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So lässt sich der Benchmarking-Prozess optimal vorbereiten

benchmarking prozess

Ein Benchmarking-Prozess kann auf unterschiedlichen Wegen ausgeführt werden. In jedem Fall sollte er anhand vergleichbarer Kennzahlen schnell Schwachstellen in Geschäftsprozessen und Betriebsabläufen ermitteln und so Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen frei machen.

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Vergleichsweise geringer Aufwand für enorme Optimierungspotenziale

Mittlerweile kann der Benchmarking-Prozess als das meistgenutzte Management-Tool bezeichnet werden. Der Kunstgriff von BMC für den Erfolg dieser Vorgehensweise liegt in der standardisierten und damit günstigen sowie effizienten Anwendungsweise durch den Zugriff auf validierte Vergleichswerte der weltweit größten Benchmarking-Datenbank von APQC. Dabei werden auch die eingesetzten Methoden und Praktiken der verglichenen Unternehmen analysiert. Das Rad muss dabei nicht jedes Mal neu erfunden werden - der Vergleich mit erfolgreich eingesetzten Prozessen und Abläufen führt unmittelbar zu den eigenen Schwachstellen und damit zur Option, diese schnell beseitigen und damit die Leistungsfähigkeit maximieren zu können.

Angesichts des globalen Wettbewerbsdrucks reicht es längst nicht mehr aus, seine Produkte oder Dienstleistungen konkurrenzfähig zu halten - das gesamte Unternehmen muss letztlich jeden einzelnen Ablauf konsequent erfassen und optimieren. Nach einer APQC-Studie bewerten 70 Prozent der Unternehmen Benchmarking für Prozessverbesserungen als wirksam oder sehr effektiv. Je nach Unternehmensgröße und Optimierungspotenzial liegen die wirtschaftlichen positiven Auswirkungen bei 100.000 Euro bis fünf Millionen Euro.

Benchmarking-Prozess liefert einen aussagekräftigen Bericht

Das BenchMarking Center Europe bietet dafür das Open Standard Benchmarking an. Damit ist eine effiziente Durchführbarkeit und Ergebnissicherheit gewährleistet. Das Open Standard Benchmarking (OSB) arbeitet auf einer Basis von 1700 in 20 Funktionsmodulen wählbaren Kennzahlen. Dies ermöglicht eine umsetzbare Analyse nach maximal zwei Wochen, sodass erste Potenziale schon nach dieser Zeit genutzt werden können.

Das BenchMarking Center Europe konnte bei einem großen deutschen Dienstleister Einsparungspotenziale von bis zu 20 Millionen Euro erkennbar machen. Durch den Benchmarking-Prozess konnte zum Beispiel aufgezeigt werden, dass allein bei den Gesamtkosten des Prozesses zur Protokollierung der Arbeitszeiten schon knapp
4,5 Millionen Euro eingespart werden könnten. Auch im Beschaffungsprozess konnten Einsparpotenziale von rund 3,5 Millionen Euro dargestellt werden.

Bei einem Shared Service Center konnten Verrechnungspreise an die operativen Einheiten validiert und die Effizienz der Prozesse überprüft werden. Dabei zeigte sich deutlich, dass die Qualifikation der Mitarbeiter im IT-Bereich angehoben werden muss und die kostenintensiven Rechenzentren durch Cloud-Dienste ersetzt werden sollten. Somit können Kosten eingespart werden und die Zykluszeit und Datenverfügbarkeit optimiert werden.

Aus solchen Erkenntnissen lassen sich schnell entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten wie etwa die Zentralisierung von Abläufen oder die Implementierung von zeitgemäßen Lösungen in den betroffenen Bereichen.

Wie qualitativ hochwertige Erkenntnisse gewonnen und Aussagen getroffen werden können

Entscheidend ist das Expertenwissen, auf dessen Basis der Benchmarking-Prozess durchgeführt wird. Die erfahrenen Spezialisten des BenchMarking Center Europe gehen dabei mit hohem Sachverstand und der erforderlichen Akribie vor. So werden zur Datenerhebung unter Begleitung der Experten Checklisten ausgefüllt. Diese gesammelten Daten werden einer zusätzlichen Plausibilitätsprüfung unterzogen - mit dieser validierten Datenbasis können aussagekräftige Analysen erstellt werden, indem ein Abgleich mit den genauso sorgfältig ausgewählten Kennzahlen erfolgt.