalverwaltung eine unabhängige Einschätzung einzuholen.
Einmalige HR-Expertise im deutschsprachigen Raum
Eine solche Einschätzung gibt die CLEVIS GmbH. Die Münchener Unternehmensberatung ist seit 2010 auf dem HR-Software-Markt tätig, kennt die Stärken und Schwächen der einzelnen Lösungen im Detail, ist außerdem mit der Historie der Anbieter vertraut, mit ihrem innovativen Potenzial und ihrer strategischen Ausrichtung.
Dieses Knowhow ist im DACH-Raum einzigartig und macht CLEVIS zum herausragenden Partner für Digitalisierungskonzepte. Über 700 Kunden aller Größen und Branchen konnte die Beratung bereits unterstützen, ob bei einzelnen HR-Aufgaben oder bei der Transformation des gesamten Personalwesens. In über 1.000 Projekten erreichte CLEVIS dabei mehr als sechs Millionen Mitarbeiter in 80 Ländern.
Diese Expertise schlägt sich auch nieder in der Unterstützung der Auswahl einer geeigneten Software für die digitale Personalakte. Die CLEVIS-Profis besitzen den Überblick über das schier unendliche Marktangebot, das von der spezialisierten Anwendung für Start-ups bis zur Enterprise-Suite für Großkunden reicht, die ausnahmslos alle Funktionen der Personalverwaltung abdeckt. Je nach aktuellem und zukünftigem Bedarf des Kunden findet das Team das optimale Programm.
Danach geht es an die praktische Umsetzung. CLEVIS hilft, die digitale Personalakte technisch, fachlich und kulturell beim Kunden zu integrieren. Die Software wird über Schnittstellen in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden, die tatsächlich benötigte Funktionalität getestet und sichergestellt, im Anschluss die Nutzergruppe an die Verwendung herangeführt. Das kann beispielsweise durch Lernvideos, Trainings oder Infoveranstaltungen erfolgen, um schnelle Akzeptanz zu erzeugen.
Da der Software-Kauf in der Regel kein Einmalgeschäft mit definiertem Abschluss ist, sondern ein langfristiges Projekt, legt CLEVIS besonderen Wert eine zufriedenstellende Partnerschaft zwischen Anbieter und Kunden.
Dieses Knowhow ist im DACH-Raum einzigartig und macht CLEVIS zum herausragenden Partner für Digitalisierungskonzepte. Über 700 Kunden aller Größen und Branchen konnte die Beratung bereits unterstützen, ob bei einzelnen HR-Aufgaben oder bei der Transformation des gesamten Personalwesens. In über 1.000 Projekten erreichte CLEVIS dabei mehr als sechs Millionen Mitarbeiter in 80 Ländern.
Diese Expertise schlägt sich auch nieder in der Unterstützung der Auswahl einer geeigneten Software für die digitale Personalakte. Die CLEVIS-Profis besitzen den Überblick über das schier unendliche Marktangebot, das von der spezialisierten Anwendung für Start-ups bis zur Enterprise-Suite für Großkunden reicht, die ausnahmslos alle Funktionen der Personalverwaltung abdeckt. Je nach aktuellem und zukünftigem Bedarf des Kunden findet das Team das optimale Programm.
Danach geht es an die praktische Umsetzung. CLEVIS hilft, die digitale Personalakte technisch, fachlich und kulturell beim Kunden zu integrieren. Die Software wird über Schnittstellen in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden, die tatsächlich benötigte Funktionalität getestet und sichergestellt, im Anschluss die Nutzergruppe an die Verwendung herangeführt. Das kann beispielsweise durch Lernvideos, Trainings oder Infoveranstaltungen erfolgen, um schnelle Akzeptanz zu erzeugen.
Da der Software-Kauf in der Regel kein Einmalgeschäft mit definiertem Abschluss ist, sondern ein langfristiges Projekt, legt CLEVIS besonderen Wert eine zufriedenstellende Partnerschaft zwischen Anbieter und Kunden.
